5 Cara Layanan Berbagi File yang Tidak Aman Dapat Menghambat Bisnis Anda

Komputasi cloud telah memungkinkan dunia untuk berbagi file dengan siapa pun yang tinggal di mana pun di dunia dalam hitungan detik. Namun, ini juga meningkatkan risiko pelanggaran data, yang dapat menyebabkan masalah signifikan bagi organisasi, termasuk hilangnya pendapatan, litigasi, pelanggaran/penalti kepatuhan, dan erosi merek.

Sistem berbagi file yang tidak aman dapat mengekspos bisnis ke akses tidak sah oleh sindikat kejahatan terorganisir, negara-negara nakal, pesaing, dan aktor jahat lainnya. Kitetoons by Kiteworks memberikan pandangan ringan tentang apa yang dapat terjadi jika organisasi berbagi file secara tidak aman.

Oleh karena itu, sebaiknya hindari berbagi file secara tidak aman.

Inilah sebenarnya lima cara kurangnya layanan berbagi file yang aman dapat menghambat bisnis Anda:

• Kehilangan Informasi Penting dan Rahasia

Organisasi bisnis pasti memiliki data keuangan penting, rencana produk, dan rencana strategis untuk pengembangan dan pertumbuhan di masa depan.

Informasi ini sangat penting untuk kinerja dan kesuksesan bisnis. Jika informasi ini bocor atau dicegat saat dibagikan secara internal atau eksternal, konsekuensinya bisa menjadi bencana besar.

Bayangkan seorang pesaing mendapatkan akses ke peta jalan produk atau rencana perluasan pasar Anda. Mereka dapat menggunakan informasi ini untuk keuntungan mereka dengan menyalin ide Anda, memasuki pasar baru sebelum Anda, atau menandatangani perjanjian eksklusivitas dengan calon mitra Anda. Pada saat Anda mengetahui tentang pelanggaran tersebut, mungkin sudah terlambat.

Oleh karena itu penting untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan sebelumnya untuk mencegah bencana spionase perusahaan seperti ini. Bagaimana?

Anda harus selalu waspada tentang di mana informasi sensitif Anda disimpan, siapa yang memiliki akses ke sana, kapan mereka mengaksesnya, dan dengan siapa mereka membagikannya. Memantau aktivitas ini dengan cermat dapat membantu Anda menghindari—atau setidaknya mengidentifikasi—pelanggaran. Layanan berbagi file aman yang mengenkripsi pesan dan lampiran membantu memastikan peretas tidak dapat mencegat dan mengakses informasi terpenting bisnis Anda.

• Kerentanan terhadap Malware

Jaringan Konten Pribadi Berbasis Data, Kiteworks telah menerbitkan Laporan Prakiraan untuk tahun 2023 , yang menunjukkan organisasi akan memfokuskan lebih banyak sumber daya pada penguatan keamanan, dan malware adalah salah satu alasan terpenting.

Organisasi biasa menerima ratusan, bahkan ratusan ribu, email masuk setiap hari. Banyak komunikasi yang sah dari pelanggan, mitra, dan penyedia layanan; namun, lebih banyak lagi yang tidak diminta. Sayangnya, email ini dapat berisi virus dan malware yang dapat menyebabkan gangguan kecil hingga besar pada bisnis Anda.

Jika karyawan yang tidak menaruh curiga mengklik tautan atau lampiran yang mencurigakan, hal itu dapat memicu rangkaian peristiwa yang pada akhirnya dapat menyebabkan pelanggaran data. Sekali lagi, pelanggaran data dapat memiliki implikasi jangka pendek hingga jangka panjang, termasuk kerugian bisnis, litigasi, pelanggaran kepatuhan dan denda, serta erosi merek.

• Kehilangan Informasi Pribadi

Informasi yang dapat diidentifikasi secara pribadi (PII) dapat datang dalam berbagai bentuk, seperti nama, alamat email, dan nomor Jaminan Sosial tetapi juga data perilaku, geolokasi, dan data biometrik. Setiap data yang berhubungan dengan Anda secara pribadi dapat dianggap sebagai PII.

Saat organisasi mempekerjakan seorang karyawan, organisasi tersebut mengumpulkan banyak PII karyawan tersebut. Organisasi sebenarnya akan menghasilkan PII tambahan, seperti informasi asuransi, gaji, bonus, nomor ID karyawan, dan lainnya. Data ini tidak hanya disimpan dalam sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) organisasi tetapi juga dibagikan dengan mitra eksternal seperti pemroses penggajian, penyedia asuransi, dan konsultan bisnis.

Informasi yang sangat sensitif ini sangat dicari oleh pencuri identitas. Ketika peretas mencegat informasi ini saat dibagikan antara organisasi dan mitranya, informasi tersebut biasanya dipasarkan di web gelap tempat pencuri identitas dapat membelinya untuk menciptakan kekacauan keuangan, yang merugikan korban puluhan hingga ratusan ribu dolar dalam biaya penipuan. Mendapatkan tagihan ini dibalik dan membersihkan nama Anda (dan kredit) dapat memakan waktu berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun. Sekali lagi, layanan berbagi file aman yang mengenkripsi pesan dan lampiran yang berisi PII akan membantu memastikan informasi sensitif ini tidak pernah jatuh ke tangan yang salah dan berakhir di web gelap.

• Jaringan Tidak Aman Pihak Ketiga

Risiko rantai pasokan digital atau risiko pihak ketiga merupakan sumber utama hilangnya informasi bagi organisasi. Organisasi bergantung pada ratusan atau bahkan ribuan mitra, vendor, dan pemasok. Suatu organisasi mungkin memiliki anggaran keamanan siber yang besar, didukung oleh proses dan prosedur keamanan data untuk karyawannya; namun, mitra organisasi tersebut mungkin memiliki sumber daya keamanan siber yang jauh lebih sedikit. Karena saling ketergantungan antara organisasi dan mitranya, “mata rantai” yang lemah dalam rantai pasokan digital dapat berdampak pada keseluruhan ekosistem.

Serangan siber sangat menyadari perbedaan ini. Penyerang ini sebenarnya sering terlibat dalam "i sland hopping", sejenis serangan dunia maya di mana penyerang menargetkan banyak sistem yang saling terhubung untuk mendapatkan akses ke sistem yang tidak dapat diakses langsung dari titik masuk awal penyerang. Pada dasarnya, penyerang akan menggunakan berbagai taktik, termasuk phishing, untuk mengidentifikasi kerentanan satu organisasi agar dapat masuk ke organisasi lain di seluruh rantai pasokan.

Jenis serangan ini menekankan perlunya sistem yang terhubung untuk memiliki langkah-langkah keamanan yang ketat untuk melindungi mereka dari intrusi. Sistem berbagi file yang aman yang tidak memerlukan pembukaan port untuk setiap mitra adalah cara terbaik untuk mengelola risiko rantai pasokan digital.

• Pelanggaran Kepatuhan

Dalam beberapa tahun terakhir, undang-undang perlindungan data, seperti Undang-Undang Privasi Konsumen California (CCPA) atau Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) telah muncul, mewajibkan organisasi untuk melindungi privasi pelanggan mereka atau menghadapi denda dan penalti yang mahal.

Jika suatu organisasi terlibat dalam praktik berbagi file yang tidak aman, termasuk menggunakan solusi berbagi file yang tidak aman, pada akhirnya dapat menyebabkan pelanggaran data dan pelanggaran kepatuhan selanjutnya, terutama untuk organisasi yang beroperasi di industri yang sangat diatur seperti layanan kesehatan, pemerintah, dan keuangan.

Praktik berbagi file data yang tidak aman dapat mencakup pengiriman pesan dan file yang tidak dienkripsi, tidak mengharuskan pengirim dan penerima untuk mengautentikasi sebelum mengakses informasi sensitif, atau menggunakan solusi berbagi atau penyimpanan file yang tidak memiliki tindakan keamanan yang memadai. Misalnya, jika file diunggah ke layanan berbagi file tanpa enkripsi, siapa pun yang memiliki akses ke layanan tersebut dapat melihat data apa yang telah diunggah. Hal ini menempatkan informasi sensitif—dan organisasi—dalam risiko. Selain itu, jika suatu organisasi tidak memerlukan autentikasi multi-faktor, karyawan yang tidak berwenang atau aktor jahat dapat memperoleh akses ke solusi berbagi file. Hal ini membuat data yang disimpan pada solusi berisiko dicuri dan disalahgunakan, yang merupakan pelanggaran kepatuhan privasi data.

Dampak finansial, hukum, dan bisnis dari pelanggaran kepatuhan privasi data bisa sangat parah. Pelanggaran dapat mengakibatkan perusahaan didenda berat dari badan pengatur yang dipercaya untuk menegakkan GDPR, CCPA, HIPAA, IRAP, PIPEDA, dan peraturan lainnya. Selain sanksi finansial, organisasi juga dapat menghadapi kerusakan reputasi akibat pelanggaran tersebut, yang dapat memengaruhi kemampuannya untuk mempertahankan pelanggan yang ada dan mendapatkan pelanggan baru. Terakhir, organisasi dapat dimintai pertanggungjawaban atas segala kerusakan yang diderita oleh pelanggan karena pelanggaran data, yang dapat menelan biaya jutaan dolar.

Organisasi yang menggunakan praktik, solusi, dan proses berbagi file yang aman berulang kali menunjukkan kepatuhan terhadap peraturan privasi data. Organisasi juga dapat menerapkan kebijakan dan proses seputar solusi berbagi file mereka untuk memastikan kepatuhan privasi data, termasuk sistem klasifikasi data, pendidikan dan pelatihan pengguna, serta audit rutin. Dengan langkah-langkah ini, organisasi dapat yakin bahwa itu sesuai dengan peraturan privasi data.

Beberapa Saran Perpisahan

Organisasi harus menggunakan solusi, kebijakan, dan proses berbagi file yang aman untuk melindungi informasi penting mereka dari akses tidak sah. Ini adalah satu-satunya cara bisnis dapat menghindari pelanggaran dan litigasi kepatuhan yang mahal tetapi juga memastikan mereka melindungi karyawan, pelanggan, kekayaan intelektual, dan kelangsungan hidup jangka panjang mereka.