5 Aufgabenverwaltungstools, um Startups zu hoher Produktivität zu verhelfen

In diesen unvorhersehbaren Zeiten ein Startup zu leiten und zu erweitern, ist alles andere als eine einfache Aufgabe. Intensiver Wettbewerb, begrenzte Ressourcen und wachsender Druck, die Zielgruppe schnell anzusprechen, sind einige häufige Herausforderungen, die Sie meistern müssen, um zu überleben und erfolgreich zu sein.

Als Projektmanager liegt es in Ihrer Verantwortung, Geschäftsziele durch den effizienten Einsatz von Ressourcen zu erreichen. Sie müssen unter anderem sicherstellen, dass Aufgaben den richtigen Personen zugewiesen werden und dass diese ihre Arbeit innerhalb festgelegter Fristen erledigen und dabei effizient zusammenarbeiten.

Ist es für einen Projektmanager zu viel zu tun? Nun, eine ideale Antwort könnte sowohl „Ja“ als auch „Nein“ lauten. Ja, wenn Sie Aufgaben effektiv zuweisen und überwachen, um den Fortschritt Ihres Projekts unter Kontrolle zu halten.

Und NEIN, wenn Ihre Teammitglieder häufig nicht kontrolliert werden und Aufgaben regelmäßig nicht innerhalb der festgelegten Fristen erledigen, was die Einreichung Ihres Projekts weiter verzögert.

Festhalten! Es ist nicht immer so, dass Mitarbeiter der Grund dafür sind, dass Projekte zu spät kommen. Unorganisierte Arbeitsabläufe, Verwirrung hinsichtlich der Rollenverteilung, falsche Zuordnung und langwierige manuelle Aufgaben tragen ebenfalls dazu bei, das Wachstum Ihres Startups zu behindern.

Um es klarzustellen: Ein Startup kann nicht überleben und wachsen, wenn sein Aufgabenmanagement schlecht ist. Lassen Sie uns tiefer in diesen überaus wichtigen Aspekt der Projektplanung und -durchführung eintauchen.

Was ist Aufgabenverwaltung?

Vereinfacht ausgedrückt kann Aufgabenmanagement als der Prozess der Erstellung, Zuweisung und Überwachung der Aufgaben Ihres Projekts von Anfang bis Ende definiert werden. Das Aufgabenmanagement beginnt von der Aufgabenidee über die Verfolgung bis hin zur Ausführung.

Ein effektives Aufgabenmanagement ermöglicht es Projektmanagern nicht nur, zugewiesene Arbeiten einfach zu überwachen, sondern erleichtert auch die teaminterne Zusammenarbeit bei Gruppenaufgaben. Das Aufgabenmanagement gibt den Mitarbeitern ein klares Verständnis darüber, wer woran arbeiten soll und wann die Arbeit abgeschlossen sein soll.

Es ist bekannt, dass Projektmanager, die sich an das Aufgabenmanagement halten, verschiedene Aufgaben effizienter verwalten können, um das Projekt gemäß den Erwartungen der Kunden voranzutreiben.

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Warum ist Aufgabenmanagement so wichtig?

Selbst eine scheinbar kleine, vernachlässigte Aufgabe kann sich in ein riesiges Problem verwandeln und Ihr Projekt völlig zum Scheitern bringen. Ein gutes Aufgabenmanagement ist nicht nur für die erfolgreiche Durchführung von Projekten von entscheidender Bedeutung, sondern fördert auch eine fruchtbare Teamzusammenarbeit.

Werfen wir einen Blick darauf, was gutes Aufgabenmanagement für jedes Unternehmen bedeutet.

1. Aufgabenpriorisierung

Es kommt oft vor, dass wertvolle Zeit für Aufgaben mit niedriger Priorität aufgewendet wird, so dass nicht mehr Zeit für wichtige Aufgaben bleibt. Das Aufgabenmanagement priorisiert Aufgaben und stellt so sicher, dass die besten Anstrengungen Ihres Teams dort ankommen, wo es darauf ankommt.

2. Verbesserte Kommunikation innerhalb des Teams

Das Aufgabenmanagement verbessert die Kommunikation zwischen Projektmitgliedern und Teammitgliedern. Die Teammitglieder bestätigen und berichten den Projektmanagern über ihre Aufgaben, und diese analysieren ihre Arbeit und geben Feedback.

3. Ununterbrochener Projektablauf

Das Aufgabenmanagement gibt Projektmanagern die ultimative Kontrolle über Aufgaben. Die Aufgabenverwaltungssoftware bietet Projektmanagern eine Vogelperspektive auf alle Aufgaben. Bei Bedarf können sie Aufgabenabhängigkeiten und Aufgabenempfänger ändern.

4. Hohe Leistung

Leistung ist für Projektmanager und ihre Teams unabhängig von ihrer Größe von großer Bedeutung. Das Aufgabenmanagement kann die Produktivität und Leistung des Teams erheblich verbessern. Wenn Teammitglieder wissen, dass ihr Aufgabenfortschritt überwacht wird, drängt dieser Druck sie dazu, sich voll und ganz ihrer Arbeit zu widmen.

5. Verbessert die Teambindung

Einer der größten Vorteile der Verwendung von Aufgabenverwaltungssoftware besteht darin, dass sie die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern derselben oder verschiedener Abteilungen verbessert. Da die Mitglieder häufig interagieren, lernen sie sich besser kennen, was wiederum zu einer verbesserten Teambindung führt.

6. Erleichtert die Ressourcenzuweisung

Das Aufgabenmanagement ermöglicht die effiziente Nutzung der wertvollsten Ressourcen – Zeit, Geld und Arbeitskraft. Durch die Zuweisung von Aufgaben an die richtigen Personen wird sichergestellt, dass die Arbeit durch effiziente Ressourcennutzung pünktlich abgeschlossen wird, was zu Zeiteinsparungen und geringeren Projektkosten führt.

Was ist eine Aufgabenverwaltungssoftware?

Wir haben gelesen, was Aufgabenmanagement ist und warum es wichtig ist. Jetzt ist es an der Zeit zu verstehen, was genau eine Aufgabenverwaltungssoftware ist.

Aufgabenverwaltungssoftware ist eine visuelle Plattform, über die Projektmanager persönliche oder Gruppenaufgaben erstellen, diese zuweisen und ihren Fortschritt überwachen können. Sie können von einem Ort aus das Start- und Fälligkeitsdatum festlegen, Zeitschätzungen festlegen, wiederkehrende Aufgaben erstellen, Aufgabenabhängigkeiten verfolgen usw. und bei Bedarf Änderungen vornehmen.

Diese Tools reduzieren den manuellen Aufwand und sparen viel Zeit. Die Sache ist jedoch, dass nicht jedes Tool alle diese Funktionen bietet. Unterschiedliche Aufgabenverwaltungssoftware bietet vielfältige Funktionen, von denen Sie möglicherweise nicht alle benötigen.

Um also die besten Tools für das Aufgabenmanagement auszuwählen, müssen Sie zunächst die Größe Ihres Teams und die Art des Projekts (agil, Wasserfall) analysieren und dann eine Lösung auswählen, die Ihren Anforderungen entspricht.

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5 hervorragende Aufgabenverwaltungstools für Startups im Jahr 2022

Wie bereits erwähnt, müssen Startups sicherstellen, dass sie das Beste aus ihren begrenzten Ressourcen, insbesondere den Arbeitskräften, herausholen. Durch den Einsatz eines guten Aufgabenverwaltungstools wird sichergestellt, dass die richtigen Personen an den richtigen Aufgaben arbeiten.

Werfen wir einen Blick auf fünf der besten heute verfügbaren Aufgabenverwaltungstools.

1. ProofHub

Ein leistungsstarker ProofHub ist eine All-in-One-Software für Teamzusammenarbeit und Projektmanagement, die Benutzern eine Reihe erweiterter Funktionen auf einer gemeinsamen Plattform bietet. Die Software verfügt über eine integrierte Aufgabenverwaltungssoftware, die es Teams erleichtert, Aufgaben zu verwalten und effizienter, produktiver und verantwortlicher für ihre Arbeit zu sein. Projektmanager können alle Aufgaben an einem Ort verwalten und einfach durch die Aufgabenlisten navigieren und Daten filtern, um die Arbeit nach Bedarf anzuordnen. Darüber hinaus genießen Sie eine bessere Kontrolle über den Zugriff und die Sicherheit, da die Listen nur den zugewiesenen Personen zur Verfügung stehen. Sie können nur ausgewählten IP-Adressen den Zugriff auf Ihr Konto erlauben. Da jedes Teammitglied ein klares Verständnis für die Aufgabenzuteilung und Zeitschätzung hat, ist es wahrscheinlicher, dass es bei der Arbeit konzentrierter und verantwortungsbewusster wird.

Zu den Hauptmerkmalen gehören:

• Erstellung und Zuweisung von Einzel- oder Gruppenaufgaben.
• Benutzerdefinierte Etiketten.
• Legen Sie das Start- und Fälligkeitsdatum für Aufgaben fest.
• Legen Sie Zeitschätzungen fest.
• Zeiterfassung.
• Erstellen Sie wiederkehrende Aufgaben.
• Dateien anhängen und prüfen.
• Eine Tabellenansicht, eine Listenansicht und eine Board-Ansicht.

Preisgestaltung:

Der Ultimate Control-Plan kostet 89 US-Dollar pro Monat und wird jährlich in Rechnung gestellt.

2. Quire

Quire ist eine fortschrittliche, cloudbasierte Aufgabenverwaltungssoftware, die es Teams ermöglicht, auf einer gemeinsamen Plattform für die gemeinsame Planung, Organisation und Ausführung des Projektmanagements zusammenzukommen. Eine fokussierte Unterlistenansicht stellt sicher, dass jedes Teammitglied die Kontrolle über seine Arbeit hat, und das Kanban-Board ermöglicht eine einfache Visualisierung der Teamressourcen, um Transparenz und Effizienz zu optimieren. Jeder behält den Überblick über den Projektfortschritt und die elegante Benutzeroberfläche ermöglicht einen übersichtlichen Arbeitsablauf. Quire wurde für kleine Teams entwickelt und Mitarbeiter können sich besser auf Aufgaben konzentrieren, indem sie erkennen, woran sie arbeiten sollen.

Zu den Hauptmerkmalen gehören:

• Dynamische Zeitleiste.
• Kanban-Board.
• Intelligente Unterliste.
• Unendlich verschachtelte Liste.
• Intuitive Schnittstelle.
• Geräteübergreifende Plattform.
• Projektvorlagen.
• Integrationen.

Preisgestaltung:

Ein kostenloser Plan ist verfügbar. Der kostenpflichtige Plan beginnt bei 8,95 $/Benutzer/Monat.

3. Rückstand

Backlog ist ein beliebtes Tool zur Aufgabenverwaltung und Fehlerverfolgung, das von mehr als 10.000 Unternehmen weltweit verwendet wird. Mit Backlog können Sie Aufgaben einfach verwalten und die Arbeit mithilfe hilfreicher Funktionen wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und mehr problemlos erledigen. Verwenden Sie Backlog, um Aufgaben innerhalb von Projekten zu priorisieren und zu verwalten und den Gesamtfortschritt zu verfolgen. Kommunizieren Sie Projektaktualisierungen klar und deutlich, besprechen Sie Pläne und übermitteln Sie Arbeitsanfragen an andere Teammitglieder. Die sichere Dateifreigabe in der Cloud ist eine weitere vorteilhafte Funktion, die die Koordination und Transparenz im Team weiter verbessert. Mit der Backlog-App können Sie Ihre Arbeit auch unterwegs verwalten.

Zu den Hauptmerkmalen gehören:

• Versionskontrolle.
• Gantt-Diagramme.
• Wikis.
• Benutzerdefinierte Felder.
• Fehler- und Problemverfolgung.
• Benutzerberechtigungen.
• Sichere Dateifreigabe.
• Teamübergreifende Zusammenarbeit.
• Bug-Tracking.

Preisgestaltung:

Ein kostenloser Plan ist verfügbar. Der kostenpflichtige Plan beginnt bei 35 $ pro Monat.

4. beSlick

beSlick ist ein weiteres nützliches, vorlagenbasiertes Aufgabenverwaltungssystem, das dabei hilft, das Chaos und die Unordnung in Ihren manuellen Aufgabenaufzeichnungs- und Planungsprozessen zu beseitigen. BeSlick wurde für Teams kleiner und mittlerer Unternehmen entwickelt und ist einfach zu bedienen, aber überraschend leistungsstark in seiner Funktionalität. Es gilt als das einzige Aufgabenmanagement-Tool mit integrierter Prozessverbesserung und verfügt über einen der leistungsstärksten Prozess-Workflow-Builder (insbesondere in dieser Preisklasse). Die Vorlagenberichte sind recht gut und bieten Ihnen einen klaren und detaillierten Überblick über den Fortschritt in einem einzigen Dashboard.

Zu den Hauptmerkmalen gehören:

• Zentralisierte Bibliothek mit Berechtigungen.
• Ein einziges Dashboard zur Anzeige des gesamten Aufgabenfortschritts.
• Integrieren und automatisieren.
• Aufgabenberichte und -filterung.
• Prozessanalyse und Audit-Trail-Protokollierung.
• Vorgefertigte Vorlagenbibliothek.
• Verfolgen und lösen Sie Prozessprobleme.
• Geräteübergreifende Plattform.

Preisgestaltung:

Ein Einzelzahlungsplan kostet 10 $/Benutzer/Monat.

5. Teamarbeit

Teamwork ist eine leistungsstarke Projektmanagementsoftware mit integrierten Aufgabenverwaltungstools, mit denen Projektmanager sehr detaillierte und individuelle Aufgaben erstellen können, um Teams ein besseres Verständnis ihres Arbeitsablaufs zu ermöglichen. Es bietet eine Reihe erweiterter Funktionen, mit denen Sie Ihre Arbeitsbelastung planen, Ihren Fortschritt verfolgen, Berichte erstellen und Ihren Aufgabenfortschritt optimieren können. Vorlagen für die Aufgabenverwaltung helfen allen Arten von Teams, Zeit zu sparen, Prozesse zu verbessern und mehr zu erledigen. Mit der Projektplanungsfunktion von Teamwork können Projektmanager Projektaufgaben definieren, sie Personen zuweisen und Zuweisungen überwachen. Das Tool verfügt außerdem über eine Dokumentenverwaltung, die es Benutzern erleichtert, über ein Online-Portal innerhalb des Teams an Dokumenten zusammenzuarbeiten.

Zu den Hauptmerkmalen gehören:

• Arbeitsbelastung.
• Kanban-Boards.
• Unbegrenzte Client-Benutzer.
• Zeiterfassung.
• Gantt-Diagramm.
• Vorlagen für Aufgabenlisten.
• Notizbücher.
• Dateien und Versionierung.
• Meilensteine ​​und Kalender.

Preisgestaltung:

Ein Free Forever-Plan ist verfügbar. Der kostenpflichtige Plan beginnt bei 10 $/Benutzer/Monat und wird jährlich in Rechnung gestellt.

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Abschluss

Startups können es sich nicht leisten, mit Aufgabenmanagement-Tools den falschen Schritt zu machen, insbesondere in der Anfangsphase. Die manuelle Aufgabenplanung und -zuweisung kann die produktive Zeit Ihres Startups stark beeinträchtigen und es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Teammitglieder aufgrund der fehlenden klaren Verteilung der Arbeitsverantwortlichkeiten selbstgefällig werden.

Mit einem guten Aufgabenmanagement-Tool erhalten Projektmanager einen zuverlässigen und funktionalen Verbündeten, mit dem sie sowohl einfache als auch komplexe Aufgabenzuweisungs- und Überwachungsprozesse von einem einzigen Standort aus steuern können.

Die oben genannten Aufgabenverwaltungstools gehören zu den besten in der Wirtschaft und bieten ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Erschwinglichkeit und Funktionalität, da Ihr Startup wahrscheinlich die optimale Nutzung des wertvollsten Kapitals Ihres Unternehmens – der Humanressourcen – verzeichnen wird.

 Dieser Artikel wurde von Nandini Sharma geschrieben. Nandini ist Assistant Marketing Manager bei ProofHub. Nandini bringt fast ein Jahrzehnt Erfahrung in diesem Bereich mit und hat im Laufe ihrer Karriere eine Reihe von Markenaufbau- und Marketingkampagnen erfolgreich durchgeführt. Als Spezialist im Bereich Marketing verfügt Nandini über umfassendes technisches Know-how und bleibt stets auf dem Laufenden über die neuesten Trends in der digitalen Welt. Sie werden feststellen, dass sie Marketingstrategien stets perfekt in die Tat umsetzt. Im Laufe der Jahre hat sie auf zahlreichen beliebten Online-Plattformen erfolgreich ein breites Publikum aufgebaut. Wenn sie nicht gerade damit beschäftigt ist, ungewöhnliche Marketingideen niederzuschreiben, kann sie ihre Kreativität in künstlerische und handwerkliche Aktivitäten kanalisieren.