ห้องข้อมูลเสมือนจริง: ประโยชน์ การใช้งาน และเครื่องมือ

เทคโนโลยีได้เปลี่ยนวิธีการดำเนินธุรกิจและการทำงานของพนักงานทั่วโลก

เทคโนโลยีใหม่ๆ มากมาย เช่น สมาร์ทโฟน SaaS แล็ปท็อป แท็บเล็ต ฯลฯ ได้ส่งเสริมพื้นที่ทำงานดิจิทัลและการทำงานจากระยะไกล สิ่งเหล่านี้มีบทบาทอย่างมากในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล จึงทำให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าที่เคย

VDRs หรือห้องข้อมูลเสมือนเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิวัติในแง่ของเทคโนโลยีนี้ ห้องข้อมูลเสมือนจริงได้เปลี่ยนวิธีการทำข้อตกลงสำหรับธุรกิจไปอย่างสิ้นเชิง โพสต์นี้จะสำรวจ VDR ประโยชน์ การใช้งาน และผู้ให้บริการ VDR บางราย

VDR หรือ Virtual Data Room คืออะไร?

ห้องข้อมูลเสมือนเป็นพื้นที่ออนไลน์หรือพื้นที่เก็บข้อมูลที่องค์กรจัดเก็บข้อมูลและไฟล์ที่เป็นความลับ พวกเขาใช้ VDR ในกรณีของการทำธุรกรรมทางการเงินหรือเมื่อติดต่อกับบุคคลที่สาม

VDR เป็นบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ช่วยให้สามารถแบ่งปันข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลลับกับคู่ค้า ลูกค้า และอื่นๆ

ห้องข้อมูลเสมือนจริงใช้วิธีการเข้ารหัสที่รัดกุม ซึ่งทำให้พื้นที่เก็บข้อมูลมีความน่าเชื่อถือและปลอดภัย VDR เข้ารหัสข้อมูลก่อนที่จะย้ายไปยังคลาวด์สตอเรจ

นอกจากนี้ยังอนุญาตให้คุณเลือกจากการตั้งค่าการจำกัดและการอนุญาตเอกสารต่างๆ ซึ่งจะป้องกันไม่ให้มีการคัดลอก แชร์ หรือพิมพ์ข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

การใช้ห้องข้อมูลเสมือน

VDR มีพื้นที่สำหรับการตรวจสอบสถานะที่จำเป็นขณะสรุปข้อตกลงทางธุรกิจ ธุรกรรมเหล่านี้เกี่ยวข้องกับเอกสารและไฟล์ขนาดใหญ่และมีจำนวนมากขึ้น

เอกสารเหล่านี้ส่วนใหญ่เป็นความลับและมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมาก VDR นำเสนอวิธีที่เชื่อถือได้สำหรับผู้ที่สนใจทุกคนในการแลกเปลี่ยนและตรวจทานเอกสารในขณะที่กำลังเจรจา

สำหรับธุรกิจเพื่อรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจ จำเป็นต้องมีการส่งข้อมูลและสัญญาบ่อยครั้ง ห้องข้อมูลเสมือนจริงจัดเตรียมพื้นที่จัดเก็บสำหรับสัญญาเหล่านี้และทำให้พร้อมใช้งานได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

สิ่งเหล่านี้ทำงานเป็นจุดเชื่อมต่อส่วนกลางสำหรับทนายความ หน่วยงานกำกับดูแลภายนอกและภายใน นักบัญชี และบุคคลอื่นๆ ระบบกลางดังกล่าวช่วยลดความเสี่ยงของความล่าช้าและข้อผิดพลาด นอกจากนี้ยังให้ความโปร่งใสในการสื่อสาร

ประโยชน์ของห้องข้อมูลเสมือน

ห้องข้อมูลเสมือนจริงเป็นโซลูชั่นที่สมบูรณ์แบบสำหรับทุกองค์กร สามารถช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงกระบวนการแบ่งปันเอกสารและทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น พวกเขาให้ประโยชน์มากมาย ซึ่งบางส่วนรวมถึง:

• การแบ่งปันเอกสารและข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญและเป็นส่วนตัวอย่างมีประสิทธิภาพอย่างปลอดภัย
• ให้การปกป้องข้อมูลองค์กร
• การจัดการข้อมูลและเอกสารที่ปลอดภัยและปลอดภัย
• เข้าถึงได้พร้อมกันหลายฝ่าย
• สามารถอัพโหลดข้อมูลจำนวนมากได้
• รองรับอุปกรณ์มือถือ
• มีคุณลักษณะการค้นหาที่แม่นยำ

ต่อไป เราจะสำรวจกรณีการใช้งานของห้องข้อมูลเสมือนจริง

ใช้กรณีของห้องข้อมูลเสมือน

ห้องข้อมูลเสมือนจริงสามารถใช้ได้ในทุกพื้นที่ที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มทุน ธุรกรรมทางการเงิน และข้อตกลงทางธุรกิจ มาดูการใช้งานหลักๆ ของ VDR กัน

เทคโนโลยี

VDR เป็นโซลูชันที่มีประโยชน์อย่างมากสำหรับอุตสาหกรรมเทคโนโลยี สิ่งเหล่านี้ช่วยให้องค์กรด้านเทคโนโลยีที่ใหญ่ที่สุดสามารถแบ่งปันข้อมูลระหว่างทีมและกระจายไปทั่วโลก

การพัฒนาองค์กร

กลยุทธ์องค์กรเกี่ยวข้องกับการใช้อาร์เรย์ข้อมูลจำนวนมาก การใช้ VDR ช่วยในการระบุแนวโน้มของข้อมูลที่ไม่มีใครสังเกตเห็น

วาณิชธนกิจ

อุตสาหกรรมวาณิชธนกิจใช้สิ่งอำนวยความสะดวกในห้องข้อมูลเสมือนจริงในระดับที่ดี กระบวนการต่างๆ เช่น การเพิ่มทุน การเสนอขายหุ้น และการควบรวมกิจการต้องการการแบ่งปันข้อมูลจำนวนมาก ทำให้ต้องมี VDR

ภาคกฎหมาย

อุตสาหกรรมกฎหมายเกี่ยวข้องกับงานเอกสารจำนวนมาก อย่างไรก็ตาม เอกสารนี้กำลังเปลี่ยนเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยเหตุนี้ ห้องข้อมูลเสมือนจริงจึงเข้ามามีบทบาทในอุตสาหกรรมนี้เพื่อจัดเก็บ ดึงข้อมูล และแบ่งปันเอกสารทางกฎหมาย

บริษัทรับทำบัญชี

VDR ช่วยให้องค์กรบัญชีและการตรวจสอบแบ่งปันบัญชีและรายงานการตรวจสอบกับลูกค้าผ่านแพลตฟอร์มที่ปลอดภัย

อสังหาริมทรัพย์

อุตสาหกรรมอสังหาริมทรัพย์ประกอบด้วยเอกสารจำนวนมากและการแลกเปลี่ยนเอกสาร VDR ช่วยในการจัดเก็บและจัดการเอกสารเหล่านี้โดยไม่มีความเสี่ยงใดๆ

ห้องข้อมูลเสมือนกับห้องข้อมูลจริง

ก่อนหน้านี้ ก่อนวิวัฒนาการของเทคโนโลยีดิจิทัล มีการใช้ห้องข้อมูลทางกายภาพ สิ่งเหล่านี้ถูกใช้เพื่อจัดเก็บเอกสารสำคัญ เอกสารทรัพย์สินทางปัญญา และอื่นๆ ห้องข้อมูลทางกายภาพเป็นตำแหน่งจริง

แต่ปัจจุบันด้วยวิวัฒนาการของเทคโนโลยีดิจิทัล เอกสารเสมือนจริงหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาแทนที่เอกสารจริง เป็นผลให้ห้องข้อมูลเสมือนเข้ามาแทนที่ห้องข้อมูลจริง ห้องข้อมูลเสมือนจริงมีข้อดีหลายประการเมื่อเทียบกับห้องข้อมูลจริง ลองหากัน:

#1. ส่วนต่างของต้นทุน

ห้องข้อมูลทางกายภาพต้องมีสถานที่ให้เช่าและสิ่งอำนวยความสะดวกด้านความปลอดภัยที่เหมาะสมเพื่อป้องกันเอกสาร ซึ่งหมายความว่ามีค่าใช้จ่ายจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับค่าเช่า ค่าบำรุงรักษา ค่ารักษาความปลอดภัย ฯลฯ

ในทางกลับกัน ห้องข้อมูลเสมือนเป็นโซลูชันระบบคลาวด์ที่ให้ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากอย่างปลอดภัย ห้องข้อมูลเสมือนจริงนั้นคุ้มค่ากว่าห้องจริงมาก

#2. เวลาดึงข้อมูล

ในห้องข้อมูลทางกายภาพ คุณสามารถจินตนาการได้ว่าการค้นหาเอกสารกองโตนั้นยากเพียงใด คุณต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำเช่นนี้ แม้ว่าจะมีการจัดระเบียบอย่างสมบูรณ์ก็ตาม

เมื่อเทียบกับสิ่งนี้ VDR ช่วยให้คุณทำสิ่งนี้ได้อย่างราบรื่นในไม่กี่วินาที ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารสามารถค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลได้ทันทีโดยไม่ต้องรอ

#3. ประสิทธิภาพ

VDR ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการเอกสารและกระบวนการทางธุรกิจ เนื่องจากช่วยให้เอกสารเข้าถึงผู้เสนอราคาหลายรายในเวลาอันสั้น

แต่เมื่อเราพูดถึงห้องข้อมูลทางกายภาพ ผู้ประมูลต้องกำหนดเวลานัดหมายเพื่อเข้าถึงห้อง ดังนั้นระดับประสิทธิภาพจะต่ำ

#4. การสื่อสารที่เป็นความลับ

VDRs ช่วยให้การสื่อสารที่เป็นความลับและเป็นส่วนตัวระหว่างทั้งสองฝ่าย คุณสามารถตอบคำถามเฉพาะจากองค์กรอื่นได้โดยไม่ต้องให้ใครเข้าถึงข้อมูลของคุณ คุณสามารถให้สิทธิ์ใครก็ได้ในการดูเอกสารของคุณหรือมากกว่านั้น

#5. การติดตาม

VDR ช่วยให้ติดตามการดูเอกสารได้ง่าย ในขณะเดียวกัน สิ่งนี้เป็นไปไม่ได้ในห้องข้อมูลทางกายภาพ คุณไม่สามารถควบคุมว่าใครจะดูเอกสารใดได้บ้าง แต่ห้องข้อมูลเสมือนช่วยให้คุณเห็นว่ามีคนดูไฟล์ของคุณกี่คน คุณได้รับรายงานรายวันเกี่ยวกับเรื่องนี้ ซึ่งทำให้การติดตามสะดวก

ผู้ให้บริการห้องข้อมูลเสมือนจริงหลายรายมีคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยม คุณลักษณะต่างๆ ช่วยให้คุณสามารถจัดการเอกสารและไฟล์ของคุณทางออนไลน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

เครื่องมือห้องข้อมูลเสมือนจริง

มาสำรวจผู้ให้บริการห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ดีที่สุดที่คุณสามารถพิจารณาได้

iDeals

iDeals มอบวิธีการทำงานร่วมกันและแบ่งปันเอกสารสำคัญทางธุรกิจของคุณอย่างปลอดภัย ช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดไฟล์โดยใช้คุณลักษณะการลากและวางที่ง่ายดาย คุณสามารถอัปโหลดไฟล์จำนวนมากและประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณ

รองรับไฟล์รูปแบบต่างๆ กว่า 25 รูปแบบ และให้คุณรวมเข้ากับ Windows Explorer ได้ ตัวเลือกการค้นหาข้อความและตัวกรองที่ใช้งานง่ายทำให้การดึงข้อมูลสะดวกยิ่งขึ้น

อันซาราดา

Ansarada เป็นห้องข้อมูลเสมือนจริงอัจฉริยะที่ทำงานมากกว่าโซลูชันการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ ผสานรวมกับแพลตฟอร์มอื่นเพื่อเปิดใช้งานการซิงค์สองทางและนำเสนอคุณสมบัติการลากและวางเพื่อให้คุณอัปโหลดเอกสารและไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว

Ansarada ช่วยให้คุณติดตามและควบคุมการกระทำทั้งหมดของคุณ ได้รับการสนับสนุนโดยพลังของปัญญาประดิษฐ์ ซึ่งช่วยให้คุณทำการรายงานโดยอัตโนมัติ คาดการณ์ผลลัพธ์ และอื่นๆ

CapLinked

CapLinked ให้บริการโซลูชั่นห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ปลอดภัยและเรียบง่ายสำหรับองค์กรในการจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัย ช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดเอกสารได้ทันทีและจำกัดการเข้าถึงโดยให้สิทธิ์แก่บุคคลที่คุณต้องการ

คุณสามารถอัปโหลดไฟล์จำนวนมากและช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณ การรักษาความปลอดภัยระดับองค์กรทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารสำคัญของคุณปลอดภัยและได้รับการปกป้องอยู่เสมอ CapLinked ให้บริการห้องข้อมูลสำหรับโครงการ องค์กร และองค์กรทุกขนาดและทุกงบประมาณ

วันฮับ

ทำงานร่วมกันอย่างง่ายดายและราบรื่นกับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และคู่ค้าของคุณด้วยวิธีที่ปลอดภัย ด้วย OneHub คุณสามารถแบ่งปันข้อมูลธุรกิจส่วนตัวของคุณโดยไม่ต้องกังวลใดๆ

ช่วยให้คุณอัปโหลดไฟล์ได้อย่างรวดเร็วด้วยฟังก์ชันการลากและวาง การติดตามกิจกรรมขั้นสูงทำให้คุณสามารถติดตามทุกอย่างในห้องข้อมูลได้ คุณสามารถดูตัวอย่างคุณภาพสูงสำหรับไฟล์มากกว่า 30 ประเภท คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันได้ง่ายๆ โดยมอบหมายงาน ให้สิทธิ์ และอื่นๆ

ห้องข้อมูลนี้มาพร้อมกับการเข้ารหัสระดับธนาคาร

กล่อง

Box ช่วยให้คุณจัดการการเสนอราคา การควบรวมกิจการ และสัญญาได้อย่างปลอดภัยด้วยการป้องกันสูงสุด มาพร้อมกับการผสานรวมมากกว่า 1,400 รายการเพื่อทำให้กระบวนการง่ายขึ้น ช่วยให้คุณปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ของคุณโดยอนุญาตการแสดงตัวอย่างในเบราว์เซอร์และการเข้าถึงผ่านมือถือ

การรักษาความปลอดภัยระดับไฮเอนด์ช่วยป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตและทำให้มั่นใจว่าเอกสารมีการเข้าถึงที่ปลอดภัย การควบคุมโฟลเดอร์และการอนุญาตผู้ใช้ที่เข้มงวดจะคอยติดตามกิจกรรมที่น่าสงสัย

คำสุดท้าย

คุณจะเห็นว่าห้องข้อมูลเสมือนมีความสำคัญและมีประโยชน์เพียงใดเมื่อเราพูดถึงเอกสารที่สำคัญ ทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้องกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการทำธุรกรรมต่างต้องการห้องข้อมูลเสมือนจริงที่ปลอดภัยเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารมีความปลอดภัยสูงสุด

คุณสามารถพิจารณาผู้ให้บริการ VDR ที่แนะนำข้างต้นและมุ่งเน้นไปที่งานธุรกิจของคุณโดยไม่ต้องกังวลใดๆ

ถัดไป คุณสามารถดูซอฟต์แวร์ระบบเอกสารอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาทำงาน