Cara Membuat CRM Sesuai dengan Bisnis Anda dengan Sempurna

Keberhasilan CRM tidak terjadi dalam semalam. Baik Anda menerapkan teknologi baru atau membayangkan kembali alat dan proses Anda saat ini, langkah pertama adalah memastikan bahwa tim Anda menggunakannya secara konsisten dan benar.

Kami telah mengumpulkan lima praktik terbaik untuk mencapai keunggulan CRM dan meningkatkan adopsi. Kami mempelajarinya dari praktik, dari pengalaman pelanggan kami yang membawa mereka menuju kesuksesan, atau hanya dari coba-coba.

1. Buat Rencana Komunikasi

Komunikasi adalah salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan saat meluncurkan proyek baru atau mencoba memberikan kehidupan baru pada alat yang sudah Anda miliki.

Komunikasi yang baik berarti menjaga audiens Anda tetap di depan pikiran, memikirkan semua jenis pengguna yang berbeda, dan siapa yang akan menggunakan fitur atau alat tersebut. Buat daftar manfaat yang akan diperoleh setiap orang dari proyek Anda dan sesuaikan pesan Anda.

Sayangnya, banyak pengguna tidak akan mendengarkan sebagian besar waktu, itulah sebabnya Anda harus berkomunikasi secara berlebihan dan mengulangi garis waktu, proses, pembaruan, dll.

Ingatlah bahwa Anda tidak perlu membagikan semuanya sekaligus karena dapat menyebabkan informasi yang berlebihan. Ingatlah pola pikir sekarang — berikutnya — nanti : Memiliki aliran komunikasi yang stabil dan menempatkan apa yang paling penting bagi orang-orang saat ini, apa yang akan datang, dan kemudian apa yang lebih jauh di kemudian hari.

Pastikan Anda berkomunikasi dalam format yang berbeda (email, video, situs intranet/halaman web) karena orang cenderung mengabaikan beberapa saluran. Jangan takut untuk berpikir di luar kebiasaan dan menemukan cara untuk membuatnya berbeda dan menarik perhatian mereka.

2. Menyesuaikan Teknologi untuk Mendukung Proses Anda

Sebagian besar organisasi mengharapkan teknologi untuk memecahkan sebagian besar tantangan terbesar mereka, tetapi mereka sering menemukan bahwa teknologi hanya sebaik orang yang menggunakannya. Beberapa cara Anda dapat memastikan bahwa teknologi mendukung karyawan dan proses Anda adalah:

• Pertimbangkan bagaimana pengguna Anda dalam berbagai peran melakukan aktivitas sehari-hari mereka dan bagaimana mereka menggunakan alat yang ada saat ini (misalnya, bagaimana perwakilan pelanggan membuka kasus, bagaimana staf penjualan menutup kesepakatan, dan bagaimana tampilannya pelanggan setelah selesai).
• Bicaralah dengan hati dan pikiran pengguna Anda jika Anda ingin mendorong perubahan. Dengan alat baru, terkadang ada sedikit keraguan tentang transisi ke proses baru. Bangun alat ke dalam proses harian pengguna Anda dan pastikan Anda menyoroti bagaimana perubahan ini akan membuat hidup mereka lebih mudah dan bagaimana aktivitas mereka sehari-hari akan berubah.
• Temukan titik di mana akses langsung ke alat ini dapat dimanfaatkan dan dipimpin dengan memberi contoh. Misalnya, Anda dapat menampilkan laporan atau dasbor langsung dari aplikasi selama rapat. Ini membuktikan bahwa setiap orang harus menggunakan alat ini dan menunjukkan bagaimana pekerjaan mereka bermanfaat bagi seluruh organisasi.

3. Manajer: Agen Perubahan

Manajer bertindak sebagai jalan tengah antara kontributor individu dan struktur organisasi yang lebih tinggi. Peran mereka adalah untuk memberikan umpan balik di kedua arah; jika tidak, jarak di antara mereka bisa menjadi sangat lebar, sangat cepat.

Ketika perusahaan Anda mengimplementasikan alat baru, pembuat keputusan harus memahami bagaimana aktivitas sehari-hari karyawan mereka akan berubah. Manajer adalah cara yang bagus untuk memfasilitasi komunikasi dan mengidentifikasi kesenjangan dalam proses baru.

Mereka juga memainkan peran besar dalam melatih anggota tim baru dan memastikan bahwa setiap orang menggunakan perangkat lunak dengan benar.

Manajer adalah kelompok kunci yang menjadi fokus jika Anda ingin membuat perubahan dan meluncurkan sistem baru. Mereka harus memiliki pandangan positif terhadap proyek untuk mendukungnya. Sering kali, mungkin ada beberapa keluhan kecil yang dapat dengan mudah diselesaikan jika Anda, sebagai sebuah organisasi, melibatkan mereka dalam proses, memastikan bahwa mereka merasa memiliki suara dan tidak hanya ada untuk mengamanatkan keputusan.

4. Go-Live Baru Awal

Anda memiliki seluruh peluncuran yang sedang dipersiapkan semua orang. Tapi semangat ini harus terus kamu pertahankan. Ada beberapa cara sederhana untuk mewujudkannya. Salah satunya adalah untuk mendukung pengguna jika mereka terjebak di beberapa titik. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah memiliki seseorang yang berjuang secara diam-diam sendirian.

Pelatihan adalah cara lain untuk melakukannya, dan tidak harus terlalu formal karena orang cenderung lebih nyaman dalam kelompok kecil. Anda dapat memberlakukan "jam kantor" dengan beberapa pakar materi pelajaran dan "pengguna super" yang tersedia. Orang harus tahu siapa yang harus mereka hubungi jika mereka terjebak atau memiliki pertanyaan.

Selain itu, perhatikan pelatihan karyawan baru. Anda dapat memiliki retensi yang besar, tetapi orang-orang datang dan pergi atau berganti peran dalam perusahaan, jadi pastikan Anda menyediakan konten yang sesuai untuk mereka. Ini penting, tidak hanya untuk pelatihan awal tetapi juga untuk pelatihan berkelanjutan. Lihatlah poin rasa sakit Anda yang sebenarnya, atasi yang pertama, dan terus tingkatkan. Saat Anda menjauh dari satu hal, itu dapat menyelesaikan banyak hal lain dengan sendirinya. Ini menciptakan efek bola salju dari perubahan lain yang dapat bermanfaat.

Jangan lewatkan umpan balik—dengarkan apa yang pengguna Anda katakan jika ada yang tidak berjalan sebagaimana mestinya. Tentu saja, Anda tidak dapat menyenangkan semua orang, tetapi ketika Anda berulang kali mendengar keluhan yang sama, Anda harus mendengarkan dan bereaksi sesuai dengan itu.

5. Menumbuhkan Peer Engagement

Jaringan peer-to-peer dan kolaborasi informal antara anggota tim sangat penting. Ini telah mengambil sedikit twist dalam beberapa tahun terakhir, dengan lebih banyak orang yang bekerja dari jarak jauh daripada sebelumnya.

Ciptakan cara formal untuk mendorong komunikasi informal, seperti alat obrolan khusus atau saluran tim yang dapat digunakan orang untuk mengajukan pertanyaan tentang CRM. Belajar dari rekan kerja Anda jauh lebih efektif daripada pelatihan formal apa pun. Berikan suara kepada orang-orang yang terbaik dalam pekerjaan mereka dan yang melihat manfaat dari proyek baru. Mereka akan terus menyampaikan pesan itu.

Pikiran Penutup

Menerapkan sistem CRM baru dapat menghasilkan perubahan besar dalam lingkungan operasi organisasi. Kadang-kadang bisa menjadi sulit untuk melihat semua perubahan yang disebabkan oleh proses otomatisasi dan perekaman. Tapi itu tidak harus rumit; mulailah menganalisis apa yang Anda lakukan sekarang, perhatikan orang dan prosesnya, dan prioritaskan.

Alat CRM dapat menjadi pasangan yang sempurna untuk bisnis Anda, jadi jika Anda ingin mendengar lebih banyak tentang meningkatkan alur kerja dan praktik terbaik Anda untuk mencapai keunggulan CRM, dapatkan akses ke webinar kami.