نصائح لدمج جمع المعرفة في مهام سير العمل اليومية

هذا الأسبوع في قمة Forrester's B2B في أوستن (أول حدث شخصي لي منذ سنوات) ، تحدثت مع جاكي بالمر ، نائب الرئيس لتسويق المنتجات في Demandbase ، حول المضايقات الملازمة لثقافة عملنا وبيئتنا الحالية. أخبرتني أنها سمعت من أحد زملائي في اليوم السابق ، ولكن لأنها كانت تستمتع بالعشاء والمشروبات ، أغلقت الرسالة حتى تتمكن من العودة إليها لاحقًا.

لقد اتفقنا على هذه النقاط: شكرًا لك على الغفوة وما يبعث على الارتياح أنه يمكننا الآن أيضًا جدولة الرسائل (رسائل البريد الإلكتروني ، Slack DMs ، النصوص ، إلخ) ليتم إرسالها في وقت لاحق. تتيح لنا هذه الإنجازات التكنولوجية إنجاز الأمور عندما يسمح الوقت بذلك ، مما يسمح للمهنيين المشغولين بالضغط في بضع دقائق سريعة من العمل هنا وهناك (أثناء الخروج لتناول العشاء ، على سبيل المثال) دون التعثر تمامًا عندما يتبين أن المهمة أقل حجمًا مما توقعنا في الأصل.

فحصت بريدًا إلكترونيًا ولكن ليس لديك الوقت أو الموارد للرد على الفور؟ ضعها مرة أخرى في قائمة الانتظار أو قم بجدولتها للظهور مرة أخرى عندما يحتمل أن يكون لديك كل ما تحتاجه. هل لديك فكرة تريد مشاركتها مع زميل؟ قم بتدوين رسالتك ولكن جدولتها لتصل إلى صندوق الوارد الخاص بهم عندما يكونون متأكدين من أنهم يركزون على العمل.

في الأسبوع الماضي ، قمت بوضع إطار عمل لإدارة المعرفة الشخصية وشاركت بعض التطبيقات في صندوق الأدوات الخاص بي. هذه المرة ، سأشارك بعض تقنيات التقاط المعرفة التي تستفيد من التكنولوجيا لضمان أن الجزء الصحيح من المعلومات في المكان المناسب في الوقت المناسب. (يبدو لي أن هذه هي نفس اللغة التي نستخدمها عندما نناقش جذب العملاء والعملاء المحتملين للتفاعل مع المحتوى الخاص بنا.)

هل انتقلت من التطبيقات القديمة المحلية إلى الحلول التجارية (أو العكس)؟ دعنا نعرف!

شارك في استبيان استبدال 2022 MarTech اليوم!

تكمن الفكرة الرئيسية وراء كل عمليات سير العمل هذه في أنه لكل نوع من المعلومات التي تجمعها - معلومات الاتصال الخاصة بشخص ما ، أو مهمة تحتاج إلى القيام بها ، أو مقالة ثاقبة تريد البحث عنها لاحقًا ، وما إلى ذلك - لديك نقطة نهاية واحدة ذات عدة نقاط. المدخلات. لذلك ، بغض النظر عن السياق (الضغط على فحص للهاتف المحمول ، أو القيام بمهمة كاملة على مكتبك ، أو القيام بمهام متعددة في اجتماع افتراضي ، وما إلى ذلك) ، فلديك طريقة سهلة لإيصال هذه المعلومات إلى المكان الصحيح حتى تتمكن من ذلك يتم عرضها في الوقت المناسب.

الشكل في كل مكان

أنا معجب كبير بنماذج جمع المعلومات لأنها توفر لك الكثير من الخيارات على الطرف الآخر. يمكنك تقطيع البيانات وتقطيعها ، أو مجرد التعامل معها كنص حر.

امتداد متصفح Zapier + ؟؟

يوفر Zapier امتدادًا لمتصفح Chrome يتيح لك إعداد نموذج ليظهر كشريط جانبي يمين بجوار كل ما تفعله. أحد الاستخدامات الرائعة لهذا هو عندما أحتاج إلى إضافة جهات اتصال جديدة إلى قاعدة البيانات الخاصة بي ، أو عندما أقوم بجمع معلومات حول البائعين عندما أقوم بالبحث عن تقارير MarTech Intelligence (MIR) الخاصة بنا. في بعض الأحيان ، ستظهر هذه المعلومات عندما يقدمني شخص ما إلى شخص آخر عبر البريد الإلكتروني. في أوقات أخرى ، أبدأ هذه العملية من البحث عبر الإنترنت على صفحة ويب.

على أي حال ، لضمان وصول المعلومات إلى المكان الصحيح ، اضغط على امتداد Zapier لمتصفح Chrome والذي يعطيني شريطًا جانبيًا حيث يمكنني الحصول على المعلومات من شاشتي الرئيسية دون مغادرة هذا السياق. في الوقت الحالي ، أريد تخزين معلومات الاتصال والوصول إليها من مجموعة كاملة من الأماكن المختلفة ، لذلك أستخدم Zapier zap لإرسال هذا النوع من المعلومات إلى جهات اتصال Google و ClickUp و Airtable و (لأنني أختبرها الآن ) قوم. أدخلته مرة واحدة وانقر على زر الإرسال وفويلا - لا مزيد من إدخال البيانات المكررة أو القص واللصق. إنه ليس مثاليًا ، لكنه يساعد كثيرًا.

Bo nus: إليك رابط إلى Zapier zap الخاص بي الذي يقوم بذلك ، والذي يمكنك تخصيصه لتطبيقك الخاص

جوتفورم

نطلب من البائعين في الفئات التي نغطيها في تقارير MarTech Intelligence الخاصة بنا إكمال النماذج التي تختبرهم حول شركاتهم وعروض منتجاتهم في قطاع التكنولوجيا الذي نقوم بفحصه. يساعد هذا في ضمان طرح نفس الأسئلة على كل بائع ، ومع بعض أنواع الأسئلة ، يمكننا تحويل الإجابات مباشرة إلى مخططات أو رسوم بيانية. يسأل القسم الأخير من الاستبيان عن وجهات نظرهم حول الاتجاهات التي تقود الفئة ككل. هذه المعلومات النوعية هي معلومات قيمة للغاية بالنسبة لي ، لذلك أستخدم Zapier للتأكد من أن إجاباتهم تنتهي في Mem ، حيث يمكنني إظهارها عندما أضع الخطوط العريضة والكتابة.

أنا أستخدم هذه النماذج داخليًا أيضًا. لديهم الكثير من القدرات التي تجعلهم أقوى من امتداد متصفح Zapier ، وأهمها القدرة على استخدام القوائم المنسدلة ومربعات الاختيار وأزرار الاختيار. تضمن هذه الأنواع من المدخلات حصولك على بيانات منظمة ومتسقة ، بدون بدائل مزعجة - أو أخطاء إملائية ، وأخطاء إملائية ، وما إلى ذلك.

باستخدام هذه البيانات المتسقة ، يكون من الأسهل بكثير تقسيم البيانات الناتجة وتقطيعها وتحليلها دون إجراء تنظيف كبير. عندما أقوم بجمع معلومات عن البائعين في فئات مختلفة في المراحل المبكرة من بحث MIR ، أستخدم نموذجًا يغذي البيانات في جداول Google أو Airtable ، حيث يمكنني تحليلها جميعًا لاحقًا. سأقوم بإعداد سطح المكتب الخاص بي حيث حصلت على النموذج على جانب واحد من الشاشة والمعلومات المراد إدخالها على الجانب الآخر. نظرًا لأنني أستخدم الحقول المنسدلة مثل "فئة البرامج" ، حيث يمكنني الاختيار من بين خيارات متنوعة ، يمكنني لاحقًا إلقاء نظرة على جميع الشركات في هذه الفئة جنبًا إلى جنب ، على الرغم من أنه يمكنني الانتقال من فئة إلى فئة عند جمع المعلومات.

إعادة توجيه البريد الإلكتروني أو تحويل نسخة مخفية الوجهة

بصفتك مسوقًا ، من المحتمل أنك تقوم بالكثير من العمل في البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، فإن واجهات البريد الإلكتروني - مهما كانت جيدة التصميم - ليست الأماكن المثالية لعرض المعلومات التي تشاركها وتتلقاها عبر البريد الإلكتروني. لذلك ، عندما تفكر في العناصر التي يجب تضمينها في قاعدة معارفك الشخصية ، تأكد من دعم إعادة توجيه البريد الإلكتروني كوسيلة لاستيراد المعلومات.

باستخدام بعض الأدوات ، مثل ClickUp ، يمكنني إرسال نسخة مخفية الوجهة إلى عنوان بريد إلكتروني معين عندما أرسل رسالة تتعلق بمهمة معينة ، وسيتم تضمين هذا البريد الإلكتروني (بالإضافة إلى العديد من الردود) في حقل "التعليقات" للمهمة .

تسجيل + نسخ AI

هذا شيء استخدمته للاجتماعات الافتراضية (تأكد من الحصول على إذن) والندوات أو الأحداث عبر الإنترنت ومحادثات Twitter والبودكاست وما شابه. بمجرد تسجيل الكلام ، قم بإسقاطه في Otter أو Speak للحصول على نسخ آلي ، ثم قم بتفريغ النسخ في مستودعك غير المنظم (تأكد من الاحتفاظ بالصوت الأصلي في حال كانت الترجمة التلقائية أقل من دقيقة).

اقرأ لاحقا

أستخدم Pinboard (تطور ما كان لذيذًا) لالتقاط نوعين من المعلومات: مقالات تبدو واعدة ولكن ليس لدي الوقت لقراءتها حاليًا ، ومقالات قرأتها وأريد الرجوع إليها لاحقًا - مثل متى أنا أقوم بتجميع شيء أكتبه. إذا كنت تدفع مقابل حساب "الأرشيف" (39 دولارًا في السنة) ، فإن Pinboard يحتفظ بنسخة محلية من المحتوى على عناوين URL التي قمت بوضع إشارة مرجعية لها. في وقت لاحق ، يمكنك العثور على المعلومات ذات الصلة عبر العلامات أو البحث عن نص كامل حتى إذا لم يعد مصدر المحتوى الأصلي متصلاً بالإنترنت.

خاتمة

هذه ليست سوى عدد قليل من الطرق التي أحاول بها التأكد من أن أجزاء مهمة من المعلومات لا تمر بي خلال اليوم. آمل أن يشرعوا في طرح بعض الأفكار من أجلك والتي يمكن أن تساعدك في تسهيل سير عملك. سأستكشف تنظيم تلك المعلومات وإبرازها في الأسابيع القادمة.