직원과 원격 팀의 참여를 유도하는 10가지 내부 커뮤니케이션 도구

게시 됨: 2022-09-15

내부 의사 소통은 모든 사람이 같은 페이지에 있고 중요한 것에 집중하도록 하는 조직의 노력에 필수적입니다. 현대의 비즈니스 환경은 기술 확산을 따라잡고 있으며 조직은 내부 커뮤니케이션을 이메일, 메모, 뉴스레터와 같은 전통적인 방법으로만 제한하는 것을 넘어서야 합니다.

기술에 정통한 젊은 인구의 상당한 덩어리로 구성된 오늘날 노동력의 인구 통계는 고용주가 즉각적이고 현대적인 커뮤니케이션 도구를 사용하여 그들과 소통하기를 원합니다.

증가된 팀 협업, 투명성 및 피드백에 대한 요구가 사상 최고로 높아짐에 따라 조직은 직원 경험과 참여를 유지하기 위해 내부 커뮤니케이션을 다양화해야 합니다.

내부 커뮤니케이션이란 무엇입니까?

내부 커뮤니케이션 이 조직의 커뮤니케이션 방식에 대한 가장 중요한 개념이라면 내부 커뮤니케이션 은 조직과 직원 간의 상호 작용을 주도하는 전술, 채널 및 도구입니다. 내부 커뮤니케이션은 직원들에게 보내는 메시지와 그 영향에 일관성과 조정을 가져옵니다.

강력한 내부 커뮤니케이션의 필요성

내부 커뮤니케이션은 직원 경험, 참여 및 생산성에 직접적인 영향을 주어 조직의 성공에 기여합니다. 그 이유는 다음과 같습니다.

신뢰 구축: 다양한 채널을 통한 열린 커뮤니케이션으로 조직의 투명성이 높아집니다. 신뢰는 고용 안정성에 직접적인 영향을 미치므로 직원의 충성도에 영향을 미칩니다.
참여 유도: 직원들은 점점 더 목적 중심적이 되고 있습니다. 그들이 조직의 운영 원칙을 수용하는 입장에 있고 업무의 더 높은 목적을 알면 더 많이 참여하게 됩니다.
조화를 유지합니다. 내부 의사 소통이 잘 되면 동료 및 상위 직원과의 연결을 유지하여 직원의 태도를 유지합니다. 강력하게 정렬된 팀은 더 협력적이고 효율적 이며 혁신적입니다.
기업 문화를 유지합니다. 조직의 문화는 잠재적인 직원들에게 많은 영향을 미칩니다. 긍정적이고 생산적인 문화 는 최고의 인재를 끌어들이고 장기적으로 유지합니다.
잘못된 정보를 차단합니다. 소문은 종종 조직의 정보 공백을 채우고 사기를 떨어뜨리며 의심을 낳습니다. 강력한 내부 커뮤니케이션을 통해 모든 사람이 필요한 모든 정보에 액세스할 수 있습니다.

조직이 갖추어야 할 10가지 내부 커뮤니케이션 도구

좋은 내부 커뮤니케이션 전략을 위해서는 조직이 키트에 다양한 도구를 포함해야 합니다. 다음은 상위 10개입니다.

1. 인스턴트 메시징

인스턴트 메시징을 통해 직원은 텍스트, 이미지, 비디오, 문서 및 음성 메모를 보내 즉시 의사 소통할 수 있습니다. 사람들이 WhatsApp 및 Facebook Messenger와 같은 앱을 사용하여 개인 생활에서 즉각적인 커뮤니케이션에 익숙해졌기 때문에 자연스러운 커뮤니케이션 도구입니다.

장점:

질문을 하고 정보를 공유하는 빠른 방법입니다.
이메일 작성에 낭비되는 시간을 피합니다.
개인 및 그룹 대화를 더 쉽게 검색할 수 있습니다.

단점:

누구나 앱을 설치하고 도구를 적극적으로 사용해야 합니다.
큰 그룹 토론에는 적합하지 않습니다.
공식적인 토론에는 적합하지 않습니다.

인스턴트 메시징 도구의 예: WhatsApp, Microsoft Teams 및 Google Chat.

2. 팀 협업 도구

팀 협업 도구는 팀의 커뮤니케이션을 한 곳에서 유지하는 데 유용합니다. 정보를 '사일로'로 세분화하여 개별 프로젝트에 매우 유용합니다. 협업 도구는 지리적 위치가 다른 팀과 작업할 때 특히 유용합니다.

장점:

특정 프로젝트에 대한 정보를 위한 중앙 허브를 구축합니다.
동시 사용자 액세스 및 양방향 정보 흐름을 제공합니다.
불필요한 이메일을 줄이고 효율성을 높입니다.

단점:

한 프로젝트에서 다른 프로젝트로 전환하는 데 오랜 시간이 걸립니다.
일부 사용자는 빠르게 적응하지 못하고 계속 이메일을 보낼 수 있습니다.

팀 협업 도구의 예: Slack, Asana 및 Microsoft Teams.

3. 내부 블로그

내부 블로그는 직장에서 정보를 공유하고 토론을 장려하는 좋은 방법입니다. 비공개로 직원은 내부 회사 블로그 에서 전문 기사를 작성하거나 조직과 관련된 독점 정보를 공유할 수 있습니다. 또한 고위 경영진이 직원과 상호 작용하고 뉴스와 미래 비전을 공유할 수 있는 훌륭한 도구입니다.

장점:

정보 공유 및 FAQ 답변에 좋습니다.
토론과 의미 있는 대화를 촉진합니다.
개인적이고 안전합니다.

단점:

예상 트래픽을 끌어들이지 못할 수 있습니다.
관심을 유지하려면 정기적으로 업데이트해야 합니다.

내부 블로그 플랫폼의 예 : Blogin, WordPress.

4. 소셜 인트라넷

인트라넷은 업데이트, 미디어 콘텐츠, 문서, 메모 및 기타 필수 정보의 저장소인 조직의 사설 네트워크입니다. 인트라넷은 작업장의 중심 허브이며 회사 문화를 들여다보는 창 역할을 합니다. 모든 직원이 조직 내 네트워크에 액세스할 수 있도록 설계되는 경우가 많으며 온보딩, P2P 참여, 토론 및 직원 인식에서 핵심적인 역할을 합니다.

장점:

조직과 관련된 정보를 공유하는 폐쇄형 커뮤니티.
전용 섹션에는 직원이 필요로 하는 모든 정보가 있습니다.
모든 대화는 공개되어 투명성과 신뢰를 촉진합니다.

단점:

초보자에게는 광범위하게 느껴질 수 있으므로 정보를 찾기가 어렵습니다.
직원 은 중요한 업데이트를 놓칠 수 있습니다.

인트라넷 도구의 예: Empuls, Microsoft Sharepoint, Blink 및 Creative Social Intranet.

5. 영상 채팅

화상 채팅은 가상 그룹 회의 및 회의를 위해 특별히 제작된 응용 프로그램입니다. 여러 지역에 흩어져 있는 팀을 연결하는 데 필수적입니다. 직원들은 멀리 떨어져 있어도 팀원들과 얼굴을 맞대고 이야기할 수 있습니다. 영상 채팅은 코로나19 팬데믹 이후 하이브리드 인력의 표준이 되었습니다.

장점:

고객 미팅을 위한 출장 비용과 시간을 절약합니다.
새로운 하이브리드 작업 환경에서 팀 응집력을 유지합니다.
기존의 팀 회의에 비해 매우 유연합니다.

단점:

영상 통화는 느린 인터넷 연결의 영향을 받습니다.
열악한 인프라 와 장비는 연결을 방해할 수 있습니다.

화상 채팅 도구의 예: Zoom, Skype 및 Microsoft Teams.

6. 기업 소셜 미디어

기업 소셜 미디어는 정보를 온라인에서 비공식적으로 공유할 수 있는 훌륭한 도구입니다. 오늘날 대부분의 비즈니스는 Facebook 및 Instagram과 같은 플랫폼에서 소셜 미디어를 보유하고 있습니다. 회사 내에서 사용할 수 있는 여러 가지 다른 목적으로 구축된 기업 소셜 미디어 플랫폼도 사용할 수 있으며 이는 주류 소셜 네트워크만큼 매력적입니다.

장점:

정보를 빠르게 공유할 수 있습니다.
고용주 브랜드 가치에 기여합니다.

단점:

일부 직원은 소셜 미디어에 참여하는 것을 꺼릴 수 있습니다.
다양한 문제에 대한 공개 게시물은 대화를 유도하거나 논란을 일으킬 수 있습니다.

기업 소셜 미디어 도구의 예: Facebook, Twitter, Yammer의 Workplace.

7. 직원 설문조사

통신은 양방향 거리입니다. 커뮤니케이션 노력이 성공하기 위해서는 조직이 직원들로부터 현재 진행 중인 작업과 변경할 수 있는 사항에 대한 피드백이 필요합니다. 공식적인 대화를 시작하는 가장 좋은 방법은 설문조사를 사용하는 것이며, 직원 설문조사 도구를 사용하면 조직에서 건설적인 피드백을 이끌어내고 후속 설문조사에서 진행 상황을 측정할 수 있습니다.

장점:

익명성은 어려운 문제에 대한 질문에 대한 피드백을 개선합니다.
직원들의 목소리를 들을 수 있기 때문에 직원들에게 자신감을 심어줍니다.
직원 경험과 참여도를 향상시킵니다.

단점:

답변은 질문이 얼마나 구체적인 만큼만 가능합니다.
조치가 없으면 향후 설문조사에서 참여와 신뢰가 낮아질 수 있습니다.

직원 설문조사 도구의 예: Empuls, SurveyMonkey Engage, SurveyLab.

8. 직원 참여

참여하는 직원은 생산성에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다. 직원 참여 소프트웨어는 팀 빌딩에서 토론, 콘테스트, 설문 조사, 퍼즐, 게임 등에 이르기까지 다양한 활동에 직원을 참여시킬 수 있습니다. 또한 매일 또는 정해진 기간 동안 직원의 기분과 태도를 평가하는 데 도움이 될 수 있습니다. 참여 도구는 관리자가 하이브리드 인력의 참여를 평가하는 데 특히 유용합니다.

장점:

필요한 변화 를 가져오는 데 도움이 될 수 있는 좋은 참여 척도를 제공합니다 .
투명성과 협업을 개선합니다.
마모율을 줄이고 생산성을 높입니다.

단점:

소프트웨어의 효율성은 문제 영역이 어떻게 다루어지고 수정되는지에 달려 있습니다.

직원 참여 도구의 예: Empuls, Trello, Peoplebox.

9. 포럼

토론 포럼은 사람들에게 친숙한 인터넷에서 가장 오래된 도구 중 하나입니다. 이러한 토론 사이트를 통해 사용자는 익명으로 또는 공개 토론에서 문제를 해결하기 위해 질문하고 답변할 수 있습니다. 커뮤니케이션과 협업을 위한 더 나은 도구가 있지만 포럼에는 인터넷을 사용하는 대부분의 사람들에게 친숙함과 편안함이 있습니다.

장점:

인트라넷에 통합할 수 있습니다.
문제 및 일반적인 토론에 대한 공동 작업을 돕습니다.

단점:

포럼은 중재가 필요합니다. 따라서 토론 스레드를 유지 관리하기 위해 리소스를 소비합니다.

포럼의 예: Zendesk, vBulletin.

10. 내부 뉴스레터

뉴스레터는 조직이 콘텐츠를 집계하고 긴급하지 않은 정보와 메시지를 전달할 수 있도록 하는 정기 간행물입니다. 뉴스레터는 오랫동안 사용되어 왔으며 일반적으로 저렴하고 이메일을 통해 전송됩니다. 전통적인 의사 소통 방식으로서 형식적이고 효과적입니다.

장점:

그들은 생산 및 배포가 간단합니다.

단점:

직원들은 그것을 열어 중요한 정보를 놓칠 가능성이 적습니다.

내부 뉴스레터 도구의 예: Campaign Monitor, MailChimp.

마무리 생각

위의 논의에서 모든 조직이 모든 직원에게 도달하고 연결하기 위해 서로 다른 내부 커뮤니케이션 도구가 필요하다는 것이 분명합니다. 블로그, 뉴스레터 및 포럼과 같은 일부 장치는 도달 범위가 일반적이지만 일부 장치는 팀 공동 작업 앱, 설문 조사 및 화상 채팅과 같이 매우 구체적인 목적을 가지고 있습니다. 성공적인 내부 커뮤니케이션을 위해서는 조직이 올바른 작업에 적합한 도구를 전략적으로 배포해야 합니다.