Planificación de eventos frente a marketing de eventos: ¿cuál es la diferencia y cuál debería elegir?

El espacio para eventos ha cambiado drásticamente en los últimos dos años. La tasa de cancelación de la industria de exhibición B2B en el cuarto trimestre de 2020 fue del 97,9%. En el cuarto trimestre de 2021, solo el 12,5 % canceló sus eventos. Estamos listos para eventos en vivo. El hambre está ahí.

Pero, ¿necesita un planificador de eventos o un comercializador de eventos? ¿Cuál le dará el mayor ROI? Vamos a desglosarlo.

Planificación de eventos versus marketing de eventos

Los planificadores de eventos pueden manejar cualquier cosa que les presente. Su trabajo es garantizar que la experiencia de los asistentes sea excepcional y esté alineada con el objetivo de la empresa para el evento. Piense en los planificadores de bodas: pueden planificar la mejor boda de la historia, pero no pueden convencer a los invitados para que asistan. Los invitados tienen que querer venir.

Y ahí es donde interviene el marketing de eventos. El marketing de eventos B2B se trata de atraer a la audiencia adecuada y alinearse con los objetivos comerciales.

Evento planeado

Cuando se trata de los entresijos de la planificación de eventos, se trata de crear, coordinar y administrar diferentes partes de un evento. Son las personas que recorren el evento con un portapapeles, un walkie-talkie o un auricular y corren para asegurarse de que todo transcurra sin problemas. Hacen de todo, desde reservar una ubicación hasta contratar servicios de catering, negociar contratos con proveedores, crear un cronograma y solucionar problemas a la vista.

Pero una vez que finaliza su evento, también lo hace el trabajo de un planificador de eventos. Están allí durante, pero no después de que el polvo se haya asentado.

Evento de mercadeo

El marketing de eventos es como la planificación de eventos en el sentido de que también implica planificar, organizar y ejecutar un evento, pero lo hacen para promocionar una marca, un servicio o un producto. Esencialmente, el marketing de eventos es todo lo que se hace antes de que salga el portapapeles y lo que se hace después de guardarlo.

Los eventos pueden tener lugar en persona, en línea o como un híbrido, y las empresas pueden organizar el evento, participar como patrocinador o asistir como expositor.

Un comercializador de eventos crea una estrategia promocional bien pensada para contar la historia de su marca y difundir el evento.

El resultado del marketing de eventos no es solo obtener asistencia; está generando clientes potenciales y convirtiendo prospectos en nuevos clientes. No se trata solo de llevar a la gente allí, también se trata de interactuar con ellos antes y después del evento.

Algunas partes del marketing de eventos pueden incluir el establecimiento de objetivos para el evento, la creación de un cronograma de marketing, la planificación de la optimización del sitio web (como SEO B2B), la definición de un público objetivo, la creación de contenido y materiales promocionales, el desarrollo de campañas en las redes sociales, el manejo del marketing por correo electrónico B2B, programar el marketing de eventos en el sitio y planificar el marketing posterior al evento.

Pero, ¿por qué necesita a alguien que maneje el marketing de su evento además de lo mencionado anteriormente?

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Generar negocio.

Esto puede parecer obvio, pero las empresas optan por invertir en marketing de eventos porque los eventos generan nuevas oportunidades comerciales y de ingresos. De hecho, el 95 % de los especialistas en marketing creen que los eventos en persona pueden tener un impacto significativo en el logro de los objetivos comerciales.

Cuando organiza un evento, el proceso de registro genera una lista de personas que ya están interesadas en su producto, industria o pertenecen a su grupo demográfico objetivo.

Proporcione compromiso uno a uno.

Seamos realistas: nuestro mundo se está volviendo cada vez más digital. Los teléfonos inteligentes, el correo electrónico y la web 3.0 hacen que sea más fácil vivir detrás de una pantalla y que sea menos probable que los B2B se reúnan con sus clientes en persona.

Ahí es donde se destaca el marketing de eventos.

Los eventos en persona brindan a los asistentes la oportunidad de establecer conexiones, no solo entre ellos, sino también con la empresa o la marca en sí. Involucrarse con clientes y clientes potenciales en eventos crea interacciones personales. Y estas conversaciones personales uno a uno pueden generar lealtad a la marca y ayudar a los clientes a humanizar su marca. Con el marketing de eventos adecuado, puede capturar la atención de un cliente mejor que por teléfono o por correo electrónico.

La atención en persona significa que puede obtener su atención indivisa, bueno, menos dividida de lo habitual, y tener la oportunidad de vender o aumentar sus servicios y productos.

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Crear conciencia de marca.

Una forma fundamental para que su empresa establezca y haga crecer su marca es organizar o participar en un evento. De hecho, alrededor del 64% de los especialistas en marketing de eventos mencionan el conocimiento de la marca como la razón principal para organizarlos.

Un comercializador de eventos puede dar vida a su marca digital y permitir que los asistentes asocien su B2B con una identidad física y una experiencia estética. Con el marketing de eventos, puede brindar una experiencia inmersiva para que los clientes potenciales puedan tener una idea de su marca.

La mejor parte de crear conciencia de marca es el boca a boca. La gente habla de eventos, ya sean clientes potenciales, medios o personas influyentes. Hablan en persona, en las redes sociales, en la prensa. Y comercializar su evento es una excelente manera de educar a las personas sobre su marca y servicios.

Lo que hace que el marketing de eventos sea tan exitoso es que no se enfoca únicamente en una marca o producto; por lo general, hay un componente educativo que entretiene a un grupo demográfico o a una industria mientras promociona productos y servicios, y eso lo convierte en un excelente marketing en todos los ámbitos.

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¿Cómo se hace la llamada final?

Su negocio y su éxito son cruciales para usted; conseguimos eso Entonces, ¿cómo decide si optar por un planificador de eventos o un comercializador de eventos?

Determina los objetivos de tu evento.

En primer lugar, averigüe qué tipo de evento desea organizar. Supongamos que desea organizar un evento más pequeño, como una hora feliz, una fiesta en la oficina o un evento de agradecimiento al cliente. En ese caso, es posible que solo necesite un planificador de eventos para manejar tareas como reservar ubicaciones y decorar. Para eventos a gran escala, un comercializador de eventos es la opción ideal.

Averigüe sus necesidades.

Una vez que haya descubierto las metas y los objetivos de su empresa para el evento, resalte las metas que su empresa espera lograr. ¿Espera tener un evento exitoso y seguir adelante? ¿Espera utilizar este evento como trampolín para una mayor comunicación con los clientes potenciales?

Si bien tanto la planificación de eventos como el marketing son beneficiosos para su evento, el marketing de eventos ofrece el mayor retorno de la inversión. Alrededor del 86 % de las organizaciones B2B obtienen un ROI positivo de sus eventos después de siete meses de la fecha del evento. En otras palabras, vale la pena seguir comercializando su marca antes, durante y después de su evento.

¿Quiere llevar el marketing de su evento al siguiente nivel? Alcanzar.