构建商务沟通平台的 5 个步骤

良好的内部沟通是任何企业成功的关键因素。 事实上，一项研究表明，现代工作场所的员工将大约 80% 的时间花在协作活动上。 在这个现代商业世界中，数字通信工具是最大化这些交互的关键。

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不幸的是，大多数企业都受到分散、不连贯的内部平台的困扰。 一家拥有 5-10 名员工的小型初创公司可以很好地与电子邮件或社交媒体应用程序等常规信使合作。 但是，当您雇用新员工并建立一个更加分支的结构时，您将需要一个专门的内部沟通平台——该平台可以无缝地整合到您现有的流程中，并根据您的员工的要求进行定制。

此外，您需要一个解决方案，例如拨号解决方案，您可以将其整合到您的通信平台中，并允许您与您的客户和客户无缝连接。 如果您有兴趣，请查看 Call Cowboy 出售的 1800 个号码。

通过这份综合指南，我们将讨论自定义业务通信工具的好处以及您应该如何从头开始构建一个。

内部业务沟通平台的好处

构建您的通信工具可以通过多种方式帮助您的业务。 以下是定制的内部业务通信软件的一些好处：

1. 生产力提升

企业应该开发企业通信平台的主要原因是无助于提高员工的生产力。 当沟通更快、更容易时，您的员工可以专注于其他重要工作并花费更多时间。 使用定制软件，您的员工可以访问最新的更新和相关信息，这些信息可以随时随地在任何设备上轻松访问。

如果需要，您还可以在平台中包含协作工具，例如电子邮件收件箱或共享工作区，为您的员工提供全新的可能性。 如果您有预算，自动化是帮助提高生产力、自动化和简化日常任务以腾出时间为您的员工的另一种方式。

2. 更好的远程员工体验

由于 COVID-19 的爆发，现代工作场所需要全面的数字化转型，尤其是现在随着远程工作的增长趋势。 但随着大流行开始缓解，企业开始再次开门营业，大多数组织现在都在使用混合设置——传统办公室和远程工作的结合。

在这两种情况下，顺畅的内部沟通对企业来说都至关重要，尤其是在混合工作场所中。 定制的通信工具可以帮助您提高生产力，同时还可以简化现有流程。

3. 更简化的流程

企业沟通通常涉及用于不同目的的多个渠道。 这可能会造成沟通孤岛并导致员工断开连接。 通过构建自定义的内部通信平台，您可以在简化流程的同时创建统一的通信，无需在不同平台和应用程序之间切换。

因此，您的员工可以花费更少的时间来查找所需的数据和信息。 相反，他们可以在一个地方获取所有当前的基本内容。

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4. 营造公开透明的企业文化

用于内部企业沟通的定制平台有助于营造开放和友好的文化来分享意见和想法，以及了解您的同事并增加信任和友情。

如果开发得当，商业交流平台也可以成为传播和推广企业文化的地方。 它可以让你发布公告、分享公司照片、举办在线研讨会和虚拟活动，或者表彰你的员工——所有这些都可以提高工作场所的满意度、动力和包容性。

如何打造商务沟通平台

1.选择有经验的软件开发公司

除非您是具有严格软件开发背景的程序员，否则开发您的通信平台意味着您需要聘请或外包软件开发公司来构建通信平台。

作为负责构建通信软件的人，您需要有足够知识的人。 考虑询问过去的项目，以及他们是否有构建您需要的解决方案的经验。 检查他们的跟踪记录并阅读有关他们服务的评论和推荐。

最好的软件开发公司还应该拥有为您的公司开发定制通信平台所需的正确工具和资源。 他们应该使用最新的新兴技术来构建安全且可扩展的软件产品。

此外，软件开发可能需要数月才能完成。 这意味着您将与一家开发公司合作数月。 因此，您需要一家拥有无缝和透明沟通并不断向您更新项目里程碑的公司。

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2.做你的研究

一旦找到合适的开发合作伙伴，您就可以开始与他们进行研究。 与每个项目一样，您需要通过周密的计划开始您的业务通信平台开发。 您和您的开发人员应该彻底研究市场情况和气候。 根据您的开发公司使用的软件开发生命周期，该过程会有所不同。

不过，一般而言，研究企业通信软件市场需要您回答以下关键问题：

您对通信平台的业务需求是什么？

定制的商务交流平台让您可以根据自己的业务需求进行完美的定制。 那么，现在的问题是这些需求是什么？

要了解您的业务需求，请考虑谁、什么和如何。

谁将使用该软件？ 是针对特定部门还是针对全公司的解决方案？ 您的员工将如何使用它？ 他们是否需要一个简单的群聊应用程序来保持联系并分享公司新闻？ 您是否需要一些特定部门的项目管理或协作工具来访问和共享想法和信息？ 也许您需要一些特别的东西，例如为您的高层管理人员和董事会成员提供沟通解决方案？ 或者，也许你想要这一切？

您需要 Web 解决方案、移动应用程序还是两者兼而有之？

确定需求后，您需要决定是选择仅 Web/移动解决方案，还是计划同时涵盖这两种解决方案以实现业务通信。

一般来说，传统的办公室是由台式电脑和笔记本电脑组成的。 因此，大多数企业数字通信解决方案通常是基于网络的。 也就是说，随着远程工作的日益普及，移动优先的应用程序也显着增加。

在大多数情况下，即使是基于网络的平台现在也应该适合移动设备。 但是，最好同时开发两者（前提是您有预算），这样您就可以满足混合工作场所的需求。

您的成功 KPI 是什么？

设置明确的成功 KPI 可以让您更好地了解实现它们所需的最佳功能。 您需要设置的确切指标列表将取决于您的业务需求。 但是，一般来说，一个有效的业务沟通平台的成功 KPI 可能包括：

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1. 参与度指标

这是指员工将如何与平台互动并参与企业和社会交流活动。 例如，它可能包括打开、回复、点击和其他相关指标。

2. 行为指标

这是指解决方案如何影响员工的行为、态度和意见。 这可能包括满意度和信任度、平均响应率等等。

3. 生产力指标

这是指该平台如何提高公司内部的生产力和员工。 一些示例可能包括由于改进了内部沟通而节省了多少时间，或者沟通和协作的速度有多快。

请注意，在研究阶段会出现更多问题。 大多数开发公司可以帮助您在开发的第一阶段概述有关项目的所有信息。 因此，请花点时间与您选择的开发公司讨论您的选择和需求。

3. 建立中央枢纽

任何有效的内部沟通工具都需要一个中心枢纽，作为您协作和沟通需求的基础。

在这种情况下，请考虑使用 Intranet。 它充当您员工的集中式数字工作场所中心，集成所有现有系统。 它还使您的管理人员可以更轻松地管理通信和内容，同时让您的其他员工更方便地找到必要的信息并相互联系。

它提供了一个可以开始所有协作和通信的地方，并允许用户在三个不同的层次上进行连接——个人、本地和全球。

一般来说，您的软件开发可能会帮助您建立公司的内部网，以配合您的通信平台开发。

4.考虑您需要的功能

我们之前提到过，开发您的通信平台可以让您完美匹配您公司的需求。 因此，它的功能也可以定制。 这使得潜在功能列表变得更大。

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以下是内部沟通平台的一些最常见的功能。 请注意，您拥有的功能越多，软件开发的成本就越高。

1. 入职

引导背后的想法是帮助引导用户，展示主要功能是什么以及如何使用它们。 在构建通信平台时，您可以通过不同的方式实施入职流程，例如简短的介绍视频或平台及其主要功能的一些屏幕截图。

2. 简介

内部沟通以透明为基础。 因此，您希望您的员工能够登录并识别自己。 注册过程不应与用户可以提供其电子邮件或电话号码的其他应用程序不同。 或者，您可以选择让您的管理员创建员工资料。 他们的个人资料必须包括必要的信息，例如照片、姓名、部门、​​职位、联系方式以及爱好等非工作信息，这些信息对于改善员工关系很有用。

3.饲料

在这里发布所有信息——公告、成就、当前项目、公司生活更新等等。 您应该包含允许您固定重要公告的功能，以便每个人都可以看到它们。 您还可以包括一个过滤系统，以便员工可以按相关性对帖子进行排序。

4. 图书馆

员工的主要沟通问题之一是找到正确的文件。 拥有一个共享文件库可以帮助您的员工将所有内容存储在一个地方，并在需要时随时访问。

5. 团体

此功能对于帮助特定部门创建专用组以共享特定于团队的信息是必要的。 可以发布公告和其他信息，以便只有组成员可以查看和访问它们。

6. 聊天和视频通话

即时消息和视频通话功能是任何现代商业通信平台的必备功能。 在用户之间拥有直接消息传递功能至关重要。 视频通话功能还允许远程团队举行虚拟会议。

7.文件共享

这对于所有业务通信都是必要的。 根据您的业务需求，共享一种类型的文件可能就足够了，但如果您的平台可以支持多种文件类型，那就更好了。

8. 通知

通知是必要的，以确保员工在应用程序在后台运行时不会错过任何重要消息或公告。

9. 管理员控制

管理员控制是一项重要的安全功能。 它允许您分配一个管理员来监控内部通信、添加或删除员工、更改访问级别等等。

10. 集成

能够添加和集成第三方应用程序的选项允许与您现有的解决方案无缝匹配。 它还有助于节省成本。 例如，您可以简单地集成您已经使用的现有服务，例如 Dropbox 或 Office 365，而不是开发协作文档编辑功能。

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5. 制定预算

商业交流平台并不便宜。 如果您走自定义路线，则需要留出大量预算。 一般来说，您的开发人员可以帮助您规划您的平台以适应您的既定预算。

也就是说，这里有一些影响沟通发展的因素：

• 您需要的专家类型（项目经理、android/iOS 开发人员、Web 开发人员等）
• 开发时间
• 功能和特点
• 设计（预制界面或从头开始制作）
• 平台（基于网络或移动应用程序）

带走

随着社会连通性的变化，商务沟通不断发展。 如今，要构建透明、协作的商业环境，专用的商业交流平台比以往任何时候都更加重要。

这就是为什么商务通信软件开发变得越来越流行的原因，它可以为您的员工提供一个专为他们的需求而设计的平台，并完美匹配您现有的工作流程——这是预制解决方案难以提供的。

借助定制的内部企业通信工具，您的企业可以利用众多优势，特别是提高整体生产力。 拥有高效员工的企业是一个成功的组织。