4 Anjuran Dan Larangan Dalam Otomasi Proses Bisnis\u00a0

Apakah Anda mencari cara untuk menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi dalam proses bisnis Anda? Jika demikian, apakah Anda sudah melihat untuk mengotomatiskan tugas-tugas tertentu? Otomatisasi proses bisnis bisa menjadi alat yang hebat.

Otomatisasi proses bisnis (BPA) adalah penggunaan teknologi untuk mengotomatisasi tugas dan proses organisasi. Ini dapat digunakan untuk merampingkan layanan pelanggan dan menciptakan proses alur kerja yang lebih efisien. Ini memungkinkan komputer untuk mengambil alih aspek tertentu dari suatu pekerjaan atau proses sehingga dapat diselesaikan dengan cepat dan akurat tanpa bergantung pada tenaga kerja manual. Dengan mengotomatiskan tugas-tugas biasa, BPA membebaskan sumber daya yang dapat dialokasikan di tempat lain dalam bisnis.

Otomasi adalah salah satu alat paling ampuh yang tersedia untuk bisnis saat ini. Ini dapat membantu merampingkan operasi, mengurangi biaya, dan meningkatkan layanan pelanggan. Namun, pemilik bisnis harus memahami apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam otomatisasi proses bisnis untuk mendapatkan hasil maksimal darinya.

Salah satu komponen kunci untuk otomatisasi proses bisnis yang sukses adalah perangkat lunak manajemen keputusan . Ini memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan dengan cepat dan akurat berdasarkan wawasan berbasis data, yang dapat sangat berharga dalam membantu perusahaan tetap kompetitif di pasar yang selalu berubah. Saat menerapkan BPA, beberapa hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan harus diperhatikan untuk memastikan penggunaannya secara efektif dan berhasil.

Dos

• Mengotomatiskan Tugas Panjang dan Berulang

Mengotomatiskan tugas yang panjang dan berulang adalah salah satu manfaat utama otomatisasi proses bisnis. Saat bisnis menggunakan teknologi untuk menangani jenis fungsi ini, ini dapat menghemat waktu dan uang serta mengurangi kemungkinan kesalahan.

Mengotomatiskan tugas berulang juga dapat membebaskan karyawan untuk fokus pada tugas yang lebih kompleks dan strategis, yang mengarah pada peningkatan produktivitas dan kepuasan kerja. Beberapa fungsi yang dapat diotomatisasi antara lain entri data, manajemen dokumen, dan penjadwalan. Ingat, tidak semua tugas cocok untuk otomatisasi. Jadi, Anda harus mengevaluasi setiap proses untuk menentukan apakah otomatisasi akan menguntungkan Anda.

• Gabungkan Otomasi Dengan Pengawasan Manusia

Tidak diragukan lagi otomatisasi dapat menangani tugas yang berulang dan memakan waktu. Namun, fungsi tertentu membutuhkan keahlian dan penilaian manusia. Bisnis dapat menggabungkan otomatisasi dengan pengawasan manusia untuk memastikan bahwa proses penting ditangani secara akurat dan efisien.

Selain itu, menggabungkan dapat meningkatkan produktivitas dan kepuasan anggota tim dengan menghilangkan tugas-tugas yang monoton dan memungkinkan mereka untuk fokus pada pekerjaan yang lebih kompleks. Anda harus mengevaluasi setiap proses untuk menentukan apakah memerlukan pengawasan manusia dan bagaimana menerapkannya dengan cara terbaik untuk mencapai hasil terbaik.

• Prioritaskan Proses Untuk Otomasi Berdasarkan Dampak Dan Kelayakan

Perusahaan harus memprioritaskan proses otomatisasi berdasarkan dampak dan kelayakannya. Ini berarti mengidentifikasi strategi yang sangat penting bagi bisnis, menghabiskan banyak waktu dan sumber daya, dan dapat dengan mudah diotomatisasi. Pendekatan ini dapat membantu memastikan bahwa otomatisasi diterapkan dengan sukses dan bisnis dapat mewujudkan manfaat penuh otomatisasi dari waktu ke waktu.

Dengan berfokus pada proses yang memiliki dampak bisnis tinggi, layak secara teknis, dan memiliki pengembalian investasi yang baik, bisnis dapat memastikan bahwa otomatisasi diterapkan secara strategis dan hemat biaya.

• Hilangkan Proses Manual Secara Bertahap

Mengotomatiskan semua proses sekaligus dapat membuat Anda kewalahan dan sulit untuk dikelola. Akibatnya, Anda ingin menghilangkan proses manual secara bertahap. Dengan melakukan ini, bisnis dapat memastikan bahwa otomasi berhasil diterapkan dan karyawan memiliki waktu untuk beradaptasi dengan perubahan.

Mulailah dengan proses sederhana yang akan berdampak paling besar dan dapat diotomatisasi dengan mudah. Setelah proses ini diotomatisasi, bisnis dapat beralih ke operasi yang lebih kompleks. Pendekatan ini memungkinkan perusahaan untuk melihat manfaat otomatisasi sejak dini. Plus, ini dapat membantu membangun dukungan untuk proyek otomasi.

Larangan

• Jangan Mengharapkan Hasil Bebas Kesalahan

Tidak realistis mengharapkan hasil bebas kesalahan dari otomatisasi proses bisnis. Sistem otomatis, seperti sistem lainnya, dapat membuat kesalahan. Untuk alasan ini, Anda harus memiliki rencana untuk mengatasinya. Sistem otomatis dapat membuat kesalahan karena bug perangkat lunak, input data yang salah, atau perubahan proses yang tidak terduga.

Bisnis harus memiliki sistem untuk memantau dan menguji proses otomatis untuk mengidentifikasi dan mengatasi kesalahan saat terjadi. Ini dapat mencakup meminta manusia meninjau sampel acak dari prosedur otomatis untuk memastikan keakuratannya atau menggunakan analitik data untuk mengidentifikasi pola kesalahan.

• Jangan Terlalu Bergantung Pada Otomasi

Bisnis tidak boleh terlalu bergantung pada otomatisasi. Meskipun otomatisasi dapat memberikan manfaat yang signifikan, Anda harus menyadari bahwa tugas tertentu memerlukan keahlian dan penilaian manusia. Dengan terlalu mengandalkan otomatisasi, bisnis bisa menjadi tidak fleksibel dan tidak mampu merespons perubahan yang tidak terduga.

Perusahaan harus menggabungkan pendekatan otomatisasi hybrid dengan pengawasan manusia untuk menghindari ketergantungan yang berlebihan pada otomatisasi. Pendekatan ini dapat membantu memastikan bahwa proses penting ditangani secara akurat dan efisien sekaligus memungkinkan karyawan untuk menggunakan keterampilan dan penilaian mereka.

• Jangan Tetapkan Harapan yang Tidak Realistis Pada ROI

Meskipun otomatisasi memberikan manfaat yang signifikan, tetap penting untuk memiliki harapan yang realistis tentang potensi ROI. Anda perlu tahu bahwa ROI otomatisasi mungkin tidak langsung, dan mungkin perlu waktu untuk penghematan terwujud.

Perusahaan juga harus mempertimbangkan semua biaya yang terkait dengan otomatisasi, termasuk biaya teknologi, implementasi, dan pemeliharaan. Biaya ini harus diperhitungkan dalam perhitungan ROI.

Dengan memiliki ekspektasi yang realistis tentang ROI otomatisasi, bisnis dapat memastikan bahwa mereka membuat keputusan yang tepat tentang proyek otomatisasi dan bahwa mereka dapat mengukur kesuksesan proyek dari waktu ke waktu.

• Jangan Diskon Solusi Lain

Sebanyak otomatisasi bisnis dapat menjadi alat yang ampuh untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan, sangat penting untuk mempertimbangkan solusi lain sebelum mengotomatiskan proses. Meskipun otomatisasi dapat menangani tugas yang berulang dan memakan waktu, solusi lain mungkin lebih hemat biaya atau efisien. Misalnya, proses yang menyebabkan penundaan dapat diselesaikan melalui desain ulang atau pengoptimalan proses daripada otomatisasi. Atau proses yang menghabiskan banyak sumber daya dapat dialihkan ke penyedia pihak ketiga.

Evaluasi proses saat ini dan pertimbangkan semua solusi potensial sebelum mengotomatisasi. Dengan mempertimbangkan semua kemungkinan solusi, bisnis dapat memastikan bahwa mereka memilih opsi terbaik untuk memenuhi tujuan dan sasaran proses.

Kesimpulan

Otomatisasi proses bisnis dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi bisnis, seperti peningkatan efisiensi dan pengurangan kesalahan. Namun, sangat penting untuk mendekati BPA dengan rencana strategis untuk memastikan kesuksesan. Dengan mengikuti apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan, bisnis dapat memastikan bahwa otomasi diterapkan dengan sukses dan perusahaan dapat mewujudkan manfaat penuh otomasi.