10 أدوات اتصالات داخلية لإشراك الموظفين والفرق البعيدة

يعد الاتصال الداخلي ضروريًا في جهود المؤسسة لإبقاء الجميع في نفس الصفحة والتركيز على الأمور المهمة. يتجه مشهد الأعمال الحديث إلى اللحاق بالانتشار التكنولوجي ، وتحتاج المنظمات إلى تجاوز الحد من الاتصالات الداخلية إلى الأساليب التقليدية فقط مثل رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والرسائل الإخبارية.

تريد التركيبة السكانية للقوى العاملة اليوم ، والتي تتكون من شريحة كبيرة من الشباب المتمرسين في مجال التكنولوجيا ، أن يتفاعل معهم أصحاب العمل باستخدام أدوات الاتصال الفورية والحديثة.

مع الطلب على زيادة تعاون الفريق والشفافية وردود الفعل في أعلى مستوياته على الإطلاق ، يجب على المؤسسات تنويع اتصالاتها الداخلية للحفاظ على خبرة الموظف ومشاركته.

ما هي الاتصالات الداخلية؟

في حين أن الاتصال الداخلي هو فكرة شاملة حول كيفية تواصل المنظمة ، فإن الاتصالات الداخلية هي التكتيكات والقنوات والأدوات التي تدفع التفاعل بين المنظمة وموظفيها. يجلب الاتصال الداخلي الاتساق والتنسيق للرسائل المرسلة إلى الموظفين وتأثيرها.

الحاجة إلى اتصالات داخلية قوية

تساهم الاتصالات الداخلية في نجاح أي مؤسسة من خلال التأثير المباشر على خبرة الموظف ومشاركته وإنتاجيته. وهنا بعض من الأسباب:

1. يبني الثقة: التواصل المفتوح من خلال قنوات مختلفة يضمن مستويات أعلى من الشفافية في المنظمة. تؤثر الثقة بشكل مباشر على الأمن الوظيفي وبالتالي على ولاء الموظفين.

2. إنه يقود المشاركة: أصبح الموظفون على نحو متزايد مدفوعين بالهدف. عندما يكونون في الطرف المتلقي لمبادئ تشغيل المنظمة ويعرفون الغرض الأعلى من عملهم ، فإنهم يكونون أكثر انخراطًا.

3. يحافظ على المواءمة: يحافظ الاتصال الداخلي الجيد على تأثير الموظفين من خلال إبقائهم على اتصال مع أقرانهم ومن هم أعلى منهم. تعد الفرق المتوافقة بقوة أكثر تعاونًا وفعالية وابتكارًا.

4. يحافظ على ثقافة الشركة: تتحدث ثقافة المؤسسة عن الكثير للموظفين المحتملين. الثقافة الإيجابية والإنتاجية تجذب أفضل المواهب وتحتفظ بها على المدى الطويل.

5. توقف المعلومات المضللة: غالبًا ما تملأ الشائعات فراغات المعلومات في المنظمات وتخفض الروح المعنوية وتولد الشكوك. تضمن الاتصالات الداخلية القوية وصول الجميع إلى جميع المعلومات التي يحتاجون إليها.

10 أدوات اتصال داخلية يجب أن تمتلكها منظمات

تتطلب استراتيجية الاتصال الداخلي الجيدة أن يكون لدى المنظمات مجموعة من الأدوات في مجموعة أدواتها. فيما يلي أهم 10:

1. المراسلة الفورية

تتيح المراسلة الفورية للموظفين التواصل على الفور عن طريق إرسال النصوص والصور ومقاطع الفيديو والمستندات والملاحظات الصوتية. إنها أداة اتصال طبيعية ، حيث اعتاد الناس على التواصل الفوري في حياتهم الشخصية باستخدام تطبيقات مثل WhatsApp و Facebook Messenger.

الايجابيات:

• طريقة سريعة لطرح الأسئلة ومشاركة المعلومات.

• يتجنب إهدار الوقت في إنشاء رسائل البريد الإلكتروني.

• أسهل للبحث عن المحادثات الفردية والجماعية.

سلبيات:

• يجب على الجميع تثبيت التطبيق واستخدام الأداة بنشاط.

• غير مناسب للمناقشات الجماعية الكبيرة.

• غير مناسب للمناقشات الرسمية.

أمثلة على أدوات المراسلة الفورية: WhatsApp و Microsoft Teams و Google Chat.

2. أدوات تعاون الفريق

تعتبر أدوات التعاون الجماعي رائعة للحفاظ على تواصل الفريق في مكان واحد. إنه مفيد للغاية للمشاريع الفردية لأنه يقسم المعلومات عن طريق تقسيمها إلى "صوامع". تعد أدوات التعاون مفيدة بشكل خاص عند العمل مع فرق عبر مواقع جغرافية مختلفة.

الايجابيات:

• يبني مركزًا مركزيًا للحصول على معلومات حول مشاريع محددة.

• يوفر وصول المستخدم المتزامن وتدفق المعلومات ثنائي الاتجاه.

• يقطع رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية ويحسن الكفاءة.

سلبيات:

• يستغرق الانتقال من مشروع إلى آخر وقتًا طويلاً.

• قد لا يتكيف بعض المستخدمين بسرعة ويستمرون في إرسال بريد إلكتروني.

أمثلة على أدوات تعاون الفريق: Slack و Asana و Microsoft Teams.

3. المدونات الداخلية

تعد المدونات الداخلية طريقة رائعة لمشاركة المعلومات وتشجيع المناقشة في مكان العمل. نظرًا لكونه شخصًا خاصًا ، يمكن للموظفين كتابة مقالات الخبراء أو مشاركة معلومات الملكية ذات الصلة بالمؤسسة على مدونة الشركة الداخلية . إنها أيضًا أداة ممتازة للإدارة العليا للتفاعل مع الموظفين ومشاركة الأخبار ورؤيتهم للمستقبل.

الايجابيات:

• جيد لمشاركة المعلومات والإجابة على الأسئلة الشائعة.

• يعزز المناقشات والمحادثات الهادفة.

• إنه خاص وآمن.

سلبيات:

• قد لا يجتذب حركة المرور المتوقعة.

• يجب تحديثه بانتظام للحفاظ على الاهتمام.

أمثلة على منصات المدونات الداخلية : Blogin و WordPress.

4. الإنترانت الاجتماعية

الإنترانت هي شبكة خاصة بالمؤسسة تمثل مستودعًا للتحديثات ومحتوى الوسائط والمستندات والملاحظات والمعلومات الأساسية الأخرى. تعد الإنترانت محورًا مركزيًا لمكان العمل وتعمل كنافذة على ثقافة الشركة. غالبًا ما يتم تصميمه ليكون في متناول جميع الموظفين للتواصل داخل المنظمة ويلعب دورًا رئيسيًا في الإعداد والمشاركة بين الأقران والمناقشات والتعرف على الموظف.

الايجابيات:

• مجتمع مغلق لتبادل المعلومات ذات الصلة بالمنظمة.

• تحتوي الأقسام المخصصة على جميع المعلومات التي يحتاجها الموظفون.

• جميع المحادثات علنية ، مما يعزز الشفافية والثقة.

سلبيات:

• يمكن أن تشعر بأنها توسعية للمبتدئين ، مما يجعل العثور على المعلومات أمرًا صعبًا.

  

• قد يفوت الموظفون تحديثات مهمة.

أمثلة على أدوات الإنترانت: Empuls و Microsoft Sharepoint و Blink و Creative Social Intranet.

5. دردشة الفيديو

محادثات الفيديو عبارة عن تطبيقات مصممة خصيصًا للاجتماعات والمؤتمرات الجماعية الافتراضية. إنها ضرورية لربط الفرق المنتشرة عبر مناطق جغرافية متعددة. إنها تمكن الموظفين من التحدث إلى أعضاء الفريق وجهًا لوجه على الرغم من أنهم على بعد أميال. كانت محادثات الفيديو هي القاعدة للقوى العاملة المختلطة منذ جائحة COVID.

الايجابيات:

• يوفر التكلفة والوقت من حيث السفر لاجتماعات العملاء.

• يحافظ على تماسك الفريق في بيئة العمل الهجينة الجديدة.

• مرن للغاية مقارنة باجتماعات الفريق التقليدية.

سلبيات:

• تتأثر مكالمات الفيديو بطء الاتصال بالإنترنت.

• يمكن أن تؤدي البنية التحتية والمعدات السيئة إلى إعاقة التوصيلات.

أمثلة على أدوات الدردشة المرئية: Zoom و Skype و Microsoft Teams.

6. وسائل التواصل الاجتماعي للشركات

تعد الوسائط الاجتماعية للشركات أداة ممتازة لمشاركة المعلومات عبر الإنترنت بشكل غير رسمي. تتمتع معظم الشركات هذه الأيام بوجود وسائل التواصل الاجتماعي على منصات مثل Facebook و Instagram. تتوفر أيضًا العديد من منصات الوسائط الاجتماعية للشركات المصممة لهذا الغرض والتي يمكن استخدامها داخل الشركة ، وهي مشاركة مثل الشبكات الاجتماعية السائدة.

الايجابيات:

• يمكن مشاركة المعلومات بسرعة.

• يساهم في قيمة العلامة التجارية لصاحب العمل.

سلبيات:

• قد يحجم بعض الموظفين عن المشاركة على وسائل التواصل الاجتماعي.

• يمكن أن تؤدي المشاركات العامة حول قضايا مختلفة إلى إثارة المحادثة أو إثارة الخلافات.

أمثلة على أدوات الوسائط الاجتماعية للشركات: Workplace by Facebook و Twitter و Yammer.

7. استطلاعات الموظفين

التواصل عبارة عن طريق ذو اتجاهين. لكي تنجح جهود الاتصال ، تحتاج المنظمات إلى ملاحظات من الموظفين حول ما ينجح وما يمكن تغييره. أفضل طريقة لبدء حوار رسمي هي استخدام الاستطلاعات ، وتسمح أدوات مسح الموظفين للمؤسسة باستخلاص تعليقات بناءة وقياس التقدم في الاستطلاعات اللاحقة.

الايجابيات:

• يحسن إخفاء الهوية من التعليقات على الأسئلة المتعلقة بالمسائل الصعبة.

• يبني الثقة في الموظفين لأنه يجعلهم يشعرون بأنهم مسموعون.

• يحسن تجربة الموظف والمشاركة.

سلبيات:

• الإجابات جيدة فقط بقدر جودة الأسئلة.

• يمكن أن يؤدي عدم اتخاذ إجراء إلى تقليل المشاركة والثقة أثناء الاستطلاعات المستقبلية.

أمثلة على أدوات استقصاء الموظفين: Empuls و SurveyMonkey Engage و SurveyLab.

8. مشاركة الموظفين

يمكن أن يكون للموظفين المندمجين تأثير كبير على الإنتاجية. يمكن أن يشرك برنامج مشاركة الموظفين الموظفين في أنشطة مختلفة ، من بناء الفريق إلى المناقشات والمسابقات واستطلاعات الرأي والألغاز والألعاب والمزيد. يمكن أن يساعد أيضًا في تقييم الحالة المزاجية والمواقف للموظفين يوميًا أو خلال فترات محددة. أدوات المشاركة مفيدة بشكل خاص للمديرين لتقييم مشاركة القوى العاملة المختلطة لديهم.

الايجابيات:

• إنه يوفر قدرًا جيدًا من المشاركة يمكن أن يساعد في إحداث التغييرات اللازمة.

• يحسن الشفافية والتعاون.

• يقلل من معدلات التناقص ويعزز الإنتاجية.

سلبيات:

• تعتمد فعالية البرنامج على كيفية معالجة مناطق المشكلات وإصلاحها.

مثال على أدوات مشاركة الموظفين: Empuls و Trello و Peoplebox.

9. المنتديات

تعد منتديات المناقشة من أقدم الأدوات التي يعرفها الناس على الإنترنت. تتيح مواقع المناقشة هذه للمستخدمين طرح الأسئلة والإجابة عليها بشكل مجهول أو في مناقشات مفتوحة لاستكشاف المشكلات وإصلاحها. على الرغم من وجود أدوات أفضل للتواصل والتعاون ، إلا أن المنتديات لها عنصر الألفة والراحة لمعظم الأشخاص الذين يستخدمون الإنترنت.

الايجابيات:

• يمكن دمجها في الإنترانت.

• يساعد في التعاون على المشاكل والمناقشة العامة.

سلبيات:

• المنتديات تحتاج للاعتدال. لذلك ، تستهلك الموارد للحفاظ على سلاسل المناقشة.

أمثلة على المنتديات: Zendesk ، vBulletin.

10. الرسائل الإخبارية الداخلية

النشرات الإخبارية هي دوريات تسمح للمؤسسات بتجميع المحتوى وتقديم المعلومات والرسائل غير العاجلة. كانت الرسائل الإخبارية موجودة منذ فترة طويلة ، وعادة ما تكون غير مكلفة ويتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني. باعتبارها وسيلة اتصال تقليدية ، فهي رسمية وفعالة.

الايجابيات:

• إنها سهلة الإنتاج والتوزيع.

سلبيات:

• تقل احتمالية فتح الموظفين لها وتفويت المعلومات المهمة.

أمثلة على أدوات الرسائل الإخبارية الداخلية: Campaign Monitor و MailChimp.

خواطر ختامية

من المناقشة أعلاه ، من الواضح أن كل مؤسسة تحتاج إلى أدوات اتصالات داخلية مختلفة للوصول والتواصل مع جميع الموظفين. في حين أن بعض الأجهزة ، مثل المدونات والنشرات الإخبارية والمنتديات عامة في مدى وصولها ، فإن بعضها له غرض محدد للغاية ، مثل تطبيقات التعاون الجماعي والاستطلاعات ومحادثات الفيديو. يتطلب الاتصال الداخلي الناجح من المنظمات نشر الأداة المناسبة للمهمة الصحيحة بشكل استراتيجي.