6 pasos para hacer bien el marketing por correo electrónico en eventos

Crear una estrategia de marketing de eventos eficaz es uno de los pasos más importantes para el éxito empresarial. Pero también es todo un desafío para los vendedores y dueños de negocios. ¿Por qué? Porque hay varios factores a considerar: recursos, objetivos, presentadores, contenido y más.

La mayoría de estos factores están dentro de su esfera de influencia. Pero, ¿qué pasa con el que más te interesa? Lo has adivinado bien, está impulsando la asistencia al evento. Afortunadamente, el marketing por correo electrónico de eventos lo ayuda a convertir un proceso tan frustrante en un paseo por el parque. Pero antes de pasar a cómo concretar el marketing por correo electrónico de su evento, analicemos de qué se trata y por qué debería invertir en él.

¿Qué es el marketing por correo electrónico para eventos y por qué lo necesita?

Vivimos en una era en la que las tendencias del marketing digital van y vienen, pero hay un canal que nunca pasa de moda cuando se trata de la promoción de eventos, o de cualquier otro tipo de promoción, y ese es el correo electrónico. El marketing por correo electrónico de eventos se reduce a enviar contenido de correo electrónico de alta calidad a los destinatarios para generar entusiasmo y aumentar los registros de eventos. Los correos electrónicos permiten a los planificadores de eventos entusiasmar a los prospectos con sus eventos, darles la motivación para registrarse e involucrarlos incluso después de que el evento haya terminado.

El marketing por correo electrónico de eventos es mucho más que enviar algunos correos electrónicos para anunciar su evento. Es una gran oportunidad para mostrar su punto de venta único sin ser demasiado agresivo. Enviar material de marketing por correo electrónico a los clientes potenciales lo ayuda a construir relaciones sólidas con ellos, involucrándolos desde el primer día y convirtiéndolos en fanáticos leales para los próximos eventos.

Confiar en el poder de los correos electrónicos lo acerca un paso más a hacer que las personas adecuadas noten y recuerden su negocio. Y si crees que lleva demasiado tiempo y esfuerzo, no te preocupes; ese no es el caso. Invertir en un software de marketing por correo electrónico como Sendinblue o una alternativa robusta de Sendinblue le quita la carga de encima y le ofrece opciones ilimitadas para promocionar su evento.

(Fuente)

Repasemos algunas de estas opciones:

• Configuración de secuencias de correo electrónico de alta conversión para despertar el interés de los inscritos desde el día en que se registran hasta después de que finaliza el evento.
• Personalice sus invitaciones a eventos, recordatorios o seguimientos para crear contenido personalizado que se ajuste a las necesidades y expectativas de su audiencia.
• Recopilar los comentarios de los asistentes para monitorear el desempeño de su evento y recopilar información valiosa sobre qué mejorar en los esfuerzos futuros del evento.
• Pruebas A/B de sus mensajes de correo electrónico para comprobar qué resuena mejor con su público objetivo y mejorar su rendimiento en función de los resultados.
• Animar a los asistentes a compartir los detalles de su evento con sus conexiones, obtener acceso a más puntos de contacto y crear conciencia de marca.

Con todas las opciones disponibles a través de un sólido servicio de marketing por correo electrónico, es un desperdicio limitarse a uno o dos correos electrónicos para promocionar su evento. Por lo tanto, asegúrese de comenzar temprano y crear conexiones con su audiencia durante todo el ciclo de vida del evento. Pero más sobre eso próximamente.

6 pasos para tener éxito en el marketing por correo electrónico de eventos

Ahora que hemos cubierto por qué el marketing por correo electrónico para eventos debe ser su aliado más confiable para anunciar su evento, es hora de presentarle una guía detallada para crear una campaña de correo electrónico para eventos de alto rendimiento.

1. Haz el Anuncio

Después de haber organizado un gran evento, es hora de que la gente lo sepa. Recuerde que las primeras impresiones siempre importan y eso es exactamente lo que es este correo electrónico. El correo electrónico de anuncio del evento debe incluir los siguientes detalles:

• El nombre del evento, la fecha y la ubicación.
• Un enlace a su página de registro u otras opciones de registro
• La alineación del evento

Aparte de estos elementos, puedes añadir cualquier información que consideres necesaria según tus objetivos. Sin embargo, no te rindas demasiado en este correo electrónico, ya que su objetivo principal es despertar la curiosidad de los lectores. E incluso si no tiene todo listo antes de enviar su correo electrónico para guardar la fecha, no deje que esto lo detenga. Siempre puede enviar los detalles básicos y mantener el misterio informando a los suscriptores de la información más emocionante que queda por revelar.

Cuando se trata del tiempo de envío de este correo electrónico, eso también depende del tipo de evento que esté organizando. Si se trata de un festival de cine popular que atrae a personas de todo el mundo, es posible que desee comenzar a enviar el correo electrónico de lanzamiento del evento con unos meses de anticipación para permitir que las personas reserven vuelos, hoteles y similares. Pero si está organizando un seminario web en línea sobre cómo crear un número de teléfono virtual para profesionales de negocios, un mes más o menos será el tiempo adecuado para que los interesados ​​se registren.

2. Muestra los detalles

Los especialistas en marketing aprovechan este tipo de correo electrónico, o secuencia de correo electrónico, para escalonar detalles clave sobre eventos y mantener a los destinatarios informados. Es posible que haya enviado el correo electrónico del anuncio del evento y tenga toda la información relevante en la página de destino de su evento. Aún así, es igualmente importante enviar correos electrónicos teaser con los detalles hasta la fecha real. Este es el momento de compartir información adicional, como una agenda detallada, entrevistas con los anfitriones, anuncios de premios especiales y más.

Independientemente de si los prospectos ya se han registrado para su evento o no, no debe dejar de enviar correos electrónicos de prueba. Solo asegúrese de segmentar a los destinatarios y compartir la información que cumpla con el estado de cada segmento. Las personas que se inscribieron en su evento necesitarán información específica, como la alineación detallada de los presentadores o datos divertidos sobre los oradores principales, mientras que aquellos que todavía están en la fase de consideración querrán conocer información básica, como la información de registro.

También es una buena idea usar videos teaser cortos con mensajes cálidos de los organizadores del evento o material detrás de escena. Incluso puede usar videos testimoniales de asistentes anteriores como elemento de prueba social para instar a los lectores actuales a convertirse en su próxima historia de éxito.

Además de mostrar el valor de su evento, este tipo de contenido de video agrega un toque humano a sus promociones por correo electrónico, haciendo que los prospectos se relacionen con su marca y las personas detrás de ella. Lo que es aún más efectivo de incluir videos teaser en los correos electrónicos de su evento es que es más probable que los lectores compartan contenido visual con su red, lo que, a su vez, aumentará la visibilidad de su evento.

3. Enviar recordatorios

El envío de correos electrónicos de recordatorio es una forma infalible de generar entusiasmo por su evento. A medida que se acerca el día crítico, debe atraer a tantos inscritos como pueda. Lo más probable es que sus solicitantes de registro sean personas ocupadas que podrían distraerse con otras prioridades que exigen su atención. Por lo tanto, también puede usar correos electrónicos de recordatorio para las personas que ya se han registrado para traerlos de vuelta al redil e instarlos a agregar la fecha a sus calendarios.

Para aprovechar al máximo sus correos electrónicos de recordatorio de eventos, incorpore elementos que evoquen la urgencia y llamadas a la acción directas que dirijan a los suscriptores a comprar boletos o registrarse. Entusiasme a sus lectores mediante el uso de imágenes atractivas como imágenes o gifs personalizados, material exclusivo, biografías de los presentadores o cualquier elemento que crea que será valioso para ellos. Una vez más, recuerda poner todos los detalles del evento y resaltar los posibles cambios para que sepan qué esperar o qué deben llevar consigo.

Para que los recordatorios funcionen mejor y generen más asistencia, debe enviar un correo electrónico unos días antes de la fecha del evento y luego uno el mismo día. También es común entre los planificadores de eventos en línea enviar un último correo electrónico de recordatorio un par de horas antes del evento para evitar tener que dejarlos en el último momento.

4. Déjalos preguntar y dar respuestas

Cuando envíe los primeros correos electrónicos para su evento, probablemente no sabrá de antemano todas las posibles preguntas que tienen sus asistentes. Para ayudarlo a capturar y responder con precisión las preguntas del evento, esos correos electrónicos deben incluir un formulario de contacto donde pueden completar las preguntas sobre el evento. También puede compartir el enlace a su formulario de contacto en sus cuentas de redes sociales para alentarlos a hacer preguntas. Preste atención a sus consultas para saber dónde enfocarse en el seguimiento de las comunicaciones y eliminar posibles dudas.

Ahora que tienes las preguntas, dales las respuestas que se merecen. Reúna las preguntas más frecuentes y muéstrelas en un correo electrónico unos días antes de su evento. También podría compartir datos divertidos sobre sus oradores o el proceso de planificación.

Este tipo de contenido de correo electrónico no solo les proporcionará todo lo que necesitan saber, sino que también creará un sentido de comunidad. Esa es una excelente manera de entusiasmar a los destinatarios y proporcionar material útil que muestre su experiencia. Sin embargo, es posible que desee mantener este en un tono conversacional y evitar sonar demasiado formal.

5. El compromiso nunca termina

Un error común entre los planificadores y especialistas en marketing de eventos es que piensan que su trabajo está terminado una vez que el evento está terminado. Pero la verdad es que si no realiza un seguimiento de los asistentes después de la finalización del evento, solo está perdiendo oportunidades adicionales para involucrarlos más, recopilar información valiosa y convertirlos en clientes recurrentes para futuros eventos.

(Fuente)

Mantenerse en contacto con los inscritos en su evento y cuidarlos incluso después de que el evento haya terminado ayuda a que su marca permanezca en lo más alto de sus mentes. Además, tales iniciativas los impulsan a convertirse en embajadores leales de su marca y compartir su experiencia con sus seguidores en las redes sociales. Tienes infinitas posibilidades con este tipo de email de seguimiento, algunas de las cuales son:

• Agradecerles por unirse a su evento para mostrar su agradecimiento por su tiempo.
• Pídeles que completen encuestas para recopilar comentarios sobre tu evento o incluso ideas para los próximos.
• Dándoles acceso a estadísticas de eventos y cualquier otro tipo de actualizaciones posteriores al evento.
• Compartiendo contenido útil como grabaciones, la presentación en forma descargable, fotos o videos de eventos, o cualquier tipo de resumen que creas que podrían usar.
• Anunciar a los ganadores en caso de que también organices un concurso de obsequios en tu evento.
• Ofreciéndoles opciones para compartir para que sus conexiones sepan todo sobre la experiencia de su evento.
• Anticipando su próximo evento y tal vez ofreciendo boletos para madrugadores.

6. Prepárate para el próximo

Entonces, logró concretar la planificación de su evento y lograr que las personas adecuadas se registraran y asistieran. También se aseguró de involucrarlos a través de correos electrónicos de seguimiento bien pensados ​​y recopilar sus comentarios sobre lo que salió bien y dónde podría mejorar. ¿Eso es todo? Definitivamente no. Cuando se trata de prepararse para su próximo evento, nunca es demasiado pronto para comenzar.

Las personas que ya asistieron a su evento son clientes potenciales cálidos, lo que los convierte en un excelente punto de partida para generar impulso para su próximo evento. Y si está a la vuelta de la esquina, enviarles boletos para madrugadores con descuento o adelantos exclusivos es una excelente manera de calentarlos.

Ahora también es un buen momento para sentarse y analizar los comentarios de los asistentes y los datos del evento. Cuanta más información recopile de sus asistentes, más comprenderá sus preferencias y podrá tenerlas en cuenta para futuros esfuerzos. Al verificar qué funcionó para su público objetivo y qué no, puede tomar mejores decisiones sobre cómo optimizar el rendimiento de su evento.

(Fuente)

Ultimas palabras

El marketing por correo electrónico de eventos exitoso comienza con una planificación cuidadosa y una comprensión profunda de las necesidades, aspiraciones y puntos débiles de su público objetivo. Tómese el tiempo para considerar todos los aspectos esenciales de la estrategia de marketing por correo electrónico de su evento, desde el mejor momento para enviar correos electrónicos hasta las personas involucradas en él. De esa manera, podrá ofrecer a los asistentes una experiencia excepcional que nunca olvidarán.

Armado con los consejos descritos anteriormente, está un paso más cerca de lograrlo. Al seguirlos, podrá armar un plan efectivo de marketing por correo electrónico para eventos y esperar resultados tangibles. Y nunca olvide realizar un seguimiento del rendimiento de su evento, probar diferentes elementos para ver qué funciona e implementar los cambios necesarios para alcanzar la perfección.