¿Qué es una Asociación de Propietarios? Los mejores consejos para manejar una HOA

Si está en el mercado para comprar una casa o un condominio, es probable que encuentre una HOA (o varias).

La Asociación de propietarios de viviendas (HOA, por sus siglas en inglés) puede hacer o deshacer si obtiene la casa de sus sueños, por lo que es importante saber qué son y cómo funcionan.

Y si es dueño de una propiedad o presidente de una HOA, necesita herramientas que lo ayuden a mantener su HOA organizada y funcionando sin problemas. Con una variedad de software de administración de asociaciones comunitarias en el mercado, puede encontrar una solución que funcione mejor para su HOA.

Las HOA también tienen reuniones periódicas u ocasionales para planificar cómo se gasta este dinero mancomunado, determinar si se necesitan mejoras u organizar eventos comunitarios como fiestas en la cuadra o reuniones festivas.

Cómo funciona una comunidad de propietarios

Los propietarios potenciales a menudo deben ser aprobados por la HOA antes de que puedan comprar una casa en la comunidad, y los criterios varían de una asociación a otra. Algunas HOA también pueden exigir que las casas o jardines mantengan una estética específica o un estándar de mantenimiento.

Algunos pueden limitar el tamaño, la cantidad y la raza de las mascotas en la comunidad. El castigo por no cumplir con los CC&R (pactos, condiciones y restricciones) varía, pero generalmente implica multas. Algunas HOA pueden incluso demandarlo o ejecutar la hipoteca de su casa si no ha pagado sus cuotas o multas de la HOA en un cierto período de tiempo.

¿Quién dirige una HOA?

Muchas HOA están dirigidas por un presidente, que a menudo es elegido entre los miembros de la HOA por un período específico. El presidente de la HOA programará y dirigirá las reuniones, interactuará con los trabajadores de mantenimiento o construcción, e incluso puede actuar como desempate para ciertos votos. Algunas HOA están a cargo de una empresa de administración de propiedades, lo que reduce la posibilidad de que surjan rencores personales si las elecciones no salen de cierta manera.

¿Qué son las tarifas de HOA?

Las tarifas de HOA varían según el valor de la propiedad y las comodidades disponibles, pero a menudo cuestan unos pocos cientos de dólares al mes. Algunas asociaciones pueden tener un fondo de reserva para el mantenimiento general y un fondo común para gastos mayores o de emergencia. Si una HOA decide que le gustaría agregar un servicio como una piscina comunitaria, esos fondos pueden tomarse de la reserva de dinero reservada para tales proyectos, o la HOA puede votar sobre cómo se adquieren esos fondos (quizás una tarifa adicional cada mes específicamente para construir la piscina) o asignado.

Las tarifas de condominio tienden especialmente a destinarse al mantenimiento de áreas comunes como un gimnasio, una piscina o una sala de fiestas. Estas tarifas también pueden destinarse al mantenimiento general de los pasillos, los ascensores, las escaleras y el vestíbulo. Para desarrollos de viviendas con casas en lotes separados, estas tarifas pueden destinarse al diseño de áreas verdes fuera de las propiedades individuales, al mantenimiento de una piscina comunitaria o sala de actividades, o al mantenimiento de calles y aceras, como el arado de invierno.

Consejos para manejar una HOA

Si usted es un inquilino que está aprendiendo más acerca de lo que es una asociación de propietarios, es posible que se pregunte qué necesita saber a medida que se instala en su nueva comunidad. Estos son algunos de los mejores consejos para garantizar que su viaje HOA transcurra de la mejor manera posible.

• Asegúrate de conocer las reglas. Antes de enamorarse de un lugar, asegúrese de estar dispuesto a aceptar las reglas establecidas por la HOA. Estas reglas pueden incluir qué colores de pintura puede usar, cómo puede hacer su paisajismo, qué tan alto se puede poner la música, etc. Siéntase cómodo con estas reglas y conózcalas bien.
• Ofrezca participar en eventos comunitarios. Ocasionalmente, las HOA abrirán la oportunidad de unirse a su grupo de voluntarios. Si está interesado en involucrarse más en su comunidad, ¡asegúrese de registrarse! Ser una voz en la comunidad le permite representar a los propietarios de forma más oficial.
• Mantenga la comunicación fluida. El mayor error que puede cometer es dejar pasar la pelota cuando se trata de una comunicación sólida con su HOA. Esto incluye discutir cualquier cambio importante que desee realizar, mantenerse actualizado sobre nuevas reglas o regulaciones, y más. Además, priorizar la comunicación dentro de la comunidad es igual de importante. Cuando usted y sus vecinos están todos en la misma página, discutir problemas o elementos de acción con la HOA es mucho menos intimidante.
• Pague a tiempo, siempre. Al final del día, cuando se trata de vivir en algún lugar con una HOA, es realmente una relación comercial. Asegúrese de cumplir con los puntos acordados en su contrato y pague sus cuotas de HOA de manera oportuna.
• Sepa lo que su HOA puede y no puede hacer. Un contrato siempre va en ambos sentidos. Después de conocer las reglas por sí mismo como inquilino, asegúrese de dedicar un tiempo a familiarizarse con los poderes que realmente tiene su HOA.
• Utiliza la tecnología. Considere apoyarse en la automatización para realizar esos pagos. Aún mejor, comuníquese con su HOA para ver si estarían dispuestos a configurar un software de administración de asociaciones comunitarias para que el proceso pueda ser más eficiente para todos los involucrados.

El mejor software de gestión de asociaciones comunitarias

Independientemente de quién dirija la HOA, necesitan una forma de mantenerse organizados y al tanto de cualquier problema que surja. El software de gestión de asociaciones comunitarias está diseñado explícitamente para hacer precisamente eso.

Con el software de administración de asociaciones comunitarias, las HOA pueden programar reuniones de la junta, registrar actas de reuniones y resultados de votaciones, administrar una base de datos de residentes y proporcionar un portal para que los residentes paguen sus tarifas e interactúen entre sí.

Para ser incluido en esta categoría, el producto de software debe:

• Ofrezca herramientas para asociaciones, condominios o cooperativas
• Incluir una base de datos de residentes personalizable
• Permitir la programación de reuniones de asociaciones comunitarias
• Proporcionar portales de comunicación para residentes y administradores de propiedades.

* A continuación se encuentran las 5 principales soluciones de software de gestión de asociaciones comunitarias del informe Grid de invierno de 2023 de G2. Algunas revisiones pueden editarse para mayor claridad.

1. Administrador de propiedades AppFolio

AppFolio Property Manager está diseñado como una solución completa de administración de propiedades todo en uno para comunidades multifamiliares y unifamiliares. Si bien la administración de asociaciones comunitarias no es la función principal de esta herramienta, contiene características de administración de asociaciones comunitarias además de una variedad de otras herramientas de administración de propiedades.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“ He estado usando AppFolio durante seis años y encontré la plataforma fácil de usar. Mis características favoritas son las solicitudes en línea, las plantillas de arrendamiento y las publicaciones de vacantes. También uso muchos informes todos los meses, especialmente el informe de morosidad. Enviar mensajes de texto a los inquilinos individuales, las unidades y la propiedad es muy conveniente".

- Revisión del administrador de propiedades de AppFolio, Kathy L.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“ El costo es un poco alto, pero ese es el costo de hacer negocios por lo que ofrecen. Me gustaría ver un poco más de apertura en lo que respecta a la integración con otro software sin cobrar una tarifa. ”

- Revisión del administrador de propiedades de AppFolio, Robert D.

2. TOPS[UNO]

TOPS[ONE] está diseñado tanto para empresas de gestión de terceros como para HOA autogestionadas. TOPS[ONE] puede manejar la administración de propiedades, la contabilidad e incluso automatizar ciertas tareas. Cualquiera puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y navegador porque es una herramienta basada en la nube.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“ El soporte y el personal de TOPS realmente toman ideas de nuestra empresa y las implementan en el software TOPS. ¡Se ha convertido en nuestra ventanilla única para todo nuestro trabajo! He podido optimizar casi todos los elementos de trabajo. El portal avanzado ha empoderado a nuestros propietarios y ha reducido la carga de trabajo administrativo general. ¡La capacidad de navegar rápidamente, crear informes personalizados, ejecutar esos informes y presentarlos a la junta directiva de manera oportuna ha sido invaluable para nosotros! ”

- Reseña de TOPS[ONE], John C.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“ Un área de mejora sería del lado del usuario. Tengo varias personas que poseen varias unidades a las que les gustaría tener acceso a cada una de ellas. Me dijeron que tenían que tener un correo electrónico diferente para cada propiedad para registrarse. Para las personas que invierten en comunidades de condominios esto es prohibitivo. Recomendaría hacer ese aspecto más fácil de usar. ”

- Reseña de TOPS[ONE], Katie W.

3. Brisa Yardi

Yardi Breeze es una herramienta de administración de propiedades basada en la nube. Con sus funciones de HOA, los usuarios pueden administrar todas sus propiedades desde un dispositivo, comunicarse con los inquilinos y realizar un seguimiento de los libros de contabilidad en un entorno seguro.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“ ¡ Yardi Breeze es muy fácil de usar! Es muy fácil de usar y la capacidad de chatear en vivo con el personal de soporte es fantástica. Están disponibles para ayudar y responder cualquier pregunta que pueda tener. Además, Breeze tiene cursos de capacitación en vivo para las actualizaciones, y si necesita una actualización de las diversas habilidades de tareas, Breeze ofrece. ”

- Reseña de Yardi Breeze, Danielle D.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“ Creo que debería haber una forma más fácil de usar para registrar el lado del inquilino para el pago a través del nombre y la elección de las propiedades. Sugeriría hacer el proceso de reenviar el enlace a los inquilinos para una sola persona. No todos los inquilinos en la elección de la propiedad. O una vez que están registrados, la verificación ha sido difícil para los inquilinos de dispositivos móviles menos informados. ”

- Reseña de Yardi Breeze, Lisa H.

4. Edificio

Buildium es una solución de administración de propiedades que prioriza la automatización y el soporte galardonado. Con Buildium, los propietarios pueden mantener una comunicación fluida con los residentes, realizar un seguimiento de las órdenes de mantenimiento, anunciar propiedades vacantes, personalizar las solicitudes de alquiler y administrar los procesos contables.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“ Bueno, antes que nada, aprecio la apariencia de Buildium. La interfaz no es demasiado ruidosa para los ojos. Puede navegar fácilmente o ir a una página en la que desee buscar sin tener dificultades para encontrarla. Toda la información de nuestros inquilinos está en una base de datos. También envían recordatorios a nuestros inquilinos cuando su alquiler está próximo a vencer. Entre otras razones, me gusta Buildium, pero lo que más me gusta es la rapidez con la que su servicio de atención al cliente responde a mis consultas, incluso cuando me comunico con ellos por correo electrónico. ”

- Revisión de Buildium, irlandés C.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“ Lo que menos me gusta de Buildium es la falta de personalización. No hay marca ni detalles en la aplicación, los portales web son suaves, las plantillas de mensajes son muy cortas, etc. Me encantaría poder personalizar el sitio web de Buildium más que solo el tablero. Para una empresa más grande y establecida, este puede no ser un software ideal. ”

- Revisión de Buildium, MacKenzie C.

5. Control de condominios

Automatice todos los procesos de gestión de proyectos con Condo Control . Condo Control ofrece herramientas para compartir documentos electrónicamente, crear formularios digitales, administrar la seguridad y mejorar la comunicación de los residentes con una aplicación móvil.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“ Condo Control es una herramienta muy fácil de usar y beneficiosa tanto para administradores de comunidades como para propietarios de viviendas. Permite a los propietarios comunicarse con nosotros y facilita nuestro trabajo. También puede personalizarlo para beneficiar a su comunidad. En general, es una herramienta increíble. ¡Es el sitio web ideal del community manager! Recomiendo encarecidamente Condo Control a cualquier administrador de comunidad que busque tener un sitio web amigable, cohesivo y efectivo. ”

- Revisión de control de condominios, Courtney H.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“ No me gusta que no pueda ingresar 2 direcciones de correo electrónico en diferentes unidades, ya que algunos propietarios alquilan numerosas unidades y esta es una forma de contactarlos. ”

- Revisión de control de condominios, Jessica O.

Próximos pasos con la propiedad de propiedades

Las HOA pueden ser una parte integral de la compra y propiedad de una casa. Por lo tanto, poder ejecutar uno de manera eficiente es extremadamente útil. Con el software de administración de asociaciones comunitarias, puede ejecutar e interactuar con su HOA fácilmente.

¿Buscas volver a lo básico? Obtenga más información sobre qué es realmente la administración de propiedades y por qué es importante.

Este artículo se publicó originalmente en 2019. El contenido se ha actualizado con nueva información.