Panduan Lengkap untuk Menggunakan Sistem Penjawab Otomatis

Sebagai pemilik bisnis, meningkatkan kepuasan pelanggan sangat penting untuk kesuksesan Anda. Salah satu cara untuk mencapainya adalah dengan menerapkan sistem penjawab otomatis yang dikenal sebagai penjawab otomatis. Sistem berbasis telepon ini dapat menangani volume panggilan yang tinggi, mengarahkan mereka ke departemen atau individu yang sesuai, menghilangkan kebutuhan akan resepsionis langsung. Ini menjadikannya solusi yang efektif untuk bisnis yang beroperasi di luar jam kerja tradisional.

Dalam hal meningkatkan kepuasan pelanggan, perusahaan sering mengambil berbagai langkah untuk mencapai tujuan ini. Namun, ketika dihadapkan dengan volume permintaan, kekhawatiran, dan keluhan pelanggan yang tinggi, akan sulit untuk mengikutinya. Untungnya, dengan bantuan otomatisasi, sistem penjawab otomatis kini tersedia untuk bertindak sebagai perwakilan layanan pelanggan dan menangani semua pertanyaan pelanggan atas nama Anda.

Sistem penjawab otomatis dapat melengkapi peran resepsionis dengan membantu mengembangkan bisnis Anda, mengelola hubungan pelanggan, dan merampingkan proses. Mereka tidak menggantikan kebutuhan akan resepsionis manusia. Ini bertindak sebagai resepsionis digital yang tersedia 24/7 untuk menangani semua pertanyaan pelanggan. Ini menghilangkan kekhawatiran akan panggilan tak terjawab atau pesan tak terjawab, karena layanan akan mengurus semuanya atas nama Anda. Panduan ini memberikan ikhtisar komprehensif tentang semua yang perlu Anda ketahui tentang layanan penjawab otomatis.

Bagaimana proses menggunakan sistem penjawab otomatis dan bagaimana fungsinya? Panduan ini akan memberikan pemahaman dasar bagi pemula.

Apa itu Layanan Penjawab Otomatis?
Bagaimana Cara Kerja Layanan Penjawab Otomatis?
Apa itu Defleksi Panggilan?
Manfaat Layanan Penjawab Otomatis
Sektor Berbeda Yang Menggunakan Layanan Penjawab Otomatis

Apa itu Layanan Penjawab Otomatis?

Beberapa perusahaan memiliki operator langsung untuk menjawab panggilan telepon dan mencatat pesan pelanggan utama. Perusahaan semacam itu umumnya mengandalkan layanan penjawab otomatis yang menangani telepon setiap kali operator langsung sibuk dengan tugas lain.

Layanan penjawab otomatis ideal untuk individu yang sering menerima panggilan penting tetapi tidak dapat menjawab setiap panggilan secara pribadi. Singkatnya, layanan penjawab otomatis bertindak sebagai pengganti layanan penjawab tradisional, menangani permintaan dan pertanyaan pelanggan dan memberikan tanggapan cepat tanpa membuat pelanggan menunggu.

Layanan penjawab otomatis adalah alat yang mengelola panggilan masuk, berlawanan dengan layanan panggilan otomatis yang utamanya menangani panggilan keluar. Ini menggunakan teknologi AI canggih untuk memberikan opsi layanan mandiri kepada pelanggan, memungkinkan mereka dengan cepat menerima jawaban atas permintaan atau pertanyaan mereka tanpa harus menunggu. Ini menjadikannya solusi ideal untuk individu atau bisnis yang menerima banyak panggilan penting.

Bagaimana Cara Kerja Layanan Penjawab Otomatis?

Layanan penjawab otomatis dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Apakah Anda perlu menerima pembayaran, merutekan panggilan ke tim yang berbeda, atau melakukan tugas lain, layanan penjawab otomatis dapat menanganinya untuk Anda.

Dengan kata lain, layanan penjawab otomatis adalah resepsionis digital yang dapat menjawab panggilan atas nama Anda, mengarahkan pelanggan ke departemen terkait, atau memandu mereka melalui serangkaian menu. Layanan penjawab otomatis umumnya bekerja dalam tiga cara berbeda

• Jawab panggilan atas nama Anda menggunakan nomor telepon Anda yang ada
• Putar pesan salam yang direkam sebelumnya yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda
• Pandu pelanggan melalui serangkaian menu dan tanyakan maksud mereka dan kumpulkan semua informasi yang relevan

Layanan penjawab otomatis dapat mengumpulkan sejumlah besar informasi, mentransfernya ke pengguna, dan kemudian mengarahkan penelepon ke departemen yang sesuai. Selain itu, layanan penjawab juga dapat menggunakan fitur defleksi panggilan untuk mengatur panggilan bervolume tinggi.

Apa itu Defleksi Panggilan?

Defleksi Panggilan, sesuai namanya, adalah fitur Interactive Voice Response (IVR) yang secara otomatis mengalihkan panggilan dari satu titik ke titik lainnya setiap kali titik akhir tertentu sedang sibuk. Ini adalah salah satu dari banyak bentuk pengalihan panggilan.

Layanan penjawab otomatis dapat disesuaikan dan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan kebutuhan setiap klien. Ketika datang ke layanan penjawab, setiap kali Anda menerima panggilan, itu akan langsung dialihkan ke operator yang kemudian akan menanyakan nama dan sifat panggilan kepada penelepon / pelanggan.

Setelah operator memperoleh informasi, mereka akan memeriksa apakah klien memiliki catatan di database mereka. Jika kecocokan ditemukan, operator kemudian akan mengarahkan klien ke pihak yang sesuai. Jika tidak ditemukan catatan klien, operator akan mencatat pesan klien dan kemudian menyampaikannya kepada klien melalui pesan teks atau email.

Manfaat Layanan Penjawab Otomatis

Selain menyelamatkan Anda dari biaya layanan pelanggan yang tinggi, dan meningkatkan layanan pelanggan. Layanan penjawab otomatis memberikan beberapa manfaat seperti

Pencitraan Profesional

Berdasarkan kebutuhan bisnis Anda, Anda dapat menyesuaikan layanan penjawab Anda untuk memastikan bahwa semua tanggapan cepat dan meningkatkan citra profesional perusahaan.

Layanan Penjawab yang Disesuaikan

Layanan penjawab otomatis dapat digunakan untuk berbagai tujuan seperti menerima pembayaran, menjadwalkan janji temu, mencatat permintaan/keluhan pelanggan, menangani pertanyaan, dan banyak lagi.

Menghemat Biaya Operasional

Layanan penjawab otomatis bertindak sebagai resepsionis digital yang mengumpulkan semua informasi pelanggan atas nama Anda, menghilangkan kebutuhan perantara atau agen dan pada akhirnya mengurangi biaya pelanggan.

Minim panggilan tak terjawab

Tidak setiap panggilan membutuhkan kehadiran agen. Layanan penjawab otomatis dapat membantu dengan memprioritaskan panggilan penting dan menghemat waktu.

Harapan Waktu Tunggu/Manajemen Antrean

Pelanggan yang menunggu dalam antrian perlu mengetahui berapa lama mereka akan menunggu sebelum permintaan mereka ditangani. Layanan penjawab otomatis dapat memberikan ekspektasi waktu tunggu untuk manajemen antrean yang lebih baik.

Kesederhanaan Dan Presisi

Layanan penjawab otomatis dapat menghubungkan pelanggan langsung ke agen atau departemen yang sesuai dengan mengajukan beberapa pertanyaan sederhana kepada mereka.

Beberapa Opsi Perutean

Banyak layanan penjawab modern memiliki beberapa opsi perutean yang mengurangi waktu tunggu pelanggan. Hal ini memungkinkan pelanggan melewati antrean dan berbicara langsung dengan agen yang ditunjuk untuk mengatasi masalah mereka.

Layanan Pelanggan 24/7

Layanan penjawab otomatis memungkinkan bisnis Anda tersedia 24/7, memberi pelanggan akses ke layanan pelanggan di semua zona waktu.

Menambahkan Peluang Penjualan

Mesin penjawab otomatis bermanfaat bagi pemilik usaha kecil dan perusahaan besar untuk meningkatkan dan meningkatkan penjualan. Pesan balasan yang disesuaikan dapat dibuat untuk memberi pelanggan penawaran terbaru dan pembaruan produk kapan pun mereka menelepon.

Sektor Berbeda Yang Menggunakan Layanan Penjawab Otomatis

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya di artikel, tidak masalah apakah Anda pemilik bisnis kecil atau perusahaan besar, memiliki layanan penjawab otomatis akan membantu bisnis Anda tumbuh dan berkembang.

Bisnis dari setiap tingkatan dan ukuran dapat memanfaatkan keuntungan yang datang dengan layanan penjawab otomatis untuk menghemat waktu dan mengurangi biaya operator. Selain itu, layanan ini sempurna untuk bisnis yang beroperasi 24/7, memiliki sumber daya terbatas, dan/atau memiliki klien internasional.

Selain itu, layanan penjawab otomatis sangat bergantung pada jenis layanan yang ditawarkan bisnis. Berdasarkan layanan yang disediakan, berikut ini adalah tempat di mana Anda dapat menemukan layanan penjawab otomatis yang paling banyak digunakan.

UMKM : Usaha Kecil Menengah dan Mikro (UMKM) adalah beberapa bisnis terbaik yang lebih memilih layanan penjawab otomatis. Meskipun volume panggilan telepon mungkin lebih kecil, mereka tetap dapat memperoleh manfaat yang terkait dengan layanan penjawab

Layanan HVAC : Layanan HVAC, seperti tukang pipa, sering menerima panggilan di luar jam kerja standar. Di sinilah memiliki layanan aktif dapat berguna. Layanan penjawab otomatis dapat mencatat pertanyaan dan pesan penting.

Tumbuh/Peralihan Bisnis: Bisnis yang berada di ambang transisi atau pembaruan juga cenderung menggunakan layanan penjawab yang fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis mereka yang berkembang

Perumahan: Real Estat umumnya terjadi di luar pekerjaan dan di lapangan. Saat ini, profesional real estat membutuhkan seseorang di kantor untuk melayani panggilan dan pertanyaan klien. Di sinilah layanan penjawab otomatis yang disesuaikan sangat berguna

Kantor Medis dan Gigi: Berkat peraturan HIPAA yang ketat, penyedia layanan medis dan gigi harus mematuhi dengan ketat saat menghapus informasi pelanggan melalui telepon. Di sinilah Anda dapat menyesuaikan layanan penjawab sesuai hukum HIPAA untuk memastikan informasi klien aman dan terjamin

Perusahaan Asuransi : Pekerja asuransi, seperti orang real estat, cenderung bekerja dengan jam kerja yang tidak teratur agar lebih sesuai dengan jadwal klien mereka. Oleh karena itu, dalam skenario seperti itu, bahkan panggilan setelah jam kerja sama pentingnya. Menyiapkan layanan penjawab panggilan otomatis akan membantu menangani panggilan tersebut dan memberikan informasi yang diinginkan calon pelanggan.

Spa dan Salon: Tidak seperti masa lalu yang indah, spa dan salon modern mengharuskan Anda membuat janji terlebih dahulu. Menyiapkan mesin penjawab dan menyesuaikannya akan membantu pelanggan membuat janji dengan mudah.

Singkatnya, memiliki layanan penjawab otomatis adalah pilihan yang bagus untuk bisnis dengan beberapa area operasi. Oleh karena itu, jika bisnis Anda bergerak di wilayah yang berbeda, memiliki layanan penjawab sangat mendukung dalam mengembangkan bisnis Anda.

Kesimpulan

Layanan penjawab otomatis dapat melengkapi agen tradisional di pusat panggilan dan membantu mengembangkan bisnis Anda dalam banyak cara. Dengan layanan penjawab otomatis, Anda memiliki resepsionis digital yang tersedia 24/7 untuk menangani semua pertanyaan pelanggan. Hal ini membuat semakin penting bagi bisnis untuk memiliki layanan penjawab otomatis untuk memastikan bahwa mereka tidak melewatkan panggilan penting, bahkan ketika mereka tidak hadir secara fisik untuk menjawab telepon. Dengan layanan penjawab otomatis, bisnis dapat memastikan bahwa semua panggilan dijawab dengan cepat dan efisien, terlepas dari waktu atau lokasi penelepon.

Dengan memiliki layanan penjawab otomatis, Anda dapat meningkatkan layanan pelanggan, meningkatkan produktivitas, dan merampingkan komunikasi bisnis Anda. Ini juga dapat membantu Anda menghemat biaya pengoperasian, waktu, dan sumber daya staf, serta memberi Anda kehadiran digital profesional 24/7.

FAQ

Apa itu dialer IVR?

IVR Dialer adalah dialer otomatis yang memanggil nomor dari database tertentu dan memainkan pesan IVR (Interactive Voice Response) saat terhubung.

Apa itu sistem penjawab otomatis?

Sistem penjawab otomatis memungkinkan pusat kontak Anda untuk menjawab panggilan telepon tanpa agen layanan pelanggan di telepon. Alih-alih menjawab panggilan tim Anda, mesin penjawab telepon otomatis menggunakan swalayan dan AI otomatis canggih untuk menjawab.

Apa fungsi dari sistem penjawab suara otomatis?

Respons suara interaktif adalah sistem telepon otomatis yang menggabungkan pesan yang direkam sebelumnya atau teknologi text-to-speech dengan antarmuka multi-frekuensi nada ganda (DTMF) untuk melibatkan penelepon, memungkinkan mereka menyediakan dan mengakses informasi tanpa agen langsung.