Microsoft 365로 작업 생산성을 높이는 방법

작업 생산성을 높이는 것은 많은 기업의 중요한 목표입니다. 다행스럽게도 Microsoft 365는 이러한 목표를 달성하는 데 도움이 되는 도구를 제공합니다. 이 문서에서는 Microsoft 365를 최대한 활용하여 작업 생산성을 높이고 새로운 차원의 효율성에 도달하는 방법에 대해 설명합니다.

Microsoft 365 사용의 이점

Microsoft 365는 작업 생산성을 높이는 데 도움이 되는 강력한 도구입니다. 원격 또는 사무실 환경에서 작업을 최대한 활용할 수 있는 다양한 기능을 제공합니다. Microsoft 365는 클라우드 저장소, 공동 작업 도구, 통신 시스템 등을 제공합니다.

향상된 보안 프로토콜과 함께 제공되어 안심할 수 있습니다. 고급 보안 조치를 통해 기밀 정보를 안전하게 보호합니다. 따라서 직원들은 작업을 빠르고 효율적으로 완료할 수 있습니다.

사용자 역할에 따라 설정을 사용자 지정하면 관리자가 회사 네트워크 내에서 공유할 데이터를 더 잘 제어할 수 있습니다. 이 기능은 기업이 생산적인 원격 워크플로를 활성화하면서 중요한 데이터를 보호하는 데 도움이 됩니다. Softlanding Managed IT 또는 해당 지역의 유사한 업체와 같은 평판이 좋은 서비스 제공업체를 고용하여 자세한 내용을 알아보십시오.

Microsoft Teams가 협업을 개선할 수 있는 방법

공동 작업은 모든 성공적인 팀 또는 비즈니스에 필수적이며 Microsoft Teams는 이를 더욱 편리하게 만듭니다. 모든 대화, 문서, 작업 등을 위한 단일 플랫폼을 사용하여 팀의 모든 사람이 어디에 있든 연결할 수 있습니다.

단일 플랫폼을 탐색하면 혼란을 줄이고 사람들이 중요한 정보를 찾기 위해 여러 시스템을 검색하는 대신 업무에 집중할 수 있습니다. 또한 Microsoft Team의 통합 채팅 및 화상 회의 도구를 사용하면 중요한 토론을 놓치지 않고 시간대와 위치에 상관없이 쉽게 공동 작업을 수행할 수 있습니다.

Microsoft Teams는 또한 사용자에게 프로젝트 관리를 위한 다양한 옵션을 제공합니다. 프로젝트 보드 및 작업 목록에서 파일 저장 및 메모 작성 기능에 이르기까지 필요한 모든 것이 한 곳에 있습니다. 리소스를 검색하는 데 소중한 시간을 낭비하지 않고 필요한 것을 찾을 수 있습니다.

또한 Teams는 Word, Excel, PowerPoint와 같은 다른 Microsoft 제품은 물론 Trello 및 Asana와 같은 타사 앱과 원활하게 통합되므로 진행 상황을 추적하거나 팀 구성원 간에 책임을 위임할 때 훨씬 더 유연하게 사용할 수 있습니다.

Microsoft Teams를 사용하여 회의 및 통화 예약

Microsoft Teams는 회의 및 통화를 예약할 때 체계적이고 생산적인 상태를 유지하기 위한 완벽한 도구입니다. 단 한 번의 클릭으로 포럼이나 통화를 만들고 사람들을 초대하고 문서, 이미지 또는 오디오 파일과 같은 정보를 공유할 수 있습니다.

Microsoft Teams를 사용하면 팀의 모든 사람이 무슨 일이 일어나고 있는지에 대한 모든 최신 업데이트에 액세스할 수 있도록 그룹 채팅을 설정할 수 있습니다. 회의 또는 통화에 참석한 사람을 추적할 수도 있습니다. 이렇게 하면 나중에 질문이나 후속 조치가 있는 경우 누구에게 연락해야 하는지 즉시 알 수 있습니다.

Microsoft Teams의 또 다른 뛰어난 기능은 Outlook 일정 또는 비즈니스용 Skype와 같은 다른 응용 프로그램과 통합할 수 있다는 것입니다. 이 통합을 통해 회의에 있는 모든 사람은 앱을 전환하지 않고도 예정된 활동 및 약속에 대한 정보를 얻을 수 있습니다. 또한 대화를 녹음하여 나중에 검토를 위해 참조할 수 있습니다.

Microsoft Planner를 사용하여 프로젝트를 관리하는 방법

Microsoft Planner는 Microsoft 365로 작업 생산성을 높이는 또 다른 훌륭한 방법입니다. 이를 통해 사용자는 팀 구성원과 더 나은 공동 작업을 위한 계획 및 작업을 만들 수 있습니다. 이 도구를 사용하면 팀에서 개인 또는 그룹에 작업을 할당하고, 기한을 설정하고, 워크로드를 구성하고, 진행 상황을 추적하고, 보다 효과적으로 협업할 수 있습니다.

여기에는 관리자가 작업 상태를 검토하고 모든 것이 원활하게 실행되는지 확인할 수 있는 사용자 정의 가능한 대시보드가 ​​포함됩니다. 또한 Microsoft Planner를 사용하여 작업을 더 빠르게 수행할 수 있도록 프로젝트를 구성할 수 있습니다. Outlook과 같은 다른 앱과의 호환성을 통해 나중에 쉽게 액세스할 수 있도록 이메일을 작업에 직접 연결할 수 있습니다.

팀은 Microsoft Planner를 통해 제공되는 기능을 활용하여 커뮤니케이션 회선을 유지하면서 워크플로 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 각 프로젝트의 전체 기간 동안 생산성을 유지하면서 시간과 리소스를 절약할 수 있습니다.

프로젝트 관리를 위해 Microsoft 365 앱 통합

Microsoft 365는 작업 생산성을 높이는 데 도움이 되는 강력한 응용 프로그램 제품군입니다. 통합 프로젝트 관리 플랫폼을 제공하여 보다 쉽게 ​​협업하고 작업을 성공적으로 수행할 수 있도록 합니다. Microsoft Teams는 사용자가 프로젝트를 구성하고 유지할 수 있는 많은 기능을 제공합니다.

Microsoft 365를 통해 사용할 수 있는 도구를 효과적으로 활용하는 한 가지 방법은 다양한 앱을 워크플로에 통합하는 것입니다. 여기 몇 가지 예가 있어요.

• 프로젝트 구성 : Microsoft Planner는 작업을 보드, 버킷 및 체크리스트로 구성하여 진행 상황을 모니터링할 수 있도록 도와줍니다.Outlook을 사용하면 특정 계획이나 프로젝트와 관련된 전자 메일에 쉽게 액세스할 수 있습니다. OneNote는 진행 중인 노력과 관련된 메모와 아이디어를 저장하는 장소 역할을 합니다. SharePoint를 사용하면 팀이 구성원 간에 문서를 빠르게 공유할 수 있습니다.
• 조정 활동 : Skype for Business를 사용하면 가상 회의를 통해 중요한 문제를 논의하거나 업데이트를 제공할 수 있습니다.Yammer를 사용하면 직원들이 현재 목표에 관한 사적인 대화를 나눌 수 있습니다. PowerApps는 데이터 입력 절차를 간소화하여 팀 구성원이 수동으로 양식을 작성하는 데 시간을 낭비하지 않도록 합니다. Flow는 알림, 승인 등과 같은 프로세스를 자동화합니다.

다음은 프로젝트를 처리할 때 효과적인 공동 작업을 위해 Microsoft 365를 사용할 수 있는 몇 가지 방법입니다.

Microsoft Power Automate를 사용하여 작업을 자동화하는 방법

하루 중 추가 시간을 들이지 않고도 작업 생산성을 높일 수 있는 방법이 있었으면 하고 바란 적이 있습니까? Microsoft Power Automate가 도움이 될 수 있습니다. 이 자동화 도구를 사용하면 자동화된 작업을 쉽게 설정할 수 있으므로 업무 생산성을 높이는 동시에 시간과 에너지를 절약할 수 있습니다.

Power Automate에서 트리거 및 작업을 사용하면 작업을 자동으로 수행하는 '흐름' 또는 미니 프로그램을 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 흐름을 사용하여 특정 이벤트가 발생할 때 알림을 보내거나 한 위치에서 다른 위치로 파일을 복사하거나 이메일을 보낼 수 있습니다.

Power Automate는 Outlook, Teams 및 SharePoint와 같은 Microsoft 365 애플리케이션과 원활하게 통합됩니다. 따라서 Flow 설정이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 코딩이 필요하지 않습니다. 자동화 기능을 통해 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 수행하고 하루 종일 생산성을 유지할 수 있습니다.

생산성을 위한 자동화의 이점

기업은 워크플로를 자동화하여 수동 프로세스에 대한 의존도를 줄이고 시간을 절약할 수 있습니다. 자동화를 통해 사용자는 고객 지원 및 전략 개발과 같이 사람의 손길이 필요한 고부가가치 활동에 더 집중할 수 있습니다. 올바른 자동화 도구를 사용하여 직원은 데이터에 액세스하고 정확한 정보를 기반으로 신속하게 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

또 다른 이점은 계정 설정 또는 환영 이메일 전송과 같은 반복적인 작업을 위한 템플릿을 만들어 직원 온보딩을 단순화한다는 것입니다. 신입 사원이 더 빨리 적응하고 더 빨리 생산성에 기여하도록 도울 수 있습니다. 또한 오타나 잘못된 서식과 같은 수동 프로세스의 잠재적인 오류를 제거하여 모든 작업에서 일관성을 보장합니다.

자동화는 조직 내 부서와 팀 간의 커뮤니케이션을 간소화하여 효율성을 향상시킵니다. 예를 들어, 프로젝트 상태 변경에 대한 자동 알림을 통해 모든 사람이 진행 상황에 대해 지속적으로 알 수 있습니다. 따라서 각 부서장 또는 팀 구성원의 수동 업데이트는 선택 사항입니다.

Microsoft Power Automate로 자동화를 활용하면 워크플로 정확도를 개선하고 운영 효율성을 높이며 수작업과 관련된 비용을 줄일 수 있습니다. 또한 보다 중요한 작업을 위한 리소스를 확보하고 더 큰 성능 향상을 달성할 수 있습니다.

데이터 관리 및 분석을 위해 Microsoft Excel을 사용하는 방법

Microsoft Excel은 데이터를 관리하고 분석하기 위한 강력한 도구입니다. 쉽게 스프레드시트를 만들고, 데이터를 정렬하고, 평균을 계산할 수 있어 사용자가 데이터를 다양한 방식으로 시각화할 수 있습니다.

피벗 테이블과 차트를 사용하는 것은 Excel에서 생산성을 높일 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 피벗 테이블은 많은 양의 데이터를 요약한 것입니다. 정보를 범주로 정렬하거나 추가 분석을 위해 관련 데이터와 비교할 수 있습니다.

데이터 세트를 관리 가능한 청크로 요약하면 모든 정보를 동시에 선별할 필요가 없으므로 필요에 따라 특정 영역에 집중할 수 있습니다. 한편 Excel의 차트를 사용하여 데이터를 그래픽으로 표현할 수 있습니다. 이렇게 하면 원시 숫자만 연구하는 것보다 추세나 패턴을 훨씬 더 쉽게 파악할 수 있습니다.

생산성을 위한 데이터 분석의 이점

데이터 분석은 원시 수치를 볼 때 숨겨진 불일치 또는 패턴을 식별하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 몇 달 동안 직원 출석을 추적하면 직원이 다른 날보다 특정 요일에 더 많이 결근하는 이유를 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다. 관리자는 이러한 추세를 조기에 인지함으로써 더 심각한 문제가 되기 전에 문제를 사전에 해결할 수 있습니다.

반면에 데이터 분석은 고객 선호도에 대한 통찰력을 제공하여 제품이나 서비스를 개선할 수 있습니다. 또한 전략이 얼마나 효과적인지에 대한 귀중한 피드백을 제공합니다. 의사 결정자는 서로 다른 접근 방식을 비교하고 어떤 방법이 최상의 결과를 가져오는지 결정할 수 있습니다.

제대로 분석된 데이터는 가정이나 추측이 아닌 정확한 정보를 기반으로 변경 사항을 구현할 수 있으므로 기업에게 경쟁력을 제공합니다. 효과적인 성과 측정을 통해 기업은 고객에게 고품질 제품과 서비스를 제공하면서 경쟁사보다 앞서 나갈 수 있습니다.

문서 공동 작업을 위해 OneDrive를 사용할 때의 이점

Microsoft 365에는 업무 생산성 향상을 위한 많은 기능이 있습니다. OneDrive는 이러한 기능 중 하나이며 문서 공동 작업 기능을 통해 팀은 전 세계 어디에서나 프로젝트 작업을 수행할 수 있습니다.

다음은 문서 공동 작업에 OneDrive를 사용할 때의 몇 가지 이점입니다.

• 자동 백업으로 안전한 스토리지를 제공하여 중요한 문서나 데이터 손실에 대한 걱정을 덜어줍니다.
• 인터넷에 연결되어 있는 한 언제 어디서나 파일에 액세스할 수 있습니다. 복사본을 가지고 다니거나 로컬에 저장할 필요가 없습니다.
• 다른 사람이 파일을 보거나 편집할 수 있도록 허용하여 다른 사람과 문서를 안전하게 공유할 수 있습니다.
• 팀 구성원은 동일한 파일의 다른 버전을 전자 메일로 주고받을 필요 없이 동일한 프로젝트에서 작업할 수 있습니다.

OneDrive는 변경 사항을 추적하여 쉽게 정리하고 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다. 또한 Microsoft 365의 강력한 검색 엔진을 사용하면 OneDrive에 저장된 모든 문서를 쉽고 빠르게 찾을 수 있으므로 더 이상 폴더에서 특정 파일을 검색하는 데 시간을 낭비하지 않아도 됩니다.

비즈니스 요구 사항에 맞게 Microsoft 365 사용자 지정

간단한 단계를 통해 고유한 요구 사항 및 사양을 충족하도록 Microsoft 365를 조정할 수 있습니다. Microsoft 365를 사용자 지정하는 첫 번째 단계는 사용자가 플랫폼 내에서 액세스할 수 있는 항목을 나타내는 다양한 역할 및 권한을 가진 사용자를 설정하는 것입니다.

이를 통해 관리자는 워크플로에 방해가 되지 않도록 다른 사람의 액세스를 제한하면서 특정 개인에게 추가 기능을 제공할 수 있습니다. 또한 각 사람이 자신과 관련된 필수 정보를 받을 수 있도록 사용자 기본 설정에 따라 알림 및 경고를 설정하는 것이 중요합니다.

한편 회의 예약, 이메일 전송, 수동 입력 없이 문서 공유와 같은 자동화된 작업을 생성하는 옵션이 있습니다. 따라서 이러한 일상적인 작업을 수동으로 수행하는 데 소요되는 시간을 절약하여 프로세스를 간소화하여 전반적인 생산성을 높일 수 있습니다.

Microsoft 365를 통해 사용할 수 있는 모든 사용자 지정 도구를 활용하여 효율성을 극대화하고 아무도 데이터 및 작업을 너무 많이 또는 너무 적게 제어하지 않도록 할 수 있습니다.

보안 및 규정 준수를 위해 Microsoft 365를 사용할 때의 이점

기업이 계속해서 디지털 혁신을 수용하고 원격으로 작업함에 따라 프로세스를 효율적이고 안전하게 유지하려면 보안 및 규정 준수가 필수적입니다. Microsoft 365는 기밀 데이터의 안전을 보장하고 규정을 준수하도록 설계된 다양한 솔루션을 제공합니다.

첫 번째 보호 계층은 AAD(Azure Active Directory)를 사용하여 제공됩니다. 이 클라우드 기반 ID 플랫폼을 사용하여 조직 내의 애플리케이션, 장치, 서비스 또는 네트워크에서 사용자 액세스 권한을 관리할 수 있습니다.

이 기능만으로도 불법적인 방법이나 관행을 통해 시스템에 진입하려는 악의적인 행위자에 대해 추가 장벽을 만들 수 있습니다. 또한 사용자의 역할에 따라 사용자 지정 정책을 생성하여 필요에 따라 액세스를 제한하여 무단 활동을 방지할 수 있습니다.

Microsoft 365는 ATP(Advanced Threat Protection)도 제공합니다. 위협이 되기 전에 의심스러운 활동을 감지하여 사이버 공격을 방지하는 데 도움이 됩니다. ATP는 기계 학습 알고리즘을 사용하여 트래픽 흐름의 패턴을 분석합니다. 또한 알려진 맬웨어 서명을 추적하여 다른 곳에 다시 나타날 때 이를 포착합니다.

피싱 시도가 있는지 이메일을 모니터링하고 온라인에 저장된 파일을 다운로드하기 전에 악성 콘텐츠가 있는지 검사합니다. 이렇게 하면 IT 관리자의 수동 개입이 덜 필요합니다. 따라서 잠재적인 위협으로부터 직원을 보호하는 동시에 생산적으로 작업할 수 있습니다. 또한 인적 오류로 인한 오탐이나 불필요한 경고로 인한 중단을 최소화합니다.

이러한 기능을 통해 조직은 시스템이 안전하다는 확신을 가질 수 있습니다. 또한 업계 규정을 계속 준수할 수 있습니다. 따라서 보안 위험이 평소보다 높을 수 있는 경우에도 생산성을 유지할 수 있습니다.

결론

Microsoft 365는 기업이 생산성을 높일 수 있는 훌륭한 도구입니다. 프로젝트를 관리하고, 동료와 협업하고, 문서를 안전하게 저장하는 데 도움이 되는 많은 기능을 제공합니다. 사용 가능한 사용자 지정 옵션을 사용하여 비즈니스 요구 사항에 맞게 Microsoft 365를 조정할 수 있습니다. 이러한 기능을 활용하면 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다. 따라서 모든 데이터가 안전하다는 사실에 안심할 수 있습니다.