運行項目啟動會議的指南

想想你最近的第一天工作。 你可能會在前一晚花時間整理衣服，向一兩個朋友尋求建議，並思考如何在這個新職位上表現出色。 然後你第二天就出現了，盡可能做好準備，並準備給你的老闆和同事留下良好的第一印象，這基本上是你在這個職位上的基礎。

這正是您在與全新客戶進行項目啟動會議時應該採取的心態。 該客戶已同意與您的代理機構建立某種形式的合作夥伴關係，現在是您確保他們做出正確決定的時候了。 讓我們討論一下成功舉辦項目啟動會議的要點，從準備到期望設定再到跟進。

什麼是項目啟動會議？

項目啟動會議是項目經理和各自團隊在銷售過程結束後與客戶進行的第一次真正的互動。 這次會議是與客戶更詳細地討論他們對項目的優先事項、目標和目標的時間。 我喜歡將這次會議設置為客戶和我們團隊之間的某種結構化對話，以確保我們設定對時間表和執行的期望，並花一些時間在專業和個人層面上了解客戶。

為了與任何客戶進行這些重要的對話，您必須首先確保您和您的團隊已做好準備。 下面我們將討論準備項目啟動會議的步驟。

1. 準備項目啟動會議

召開內部項目啟動會議

準備項目啟動會議的第一步（也許是最重要的）是在實際項目啟動電話會議之前召開內部會議，盡可能多地收集有關客戶的信息。 在 Go Fish Digital，項目經理將根據客戶的工作範圍設置幾個不同的內部會議開始。

第一次內部會議總是在項目經理和與客戶一起完成銷售過程的任何人之間進行。 該會議確保項目經理及時了解銷售團隊成員可能收集的任何背景信息，以及客戶已經分享的任何目標或目的。 這也是開始討論哪些團隊成員最適合從事客戶項目的時候了。

我們安排的下一次會議就是我們所說的發現會議。 在本次會議期間，來自客戶工作範圍內每個垂直領域的決策戰略家和分析師將齊聚一堂，進行一些研究。 例如，如果客戶將 SEO 作為其項目範圍的一部分，我們可能會研究諸如可見性、反向鏈接和網站速度之類的內容。 我們還可能會進行一次簡短的網站爬網，以確保沒有危險信號。 這有助於團隊開始了解客戶的站點，並在項目啟動電話會議期間提出我們可能想與客戶提出的任何問題。

最終的內部會議將在項目啟動電話會議的前一天與客戶特定工作範圍內每個垂直領域的所有團隊成員舉行。 這次會議的目的是確保每個人都對項目啟動演示文稿和議程（我們將在下面討論）中列出的談話要點感到滿意，並且沒有人有任何揮之不去的問題或疑慮。

創建項目啟動會議演示文稿和議程

創建項目啟動會議演示文稿和議程是項目經理將在電話會議前一周工作的事情。 議程有助於內部團隊做好準備並確切地知道他們將要討論的問題，演示文稿有助於客戶跟進並可視化我們將在整個會議期間設定的一些期望。

確保您的代理機構擁有議程和演示文稿模板非常重要，以便在執行這些會議時保持一致性和效率。

2. 執行項目啟動會議

介紹團隊

任何項目啟動會議的第一部分都應該是介紹團隊。 並非團隊中的每個人都將面向客戶，因此將面孔與客戶可能通過項目管理工具或整個項目的數字通信渠道進行交互的名稱放在一起會很有幫助。 我總是鼓勵我們的團隊帶著他們的相機參加這些會議，即使客戶關閉他們的相機，以幫助客戶更多地了解我們的團隊。

詢問背景問題

成功的項目啟動會議的下一步是讓客戶有機會介紹自己和他們的團隊。 這也是根據您從銷售交接或會議前所做的研究中學到的任何問題提出任何問題的好時機。

在我看來，這是啟動電話會議中最重要的部分。 這將為未來數月或數年的客戶關係奠定基礎。 在啟動電話會議之前，您應該花時間瀏覽客戶的網站，梳理您在銷售電話會議上的筆記，並對客戶進行任何額外的研究，以編制一份問題清單，以便在電話會議期間詢問客戶。 我還特別要求客戶發送對他們所有 Google 屬性的訪問權限，這將在他們的範圍內有所幫助。 我在下面列出了一些我在項目啟動電話中傾向於問的問題。

• 您對我們在這個項目上的合作有什麼目標？
• 您的優先關鍵字是什麼？
• 誰是你的主要競爭對手？
• 你的主要受眾是誰？
• 您的主要產品/服務是什麼？
• 你能告訴我們你的品牌嗎？
• 您過去是否有任何我們應該知道的數字營銷存在問題或問題？
• 您使用哪個 CMS？ 您可以讓我們的團隊訪問您的 CMS 嗎？
• 與團隊溝通的最佳方式是什麼？ （我們使用名為ClickUp的項目管理工具與我們的客戶溝通，但我始終確保這有效和/或他們是否也想通過電子郵件或 Slack 等其他渠道進行溝通。）

您還需要確保留出時間讓客戶提出他們可能已經準備好的任何問題，或者在展示項目啟動演示文稿時可能會出現的任何問題。 他們提出的一些問題可能需要進一步研究或最終得到回答，但幫助客戶在初次通話中感受到被傾聽總是有益的。

設定期望和下一步

一旦你獲得了足夠的客戶背景來開始製定戰略，讓客戶工作範圍內的每個垂直戰略家清楚地描繪出客戶在未來幾週內應該期待什麼。 我們認為使用視覺時間線非常有幫助。 例如，對於數字公關活動，前幾周用於研究、收集數據和創建資產。 然後我們就可以開始向記者推銷這個活動，希望能收到反向鏈接。 在項目啟動會議期間讓客戶知道這一點很重要，這樣他們就知道何時可以期待更新和結果。

3. 跟進和後續步驟

一旦項目啟動會議結束，真正的工作就開始了。 你已經做好了準備、研究和設定期望的工作。 但是，現在最重要的是確保您遵循本次電話會議中討論的內容。 努力回顧您在項目啟動會議議程中所做的筆記，並就他們詢問的任何內容與客戶進行跟進。 此外，與客戶討論他們跟進狀態電話的節奏以及您將繼續推進哪些任務，以便他們為接下來的幾週制定清晰的路線圖。

結論

項目啟動會議對於為長期的客戶關係奠定良好的基礎至關重要。 不要期望每次會議都順利進行，但如果您遵循上述步驟指南，您將能夠邁出第一步，支持您的團隊運行高效且有效的項目啟動會議。