Jak płacić pracownikom

Zastanawiasz się, jak zapłacić pracownikom? Ponieważ wymaga to wiedzy na temat podatków od wynagrodzeń, przepisów dotyczących dnia wypłaty, obliczeń procentowych i wielu innych zagadnień, nie jest zaskoczeniem, że możesz być trochę nie dogłębny podczas obsługi kilku pierwszych przebiegów listy płac w swojej firmie. Na szczęście mamy cię pod ochroną.

Ten przewodnik zawiera wszystko, co musisz wiedzieć, aby płacić swoim pracownikom, w tym wybór metod płatności dla pracowników, ustalanie harmonogramu wynagrodzeń, obliczanie zarobków pracowników, podatki od wynagrodzeń i wiele więcej. Zacznijmy.

Jak płacić pracownikom w 11 krokach

Aby zapłacić pracownikom, musisz wykonać zadania administracyjne związane z listą płac, obliczyć wynagrodzenie pracownika, dokonać potrąceń i potrąceń, a na koniec przesłać listę płac. Gotowy do pierwszego uruchomienia listy płac?

Oto szczegółowe wyjaśnienie, jak płacić pracownikom w zaledwie 11 krokach.

1. Zajmij się kwestiami prawnymi: EIN Twojej firmy, formularze podatkowe pracowników i raporty dotyczące nowych pracowników

Istnieje kilka prawnych wymagań wstępnych, które musisz spełnić przed zapłaceniem pracownikom, w tym:

• Uzyskanie numeru EIN dla Twojej firmy
• Wypełnianie i składanie formularzy zatrudnienia
• Raportowanie nowych pracowników
• Klasyfikacja pracowników

Dopóki nie spełnisz każdego z tych warunków wstępnych listy płac, nie będziesz w stanie legalnie płacić swoim pracownikom. Na szczęście większość z tych zadań nie jest czasochłonna i może stać się podstawą procesu wdrażania nowych pracowników w Twojej firmie.

Oto spojrzenie na wymagania prawne, które musisz spełnić, aby prowadzić listę płac dla swojej firmy.

2. Ustaw harmonogram wypłat zgodnie z przepisami dotyczącymi wypłat w Twoim stanie

Jeśli chodzi o wybór harmonogramu wypłat, należy wziąć pod uwagę przepisy dotyczące wypłaty w danym stanie. Większość stanów ma obowiązujące przepisy dotyczące wypłaty, które określają maksymalny okres między płatnościami pracowników dozwolony na podstawie różnych czynników, w tym rodzaju pracownika, któremu płacisz, rocznej pensji pracownika oraz tego, czy pracownik zarabia dodatkowe wynagrodzenie.

Jednak przy podejmowaniu decyzji o harmonogramie wynagrodzeń należy również wziąć pod uwagę przepływy pieniężne firmy. Budżet płacowy Twojej firmy może pochłaniać znaczną część przychodów Twojej firmy. Dlatego najlepiej jest planować przepływy pieniężne w swojej firmie (tj. kiedy regularnie masz pieniądze w banku), kiedy decydujesz o dniu wypłaty swojej firmy.

Na koniec pamiętaj, aby wziąć pod uwagę standardowe w branży dni wypłaty. Jeśli Twoja branża zazwyczaj płaci pracownikom co dwa tygodnie, a Ty płacisz raz w miesiącu, prawdopodobnie odstraszysz potencjalnych pracowników – nawet jeśli przestrzegasz przepisów dotyczących wypłaty w swoim stanie.

3. Wybierz metody płatności dla pracowników, które będziesz oferować

Wybierając metody płatności dla pracowników, musisz rozważyć, które opcje mieszczą się w Twoim budżecie, są najwygodniejsze dla Twoich pracowników i najlepiej nadają się do prowadzenia dokumentacji. Ogólnie rzecz biorąc, najpopularniejszymi metodami płatności w Stanach Zjednoczonych są przelewy bezpośrednie i czeki papierowe.

Zarówno wpłata bezpośrednia, jak i płatności czekiem papierowym organicznie generują ślad rekordu, gdy z nich korzystasz, więc świetnie nadają się do prowadzenia dokumentacji podatkowej i księgowej. Koszty bezpośredniej wpłaty są zwykle niższe niż jeden dolar na płatność, w zależności od banku Twojej firmy.

Jednak czeki papierowe mogą być nieco bardziej kosztowne i czasochłonne, ponieważ musisz zdecydować, gdzie zamówić czeki biznesowe, przechowywać zapasy papierowych czeków biznesowych i potencjalnie zasubskrybować oprogramowanie do drukowania czeków.

4. Wybierz, czy chcesz korzystać z oprogramowania do listy płac, czy z samodzielnego procesu płacowego

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się korzystać z oprogramowania do obsługi płac, czy ręcznie przetwarzać listę płac, metoda przetwarzania listy płac pozostaje taka sama. Mimo to decyzja o korzystaniu z oprogramowania płacowego lub samodzielnym przetwarzaniu listy płac jest ważną decyzją, która ma wpływ na finanse, czas i procesy prowadzenia dokumentacji właścicieli firm.

Czytaj dalej, aby porównać, kiedy powinieneś wybrać oprogramowanie do obsługi płac lub samodzielnie przetwarzać listy płac dla swojej firmy.

Kiedy warto rozważyć oprogramowanie do obsługi płac

Zalety

• Oszczędność czasu przy prowadzeniu listy płac
• Zajmuje się podatkami od wynagrodzeń
• Przeprowadza użytkowników przez proces listy płac
• Funkcje bonusowe (HR, śledzenie czasu, administracja benefitami itp.)

Cons

• Koszty abonamentu
• Podatny na problemy techniczne
• Niektórym opcjom brakuje elastyczności

Jako właściciel firmy powinieneś rozważyć korzystanie z oprogramowania do listy płac, jeśli:

• Brak doświadczenia w procesie płacowym
• Są dość wygodne w korzystaniu z komputera
• Chcesz zaoszczędzić czas na prowadzeniu listy płac
• Nie chcę ponosić odpowiedzialności za przestrzeganie przepisów dotyczących wynagrodzeń
• Są skłonni zapłacić za ekspertów, którzy zajmą się Twoimi podatkami od wynagrodzeń
• Gotowość do pokrycia kosztów subskrypcji oprogramowania do listy płac
• Chętnie zbadają najlepsze opcje oprogramowania płacowego dla Twojej firmy

5. Oblicz wynagrodzenie brutto dla swoich pracowników

Aby rozpocząć przetwarzanie listy płac, musisz obliczyć wynagrodzenie brutto dla swoich pracowników.

Wynagrodzenie brutto pracownika to suma wszystkich jego zarobków przed potrąceniem jakichkolwiek podatków od wynagrodzeń lub dokonaniem potrąceń. Wynagrodzenie brutto obejmuje zarobione wynagrodzenie dla pracowników płacowych i godzinowych, a także wszelkie dodatkowe zarobki, takie jak napiwki, wynagrodzenie za nadgodziny, premie, prowizje, nagrody, zaległe wynagrodzenie i inne.

6. Oblicz i potrącaj podatki od wynagrodzeń

Pracodawcy są odpowiedzialni za obliczanie i potrącanie podatków od wynagrodzeń w imieniu swoich pracowników. Następujące podatki są najczęstszymi podatkami potrącanymi przez pracodawców:

• Podatki Medicare
• Podatki ZUS
• Podatki federalnej ustawy o podatku od bezrobocia (FUTA)
• Stanowe podatki od bezrobocia
• Podatki dochodowe

Aby obliczyć podatek od wynagrodzeń, musisz ręcznie pomnożyć każdy indywidualny podatek przez zarobki brutto pracownika.

7. Dokonuj potrąceń z wynagrodzenia pracownika

Oprócz podatków od wynagrodzeń, zarobki pracowników są również pomniejszane przez potrącenia z listy płac. Potrącenia z listy płac mogą być dobrowolne lub niedobrowolne. Dodatkowo, potrącenia z listy płac mogą być pobierane z zarobków przed opodatkowaniem i po opodatkowaniu.

Oto krótki przegląd niektórych z najczęstszych odliczeń podatku od wynagrodzeń:

• Składki na konto emerytalne
• ozdoby
• Płatności składek ubezpieczeniowych
• FSA i HSA
• Opłaty unijne

Jako pracodawca jesteś odpowiedzialny za dokonywanie potrąceń z listy płac w imieniu swoich pracowników i upewnienie się, że odliczone środki są odpowiednio alokowane.

Na przykład, jeśli środki zostaną potrącone w celu pokrycia płatności pracownika na rzecz ubezpieczenia zdrowotnego sponsorowanego przez pracodawcę, będziesz musiał dokonać tej płatności ze środków odliczonych od wypłaty pracownika.

8. Oblicz zarobki netto dla każdego pracownika

Po dokonaniu wszystkich podatków od wynagrodzeń i dodatkowych potrąceń z listy płac nadszedł czas na obliczenie zarobków netto pracownika. Zarobki netto pracownika to łączne zarobki, które pracownik zabiera do domu po odliczeniu podatków i potrąceń.

Aby obliczyć zarobki netto pracownika, po prostu odejmij całkowitą kwotę podatków od wynagrodzeń i potrąceń od ich zarobków brutto za okres rozliczeniowy.

9. Przejrzyj i dokonaj korekt listy płac

Po sfinalizowaniu całej matematyki dotyczącej wypłat pracowników nadszedł czas, aby to sprawdzić. Oszczędzaj czas i pieniądze potrzebne na poprawienie błędnego przebiegu listy płac. Oto kilka szczegółów, które należy sprawdzić podczas przeglądania listy płac przed przesłaniem:

• Dokładność zarobków pracowników
• Jakie metody płatności są wybierane dla każdego pracownika
• Z jakiego rachunku bankowego pochodzą środki
• Prawidłowo zgłoszone godziny pracy
• Prawidłowe daty okresu rozliczeniowego

Po powrocie i poprawieniu błędów w przebiegu listy płac możesz przesłać listę płac.

10. Płać swoim pracownikom

Po przesłaniu listy płac nadszedł czas na zapłacenie pracownikom. W zależności od rodzaju metody płatności, której używasz do płacenia pracownikom, proces ten może wyglądać inaczej.

Jeśli płacisz swoim pracownikom za pomocą przelewu bezpośredniego, musisz pamiętać o terminowym przesyłaniu transakcji do swojego banku, aby pracownicy nie otrzymywali płatności z opóźnieniem.

Jeśli płacisz swoim pracownikom czekiem, możesz po prostu wydrukować czeki w dniu wypłaty i przekazać je swoim pracownikom.

11. Dokonuj wpłat na podatek od wynagrodzeń i potrąceń

Teraz nadszedł czas, aby wpłacić podatek od wynagrodzeń do rządu federalnego i stanowego z pieniędzy potrąconych z wypłat pracowników i własnych składek.

Ponadto będziesz musiał wysłać płatności za wszelkie inne potrącenia dokonane na wypłatach pracowników.

Podatki od zatrudnienia, w tym składki na ubezpieczenie społeczne, opiekę medyczną i podatki dochodowe, należy wpłacać co miesiąc lub co pół tygodnia, w zależności od całkowitego zobowiązania podatkowego zgłoszonego w wierszu 9 formularza 944 lub w wierszu 12 formularza 941.

Dokonywanie wpłat na podatek federalny jest obowiązkowe za pośrednictwem elektronicznego transferu środków za pośrednictwem rządowego elektronicznego systemu płatności podatku federalnego lub EFTPS.

Depozyty podatkowe FUTA należy wpłacać 30 kwietnia, 31 lipca, 31 października i 31 stycznia każdego roku podatkowego.

Stanowe terminy płatności składek na podatek od wynagrodzeń i terminy potrąceń od wynagrodzeń różnią się, ale musisz uzyskać te informacje, aby upewnić się, że Twoje wpłaty i płatności są dokonywane terminowo.

Dolna linia, w jaki sposób płacić pracownikom

Na szczęście zrozumienie, jak płacić swoim pracownikom, jest całkiem proste, gdy nauczysz się podstaw listy płac i poradzisz sobie ze wszystkimi zadaniami konfiguracyjnymi.

Wielu właścicieli małych firm uważa, że ​​najtrudniejszą częścią płacenia pracownikom jest właściwe rozliczanie podatków od wynagrodzeń, ponieważ przepisy dotyczące podatku od wynagrodzeń i przepisy dotyczące HR mogą się znacznie różnić w zależności od lokalizacji. Na szczęście mamy kilka stanowych zasobów dotyczących podatków od wynagrodzeń, które pomagają właścicielom firm, którzy są nowicjuszami w zakresie płac i kadr, zorientować się.

Sprawdź nasze stanowe przewodniki dotyczące podatków od wynagrodzeń:

• Przewodnik podatkowy stanu Nowy Jork
• Przewodnik po podatkach od wynagrodzeń w Kalifornii
• Przewodnik podatkowy w Teksasie
• Przewodnik podatkowy w Arizonie
• Przewodnik po podatkach od wynagrodzeń na Florydzie
• Przewodnik po podatku od wynagrodzeń w stanie Maryland

Jak płacić pracownikom — często zadawane pytania