Come migliorare l'efficienza combinando due tipi di collaborazione
Pubblicato: 2022-12-21Nella nuova realtà del lavoro da casa, le organizzazioni hanno l'opportunità di ricreare le migliori abitudini di lavoro dal mondo offline e implementarle digitalmente. Il trucco è identificare due tipi principali di collaborazione, passiva e attiva, e combinarli per supportare il flusso di lavoro più produttivo.
Collaborazione passiva
"La collaborazione passiva realizza il suo valore quando i dettagli del progetto e gli elementi collaborativi sono visibili e gestiti, e quando i suoi risultati sono visibili e gestiti bene", ha affermato Patrick Rohlfsen, consulente principale per la società di software di gestione del lavoro Wrike, alla MarTech Conference.
Questi sono tipi di collaborazione che si verificano nelle e-mail e in altri messaggi che non richiedono una risposta immediata. Ai vecchi tempi, erano gli incarichi che venivano lasciati nella casella di posta fisica di una persona alla scrivania.
"La collaborazione passiva sta diventando sempre più integrata nel tuo flusso di lavoro [digitale] ora", ha affermato Rohlfsen. "Per molto tempo le aziende hanno utilizzato ticket o moduli di richiesta per collaborare con clienti o dipendenti, ma ora vedo più desiderio da parte delle persone per un modo più semplice per gli altri di fare loro richieste".
Molte delle attuali tecnologie di gestione del lavoro si occupano di supportare la collaborazione passiva, consentendo a più membri del team di lavorare contemporaneamente su un progetto, in base alle proprie tempistiche di lavoro individuali.
"Non è raro che i team di marketing, IT o legali creino un modulo di richiesta, qualcosa di semplice che possa standardizzare le richieste e integrarle nel loro flusso di lavoro", ha affermato Rohlfsen. "L'aspettativa sarà che se vuoi che faccia qualcosa per te, dovrai mettere le tue richieste nello stesso posto in cui gestisco tutto il resto del mio lavoro."
La collaborazione diventa più facile o più efficiente quando tutti sanno dove trovarla, tutto in un unico posto. Ma impegnare troppo lavoro in questa modalità passiva rischia di togliere "l'elemento umano" dal lavoro. È qui che entra in gioco la collaborazione attiva.
Collaborazione attiva
La collaborazione attiva è costituita da quelle interazioni in tempo reale che si sono verificate durante le riunioni di persona negli uffici o su piattaforme di videoconferenza come Zoom.
"La collaborazione attiva realizza il suo valore quando ti rendi conto del potenziale che abbiamo come esseri umani", ha affermato Rohlfsen. “Più siamo intenzionali riguardo alle nostre relazioni, alle nostre tendenze, più velocemente arriviamo a quel magico punto di collaborazione. Più pensiamo alla creazione di ambienti ed esperienze per le parti interessate, migliori possono essere i risultati come project manager".
I segnali visivi aumentano il potenziale di una svolta durante la collaborazione attiva. Per sfruttare al meglio queste occasioni in cui più persone fanno attivamente brainstorming tra loro, usa una lavagna digitale o incoraggia la condivisione dello schermo.
Inoltre, per rendere la collaborazione attiva più efficiente e più invitante per coloro che partecipano, limitare il tempo per questi incontri quando appropriato. In molti casi, la "magia" può avvenire in una riunione di 10 minuti. Resisti al ricorso al blocco temporale predefinito di 30 minuti nei calendari digitali delle persone.
Dopo la sessione di collaborazione attiva, produrre una sorta di registrazione delle idee condivise. Forse è uno screenshot della lavagna o un video della riunione. Questo record ha elementi di azione che ora possono essere integrati nel flusso di lavoro di collaborazione passiva, collegando le due modalità di collaborazione.
È molto importante tenere a mente che gli esseri umani hanno lavorato faccia a faccia fin dall'alba dei tempi, e quando uniamo le nostre menti, possiamo fare cose incredibili. Possiamo consegnare i progetti più velocemente, possiamo essere più efficienti con le nostre risorse, produciamo prodotti migliori quando lavoriamo a stretto contatto e collaboriamo in modo più efficace.
Combinando la collaborazione attiva e passiva, le organizzazioni costruiscono relazioni più solide tra i membri del team che comunicano attivamente in tempo reale, pur mantenendo i vantaggi del lavoro passivo che può essere svolto in qualsiasi momento.
Scava più a fondo: in che modo gli strumenti di gestione del lavoro collegano i team di marketing
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