Anime suas reuniões com o software de gerenciamento de reuniões

Estamos apenas a alguns meses do ano novo e já o estou chamando de ano da automação.

Entre a explosão do nosso mais novo amigo ChatGPT e software de inteligência artificial mais avançado, as organizações estão procurando maneiras de cortar custos desnecessários e maximizar o tempo dos funcionários alocado para o trabalho profundo. E faz sentido o porquê.

Otimizamos nossos fluxos de trabalho para temores de recessão global e demanda flutuante do mercado, especialmente para empresas B2B. Nenhum de nós está cego para as demissões em tecnologia que ocorreram em 2022. E agora veremos como as empresas podem se adaptar a recursos reduzidos e mercados em constante mudança, ao mesmo tempo em que entendem a tecnologia em constante evolução.

Em suma, menos pessoas estão fazendo mais trabalho. Uma das maneiras pelas quais as organizações com visão de futuro se adaptarão é se apoiar no crescente arsenal de IA.

Em muitos casos, as ferramentas de automação se tornam não apenas um luxo, mas uma necessidade. Ao se conectar com seus colegas de equipe, você deve esperar uma virada na automação em todos os setores, especialmente no gerenciamento de reuniões.

A conexão em um mundo pós-pandêmico que mudou amplamente as forças de trabalho para o trabalho global, remoto e híbrido continuará a depender do software de videoconferência.

O que as empresas usam junto com as ferramentas de conferência global afetará significativamente a forma como as forças de trabalho economizam tempo e dinheiro e atenuam os estressores diários. E uma das áreas que as organizações procuram simplificar mais do que nunca são as reuniões.

As reuniões já são um tópico muito debatido - se você encontra valor em todas as mãos regulares para sua organização ou ficaria feliz sem outra reunião cara a cara novamente. Ame-os ou odeie-os, as reuniões estão aqui para ficar (elas podem começar a parecer muito diferentes).

No nível básico, as reuniões são onde você se conecta, colabora e muitas vezes reúne diversas ideias para desenvolver soluções e planos inovadores. O que o software de gerenciamento de reuniões continua a resolver é como limpar suas reuniões existentes - seja como você prepara, executa ou acompanha.

O software de gerenciamento de reuniões continua a melhorar anualmente, com tecnologia mais inteligente, adoção mais ampla e uma força de trabalho remota global que precisa de preparação e resumos de reuniões mais rápidos. Não é de admirar que as ferramentas de gerenciamento de reuniões digitais sejam uma grande tendência a ser observada. Vamos examinar o porquê.

Reuniões ruins custam bilhões às empresas

O custo de realizar reuniões ruins é enorme. Um relatório do estado das reuniões de 2019 revelou que reuniões mal organizadas custam às organizações US$ 399 bilhões apenas nos EUA. No mesmo ano, US$ 73 bilhões foram desperdiçados na Alemanha, US$ 58 bilhões no Reino Unido e US$ 33 bilhões na Suíça – tudo devido a reuniões ruins.

É fácil chamar as reuniões "ruins" de caras, mas onde especificamente as reuniões estão afetando os resultados das organizações? Principalmente nos custos trabalhistas - o fenômeno comum conhecido como "fadiga de reunião" pode ser atribuído aos trabalhadores que precisam de tempo para se recuperar de situações frustrantes.

Na pior das hipóteses, reuniões contínuas e mal conduzidas podem reduzir a produtividade geral dos negócios e irritar os funcionários, especialmente aqueles em cargos de liderança que podem passar até 23 horas por semana em reuniões, causando insatisfação no trabalho que pode contribuir para uma rotatividade dispendiosa.

Como o software de gerenciamento de reuniões combate reuniões ruins

Você não está sozinho se já se queixou de uma reunião sem sentido ou de uma reunião que durou muito tempo. A mudança para a automação de reuniões por meio de software de reunião combaterá diretamente as reclamações mais comuns sobre reuniões.

• As reuniões são muito longas e improdutivas. Esta reclamação é a principal dor que o software de reunião visa resolver. O software sólido de gerenciamento de reuniões monitora o tempo geral da agenda, o tempo de cada item da agenda e o tempo de cada palestrante.
  Quanto à produtividade, o software de reunião pode ajudar a produtividade de sua equipe de várias maneiras. No mínimo, sua ferramenta de gerenciamento de reuniões tem uma maneira direta de registrar as tarefas e decisões da reunião e acompanhar os itens de ação.
• As reuniões não são bem organizadas ou bem planejadas. A maioria dos softwares de gerenciamento de reuniões, se não todos, possui algum construtor de agenda que permite a criação de modelos simples, complexos ou personalizados para que as equipes possam adicionar estrutura e um plano às suas reuniões.
• As reuniões não são orientadas para a ação e não resultam em próximos passos claros. O software de reunião reduz os custos por meio da automação, armazenando intuitivamente os registros da reunião. É fácil acessar o resumo ou as atas da reunião quando necessário, o que ajuda você a processar ainda mais as informações registradas.
• As reuniões não são inclusivas e não permitem a igualdade de participação. A inclusão no local de trabalho é vital, pois a falta de diversidade e inclusão nas reuniões pode causar pontos cegos caros.

O software de gerenciamento de reuniões fornece uma plataforma de reunião virtual que garante que todos tenham a mesma oportunidade de participar, independentemente de sua localização física ou circunstâncias pessoais. Isso promove a inclusão e aumenta a produtividade, minimizando o tempo e o esforço gastos em viagens e agendamentos.

Com recursos como quadros brancos virtuais, compartilhamento de tela e colaboração em tempo real, o software de gerenciamento de reuniões permite que as equipes trabalhem juntas de maneira perfeita e eficiente, independentemente de sua localização ou fuso horário.

Trabalho de reunião menos mundano, mais tempo para estratégia

Dos 182 gerentes seniores entrevistados pela Harvard Business Review, 64% disseram que as reuniões acontecem às custas do pensamento profundo. Essa é uma estatística preocupante para empresas que buscam se adaptar continuamente por meio de uma estratégia profunda e de longo prazo.

Para se manterem competitivas nos mercados atuais, as empresas precisam que seus melhores e mais brilhantes profissionais se concentrem em itens de grande porte.

Tarefas como criar agendas do zero ou digitar atas de reuniões manualmente consomem tempo e frustram os funcionários. Isso leva à insatisfação no local de trabalho, rotatividade e desperdício de recursos. Não é apenas o tedioso trabalho de preparação para as reuniões que pode ser assustador. Uma reunião ruim pode levar à síndrome de recuperação da reunião, tornando difícil para os funcionários se recuperarem das reuniões e trabalharem com eficiência.

As reuniões devem evitar as armadilhas comuns: automatizar tarefas, se possível, manter as reuniões no caminho certo e manter apenas os participantes relevantes. Por que seus funcionários estruturam manualmente uma agenda, resumindo anotações de reuniões e redigitando itens de ação em um segundo local digital quando um aplicativo de gerenciamento de reuniões pode fazer isso por você em segundos?

Fonte: Arte de Ronnie Jensen

O software de gerenciamento de reuniões permite reuniões estratégicas com uma agenda fixa, cronograma definido, tópicos focados e palestrantes designados. Os participantes sabem o que esperar, para que possam se preparar com antecedência e se aprofundar na agenda à medida que a reunião avança.

As reuniões assíncronas já estão acontecendo e as empresas precisam se adaptar

A COVID-19 nos mostrou que as reuniões presenciais não são mais necessárias para o sucesso organizacional. Empresas com visão de futuro, muitas das quais têm funcionários em vários fusos horários, passaram a trabalhar e fazer reuniões assíncronas.

Mas como uma reunião assíncrona é diferente de um simples bate-papo do Teams?

Em reuniões assíncronas, os participantes gastam um tempo específico em todo o material da reunião, em vez de em uma tarefa aberta. Uma reunião assíncrona bem conduzida tem um propósito, uma agenda, um local central para os participantes compartilharem seus pensamentos e um processo para registrar as atas. As atas da reunião são finalizadas e enviadas quando a reunião é concluída.

Executar tal reunião com partes díspares só é possível com o software de gerenciamento de reuniões para apoiá-lo.

Fonte: Velocity Global

O que procurar no software de gerenciamento de reuniões?

Desde o início das reuniões (não tenho certeza, não estava lá, mas acho que aconteciam em cavernas pré-históricas), tem havido um tema de reclamações de reuniões.

Algumas das queixas mais comuns em reuniões incluem palestrantes sobrepostos, reuniões longas, nenhum processo padrão de construção de agenda ou anotações, nenhuma área centralizada para armazenar anotações ou atas de reunião e uma pessoa monopolizando a reunião. É por isso que procurar as soluções exatas para esses contratempos comuns em reuniões é essencial ao considerar o software de gerenciamento de reuniões.

Quando você investe em um software de gerenciamento de reuniões, deseja obter o máximo retorno possível. Aqui estão os principais recursos para ter em sua lista de desejos de gerenciamento de reuniões:

• Um construtor de agenda; pontos de bônus se vários membros da equipe puderem colaborar na agenda
• Um sistema automatizado para criar e distribuir atas de reunião
• Um rastreador de tempo para itens de agenda e palestrantes
• Um sistema para medir a eficácia da sua reunião e coletar feedback da reunião de sua equipe
• Um sistema para organizar palestrantes
• Um sistema para registrar automaticamente as tarefas da reunião
• Um sistema para registrar automaticamente as decisões da reunião
• Um mecanismo de votação na reunião
• Integração com outras ferramentas de produtividade que podem auxiliar no gerenciamento de tarefas
• Armazenamento centralizado de materiais de reunião
• Capacidade de personalizar e modelar agendas, atas de reuniões e muito mais

Embora esta lista certamente não seja exaustiva, é um bom ponto de partida ao investir em tecnologia de gerenciamento de reuniões.

Quanto tempo e dinheiro você poderia economizar com o software de gerenciamento de reuniões?

O tempo e o dinheiro economizados com o software de gerenciamento de reuniões dependem dos tipos de reuniões que você realiza, do tamanho da sua equipe e da duração das reuniões. Aqui está um exemplo para calcular o tempo e o dinheiro gastos em reuniões.

De acordo com a calculadora da HBR, uma reunião de uma hora com oito funcionários que ganham 70 mil por ano custará à sua organização US$ 392 por reunião. Enxágue e repita essa reunião algumas vezes por mês ou mesmo semanalmente, e você poderá ver como as reuniões se acumulam.

Despesas de reunião são custos irrecuperáveis ​​se não houver estrutura e resultados tangíveis, e seus funcionários saem da reunião sentindo-se frustrados e exaustos. O software de gerenciamento de reuniões alivia esses pontos problemáticos, poupando você do esgotamento dos funcionários e diminuindo a produtividade.

Dê adeus a reuniões improdutivas

À medida que as empresas buscam a automação para cortar custos e otimizar processos, o espaço para reuniões não será exceção. Com a tendência contínua de trabalho global, remoto e híbrido e a incerteza do mercado, as empresas reduzirão custos e recursos onde puderem.

Com um dos erros mais caros que as empresas podem cometer sendo reuniões improdutivas, o software de gerenciamento de reuniões que produz resultados de reuniões mais eficientes e acionáveis ​​será uma tendência óbvia.

Junte-se à revolução das reuniões que resistiu ao teste do tempo – explore os segredos do Skype e como ele melhora a colaboração.