如何有效地溝通企業內部的危機

已發表: 2021-12-07

每個組織都面臨危機的風險。在過去的兩年中，COVID-19 大流行等等都證明了這一點。不幸的是，當您希望最好時，不能簡單地忽略這種情況。問題不會自行消失。你需要解決它們。

把頭埋在沙子裡並希望問題消失的日子已經一去不復返了。如果你不努力尋找解決方案，你最終會遭受更多的痛苦。大眾、Chipotle、FIFA 和 Lance Armstrong 等品牌已經證明了這一點。

想像一下，您的企業進入了危機時期。你做什麼工作？誰和什麼受到影響？你看的企業越多，你就越能看到有這麼多企業沒有為最壞的情況做好準備，如果，或者更準確地說，當這些時間來襲時，它會受到重創。

領導者失去控制。投資者和利益相關者變得困惑、壓力和恐慌。員工群不知道發生了什麼。即使在最好的情況下，如果沒有適當的組織，事情也會變得不穩定且難以管理。在最壞的情況下，企業在財務和聲譽方面遭受重大損失，甚至可能完全終止。

確保不會發生這種情況是您的工作，而這一切都始於優化您在整個業務中傳達信息的方式。我們將把它分解成幾個簡單的步驟，你現在應該開始考慮這些步驟，為任何最壞的情況做好準備，最終幫助你看清自己的另一面。

奠定基礎

如何有效地溝通企業內部的危機

有升必有降。當您的業務進展順利時，您最不想考慮的就是失去您努力爭取的一切。沒有人願意想像他們的業務會分崩離析，但如果你不這樣做，如果你不這樣做，你怎麼能防止它發生呢？

您需要盡快召集企業內的重要決策者並開始頭腦風暴。您需要考慮所有可能影響您業務的潛在可行危機，將它們列出來，並且基本上想出解決方案，如果您發現自己處於該位置，您可以快速實施。

在其他情況下，您可能知道危機即將來臨，因為您自己產生了危機，例如裁員或進行重大購買。在這種情況下，請考慮如何削減一些地方或做出改變，以確保您能夠保持在盈利和可持續的水平上運營。

但是，如果發生意外問題，例如多名員工離職或生病並需要休假，會發生什麼情況。如果您的物流出現故障並支持您的生產和運輸線，而您的客戶因此受到影響，會發生什麼？

通過突出您業務中可能存在的最大問題，該調查的結果將構成您的危機應對計劃的基礎，這是一種適用於您的特定業務並滿足您自己需求的定制策略。

確定您的問題後，如果您發現自己陷入危機，是時候讓合適的人來完成控制任務了。您想確定一小群有權在需要做出決定時做出決定的執行人員。

對於大公司，團隊應該由 CEO 管理，你需要和你的公關主管一起工作。您的名譽可能會受到威脅，尤其是在出現錯誤或誤判的情況下，快速有效地解決公眾輿論是克服危機的關鍵。

事實上，這一點非常重要，即使您擁有內部公關團隊，如果您認為自己的團隊經驗不足，您也可能需要聘請獨立承包商或顧問。有些危機可以迅速將企業分崩離析，您甚至都不知道發生了什麼。當然，這與您的業務和情況有關，但這絕不是不可能的。

然後，您需要考慮員工以及您將如何進行內部溝通。您需要了解他們需要做什麼的最佳信息。當危機襲來時，您業務的每個領域都會受到影響，因此不要只對某個領域置之不理。

領導力和精神力量

根據經驗，每個企業都應該已經有了發言人。這是受過培訓並能夠向公眾發表意見、解決問題、回答問題的人，並且基本上會在危機時期成為您企業的代言人。

發言人將是經過預先篩选和培訓成為各種溝通渠道的主要和/或備用發言人的人。這個人需要多元化。例如，它需要不同類型的人在 1000 人面前站起來，而不是在鏡頭前的一對一採訪中承諾並表現出色。

這一點尤其重要，因為我們正處於社交媒體時代，這意味著評論或發布故事或視頻非常容易，而且這是一個錯誤。你需要一個能夠保持冷靜、鎮定並專注於手頭的任務以及他們想要達到的結果的人。

過去，快速與某人取得聯繫的唯一方法是打電話或發傳真，假設另一端的人也可以接收？如今，我們生活在一個高度互聯的世界中，無論人們身在何處，您都可以通過無數種方式立即與他們取得聯繫。

這意味著當危機發生時，讓重要的人參與進來是沒有任何藉口的。這包括內部和外部利益相關者、經理、員工、公眾、媒體等。然而，雖然有很多選擇，但您沒有時間在危機中四處尋找如何取得聯繫。

您只需要這樣做，這意味著您需要積極主動地讓您的通信系統和渠道井然有序，這樣它們就可以啟動並準備就緒。也許你甚至有一個專門的危機頻道或消息線程，你只會在時機成熟時使用。當然，這意味著您需要確保每個人都會收到通知並有權訪問該頻道，因為您需要快速採取行動。

一些需要考慮的渠道包括：

這對於確定您將用於與公眾、您的客戶和媒體聯繫的渠道始終很重要。您越有條理，您就可以越快採取行動並繼續解決問題。

危機的問題在於，它們通常永遠不會保持最初的樣子。例如，如果您的產品批次有問題，並且您需要召回整批產品，因為它很危險（例如受污染的食品），監管機構可能會強制檢查您的設施，突出健康和安全方面的新問題或您的操作方式。

現在，很快，你正在處理兩個問題，事情很快就會失控。這就是為什麼必須有一種方法來監控和關注您正在處理的問題。這又回到了有組織的問題上。只有當你有解決問題的信息時，你才能解決問題，這意味著監控情況並掌握事實。

更重要的是，您可以確定您的利益相關者和上級會想知道發生了什麼。您如何監控問題取決於問題本身，但您需要計劃您正在處理的問題類型，然後使用適當的工具來跟踪更改。

例如，如果您正在處理公關問題，您將使用 Google Alerts 等工具來跟踪公眾輿論對您的業務的趨勢以及隨著時間的推移如何變化。

如果您遵循這些提示，您應該會積極地看到如何處理危機情況的改進。我不會涉及如何處理每個單獨的危機，因為每個單獨的企業都有無數種可能發生的事情。

但是，在溝通方面，這些應該是您在處理、處理和克服這種情況時需要知道的所有技巧。儘管如此，您需要採取的最後一步是在危機發生之後，那就是評估您如何處理這種情況。

這意味著要弄清楚你在哪些方面做得好，哪些方面做得不好，以及下次危機情況出現時你將如何變得更好。這意味著召開會議並真正批評您的企業應對這種情況的方法。

結論

雖然沒有企業願意陷入危機，並且祈禱您永遠不必經歷危機，但時不時會出現問題，做好準備並期待最壞的情況可以挽救您的皮膚並幫助您克服問題以最有效和最有益的方式，希望讓您的業務比開始時更強大、更安全。

但是，您需要考慮的最重要的一點是積極主動。問題永遠不會自行消失，如果不加以控制，它們很可能會變得更糟。腳踏實地並掌握控制權，您的企業可以克服任何困難。